[发明专利]电子政务平台中电子文件档案化管理与知识服务协同实现方法

说明书

本方法基于国家标准电子政务信息系统平台集成框架，提出一种政务业务与电子档案业务协同逻辑与技术实现方案，支持政务业务系统与档案管理系统在电子政务平台系统上的工作协同与统一的知识服务。该方法的目的是实现“单轨制”的电子文件运行与“单套制”的归档，在有效实现电子文件前段控制的基础上并不影响政务业务系统的数据利用。本方法以自定义的“政务业务与电子档案业务协同逻辑”与“文件伴生”策略分离政务业务与档案管理业务，以协同逻辑实现系统间的交互；以前端控制方法确保电子文件的凭证价值；在业务应用系统中实现电子文件元数据的动态采集与补全，支持电子文件的唯一性物理归档。

1、技术领域

公共管理(电子政务)、权利监督、知识管理、计算机科学与技术(知识工程)、档案学、电子文件前端控制

2、背景技术

(1)公共管理：电子政务项目相关管理规范与电子政务信息系统相关技术标准。

(2)权力监督：特指构建行政权力源头可溯、行政行为过程可查、行政结果责任可追、多元主体共同参与的现代化政府权力运行监督体系。本发明中特指通过电子政务平台对于权力运行过程的记录(电子文件前端控制与单套制归档、单轨制运行)，实现数据可公开、来源可追溯、去向可追踪、责任可追究的目标。

(3)知识管理：知识管理在本发明中是对政务业务流程中的背景知识、业务领域知识进行科学地表达与物化，支撑政务业务流程、流程中的业务处理等问题的发现与识别，以提高政务业务流程规范性与可优化性、支持知识检索与问题发现。从知识管理的角度出发用政府业务知识流程统一业务流程与管理流程，在知识标准化、业务流程规范化的前提下，在一个委局级信息系统平台中实现电子政务凭证数据档案化管理。

(4)电子政务信息系统平台：具有国标委工二联【2017】98号标准所规定的电子政务信息系统平台体系结构，并实际集成了委局级电子政务业务的电子政务信息系统平台。

(5)文件^[1]：文件是能够独立记录业务活动过程和结果的信息对象。文件是文件管理业务意义上而非技术意义上的最小单元。在数字环境中，文件本身可以被理解为一个容器，其中可能包含一个或多个组件。包含单个组件的文件为单文件，包含多个组件的情况则有两种：第一，组成文件的组件之间具有技术上的紧密关联，如网页文件中的HTML、CSS.JPEG图片，或一份嵌入外部音频、视频的年度报告等，它们共同构成一份复合文件；第二，组成文件的组件之间具有管理意义上的紧密关联，如请示和批复是两个相对独立的文档，但二者需要组合在一起才能表示一个完整的管理活动，这样的文件被称为组合文件。

(6)文件连续体理论：文件连续体模型由澳大利亚科学家Upward所创建。根据文件连续体理论的观点，电子文件从形成开始便已经开始被利用，而整个形成、利用的过程必须同步在一个统一的保管过程中，即在形成的同时进行保存，在管理的同时提供利用^[2]。

(7)政务凭证数据的概念：政府各个所属部门和派出机构履行法定职能过程中形成的数据可称之为“政府业务数据”。在本发明中指政府有权采集并且在其业务办理过程中采集和产生的、具有权利运行记录与结果反馈作用的数据。如行政审批过程中采集与产生的数据、执法办案过程中采集与产生的数据等等。

(8)凭证数据档案化管理：在知识标准化、业务流程规范化的前提下，在一个电子政务平台中，通过对电子文件元数据的动态采集实现电子文件的前端控制，利用文件伴生技术实现电子文件前端控制与业务利用的分离，从而保证电子文件在得到有效前端控制的环境中实现“单轨制”运行、“单套制”归档，并不影响业务利用。

(9)伴生文件：“文件伴生”策略的形成目的是分离业务应用与文件归档的工作并支持归档前的业务数据利用与知识服务等，实现业务数据利用与逻辑归档工作的协同。