[发明专利]制票要件在会计管理系统的应用方法及其系统

说明书

本发明是关于利用计算机系统之会计应用及其方法，特别是关于一种利用计算机程序应用制票要件以记录分类化达成会计管理之方法。本发明系统是在于能够提供出比传统会计使用的具有字段化、规格化、统一化及标准化等特点的传票分录，其满足传票分录描述实际意义，使会计作业更简洁方便，效力提升，利用各会计科目之制票要件来分类及分析，整合会计管理系统与企业资源系统(ERP)，强化管理层面。

由于「传票」是计算机上会计资料的『记账凭证』，也是编制财务报表的唯一来源，所以传票本身登载资料的适确性与重要性自是不需言喻。在传统制票方式，例如制票只能记载为：承办人：○○○，于2000/09/09日在○○时报，刊登○○征才广告，进项发票：AZ02312339，发票日期：2000/09/09，本项成本归属于业务部，家电推广组，费用支付日期：2000/09/30。

由于在传统制票方式下，因为要编例子目、细目，如果编制太细可能超过1万个科目，所以会计科目及明细科目多；且因为会计科目子目、细目太多太繁琐，故作业人员无法记忆，又加上系统查询困难，开立传票之速度大受影响，所以传票开立速度慢。

尤其当管理上需要：一会计科目要同时存在多组之、子目、细目时，传统之会计系统根本无法达到。甚至于当要编制任何需要之损益分析表时(含损益表/毛利表)，传统之会计系统更是需要耗费大量人力精神方能达到。故知道利用传统使用制票要件方式几乎无法达成ERP系统整合。

又由于传统使用制票要件方式只能作描述性摘要，所以无法利用制票要件作单项查询。

在传统制票方式下，只能在会计科目项下，编列一组子目、细目科目，否则会引起冲账错误。

在传统制票方式下，只能利用明细科目或特定条件作冲账。

在传统制票方式下，亦无法提供单独或指定查询特定条件之明细表。

同样地，在传统制票方式下，亦无法提供单独或指定打印出特定条件之明细表。

首先定义解释几个会计学之术语：在会计学上称会计活动为「交易事项」，而称处理交易事项之流程为「会计程序」。至于制票要件之定义解释为：「制票要件」是构成传票分录之必要数据项，于是我们可以利用数据库管理及资料典(data dictionary)概念把制票要件区分为字段化及规格化。「传票」是计算机上会计资料的『记账凭证』，也是编制财务报表的唯一来源，所以其重要性不需言喻，因此传票本身登载资料的适确性是值得重视。由于因碍于在开立传票时，会计科目之摘要，是采描述性之方式完成，会计系统无法从描述性之摘要摘录重要讯息字段，作进一步分析、稽核。如果编制过多之会计科目、子目、细目，则开立传票者不易记忆，耗工耗时，且容易出错，影响结账时间。又当管理上需要，一会计科目要同时存在多组之、子目、细目时，传统之会计系统无法达到。当要编制任何角度之损益分析表时(含损益表/毛利表)，传统之会计系统根本无法达到。于是本发明结合会计与计算机之应用来整合会计管理系统。

本发明的一个目的是至少提供解决上述传统会计使用问题与/或缺点，且至少提供下列描述之优点。

本发明的另一个目标是在于能够提供将传票分录之摘要编列成各制票要件，具有字段化、规格化、统一化及标准化等特点，符合传票分录描述之实际意义。

本发明的另一个目的是在于其传票内容随时可调整，故具良好的调整性。

本发明的另一个目的是在于提供多样的分类及分析利用，故可充分利用各会计科目之制票要件来分类及分析，达强化管理之功能。

本发明的另一个目标是在于提升开立传票之速度，提高正确度。

本发明的另一个目的是在于可使一会计科目同时存在多组之子目、细目，透过多组之子目、细目及其它制票要件可产生重要之信息，可以提供决策资源重要讯息。

本发明的另一个目标是在于效力提升。

本发明的另一个目的是在于使用制票要件将使企业资源系统(ERP)中各子系统与会计管理系统之间整合度更高及简单化。

图1是说明习知会计程序之流程图；

图2是说明制票要件之设计流程图；

图3A是说明执行制票要件数据输入；

图3B是说明制票要件辞库、会计科目编制及设定每一会计科目之制票要件项目之实施例；

图3C是说明利用制票要件设定以产生每一会计科目之冲销要件，与利用制票要件设定以产生每一会计科目之明细科目群组之实施例；

图3D是说明透过冲销要件之设定以产生未冲销余额表之实施例；

图3E是说明产生未冲销余额表之实施例；

图3F是说明透过明细分类账群组别之设定以产生各种会计科目之明细分类账之实施例；及