[发明专利]文件处理方法

说明书

技术领域

本发明是有关于一种文件处理技术，且特别是有关于一种文件处理方法。

背景技术

现有打印机在打印电子文件时无法提醒使用者储存档案，而当使用者忘记储存时，会遗失该份电子文件。又由于当电脑中毒或硬盘损毁也可能会遗失大量文件。此外，电子文件经打印或是纸本文件经复印/传真后，在打印机上无人领取的打印纸张，成为资料外泄的风险来源，因此未经授权的第三者很容易窃取其中的机密资料。因此如何管理打印/复印/传真之后的文件以及如何在文件处理过程中获得档案备份的保障，这是一个有待克服的课题。

发明内容

有鉴于此，本发明提出文件处理方法，藉以解决先前技术所述及的问题。

本发明提供一种文件处理方法，适用于文件处理系统，文件处理系统包括用户端电脑(client computer)以及多功能事务机(multi-functional printer)。文件处理方法包括下列步骤：当使用者从用户端电脑对电子文件下达打印指令时，判断电子文件是否已存档；若否，则用户端电脑产生提醒请求以询问使用者是否对电子文件存档；若是或当使用者回应提醒请求对电子文件存档时，则多功能事务机根据电子文件中的注记文字或打印信息产生特征值；以及将特征值结合于电子文件内容而转换成文件图像，使特征值随着电子文件的内容打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。

本发明另提出一种文件处理方法，适用于文件处理系统，文件处理系统包括多功能事务机，文件处理方法包括下列步骤：验证使用者的使用者识别信息；当使用者为允许的用户时，允许使用者从多功能事务机对纸本文件下达复印指令；以及执行复印指令以将该纸本文件转换成文件图像，且根据文件图像中的注记文字或打印信息产生特征值，且将特征值结合纸本文件的内容而打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。

本发明另提出一种文件处理方法，适用于文件处理系统，文件处理系统包括多功能事务机，文件处理方法包括下列步骤：当使用者从多功能事务机对用户端电脑的电子文件下达打印指令时，判断电子文件是否已存档；若否，则多功能事务机产生提醒请求以询问使用者是否对电子文件存档；若是或当使用者回应提醒请求对电子文件存档时，则多功能事务机根据电子文件中的注记文字或打印信息产生特征值；以及将特征值结合于电子文件内容而转换成文件图像，使特征值随着电子文件的内容打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。

本发明另提出一种文件处理方法，适用于文件处理系统，文件处理系统包括多功能事务机，文件处理方法包括下列步骤：验证使用者的使用者识别信息；当使用者为允许的用户时，允许使用者从多功能事务机对纸本文件下达传真指令；以及执行传真指令以将纸本文件转换成文件图像，且根据文件图像中的注记文字或打印信息产生特征值，且将特征值结合纸本文件的内容而打印到接收端的纸张上，且将文件图像备份在储存单元。

在本发明的一实施例中，特征值包括一段文字、一段可解的编码、索引值或行动条码(QR code)的至少一者。

在本发明的一实施例中，特征值包括文件图像的储存路径。

在本发明的一实施例中，储存单元为多功能事务机的储存模块。

在本发明的一实施例中，储存模块包括硬盘、存储卡、存储盘、磁带机、光盘或磁盘阵列系统。

在本发明的一实施例中，储存单元包括档案库(archives)或云端服务器(cloud server)及文件管理中心(file control center)的至少一者。

在本发明的一实施例中，使用者从文件处理系统登录储存单元时，验证使用者是否为允许的用户，若是，则进入还原档案执行程序，若否，则禁用而退出该储存单元。

在本发明的一实施例中，还原档案执行程序包括步骤：提供使用者主界面，并引导使用者输入特征值；以及提供使用者次界面，以搜索符合特征值对应的文件图像，并指示使用者还原档案。

在本发明的一实施例中，文件处理方法还包括步骤：文件处理系统允许使用者依其权限从用户端电脑查阅储存模块单元所储存的文件图像的历程记录。

在本发明的一实施例中，文件处理方法还包括步骤：文件处理系统允许使用者在查阅该文件图像的历程记录时要求将文件图像传送到特定位置，或以信息格式传送到特定位置。

在本发明的一实施例中，储存单元还包括记录关联于电子文件的电脑名称信息、使用者信息或时间信息。

在本发明的一实施例中，若使用者仍未回应该提醒请求对电子文件存档，则禁止对电子文件执行对应的处理。