[发明专利]一种电子档案数据保全系统和方法

说明书

本发明公开了一种电子档案数据保全系统和方法，涉及档案整理技术领域，解决了现有的对电子文件档案进行整理时不便于鉴别和信息的录入，且电子档案的信息区分不方便等问题。一种电子档案数据保全系统和方法，包括整理要求、档案保全范围和档案整理方式，所述整理要求包括遵循文件形成规律和特点、保持文件材料间的有机联系、区分文件材料的价值和确定档案保管期限，所述确定档案保管期限分为纸质文件和电子文件，所述电子文件保管期限遵循文件信息价值；所述档案保全范围包括纸质档案收集、纸质档案整理、文件价值鉴定、档案编目保管、电子档案统计和档案编辑研究。本发明通过对纸质档案进行分类和编写，便于档案的扫描和录入。

技术领域

本发明涉及档案整理技术领域，具体为一种电子档案数据保全系统和方法。

背景技术

随着社会经济的快速发展，档案是国家各项工作和经济社会发展各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展国家以及人民群众根本利益的重要依据，是备以查考的真实凭证，通过对档案进行整理和电子录入，能够在长期生产过程中进行信息的快速检索。

但是，现有的对电子文件档案进行整理时不便于鉴别和信息的录入，且电子档案的信息区分不方便；因此，不满足现有的需求，对此我们提出了一种电子档案数据保全系统和方法。

发明内容

本发明的目的在于提供一种电子档案数据保全系统和方法，以解决上述背景技术中提出的现有的对电子文件档案进行整理时不便于鉴别和信息的录入，且电子档案的信息区分不方便等问题。

为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：一种电子档案数据保全系统，包括整理要求、档案保全范围和档案整理方式，所述整理要求包括遵循文件形成规律和特点、保持文件材料间的有机联系、区分文件材料的价值和确定档案保管期限，所述确定档案保管期限分为纸质文件和电子文件，所述电子文件保管期限遵循文件信息价值。

优选的，所述档案保全范围包括纸质档案收集、纸质档案整理、文件价值鉴定、档案编目保管、电子档案统计和档案编辑研究，所述档案整理包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物和出版物。

优选的，所述收发文电、内部文件、会议文件、图表、簿册、计算机盘片、实物和出版物均为纸质文件，所述电话记录、照片、录音和录像均为电子文件，所述档案保全范围通过数字化扫描入库。

优选的，所述档案整理方式分为以“案卷”为单位整理和以“件”为单位整理，所述以“案卷”为单位整理是按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷，所述“件”为单位整理是按照文件材料形成和处理的基本单位即件来进行整理。

优选的，所述以“案卷”为单位整理中的案卷卷皮分为软卷皮和硬卷皮。

与现有技术相比，本发明的系统有益效果是：

本发明通过将电子档案进行类别的确定和保全范围的控制，有效提高电子档案存储的质量，避免内容混杂，且电子文件保管期限遵循文件信息价值，确定保全期限。

一种电子档案数据保全方法，包括以下步骤：

步骤A：对于文件档案进行入库保全过程，需要将纸质档案资料进行收集，根据需要保全的范围和方向对资料进行特定收集，避免无关信息混入造成文件的杂乱，将收集的到的纸质文件进行分类，根据文件内的信息和类别进行依次分类，其中依据年度、保管期限和文件产生机构进行三级分类，便于后续排布；

步骤B：将纸质文件进行三级分类后，最低一级类目采用组织机构分类法分类进行文件归档，不同形式的文件通过暂时存储的方式进行保管，分类后的文件依据文件产生日期进行依次排布操作；