[发明专利]动态属性资料库管理检索方法及系统

说明书

本发明是有关于一种动态属性资料库管理检索方法及系统，主要是由使用者主动将资料定义为多个不同属性，以迅速精准查出资料的管理检索方法及其系统。

随着信息化社会的形成，一般人乃至于公司团体对于信息的收集与应用均十分重视，特别是某些特殊行业，资料的累积与保存其是重要的商业资源，如报社、出版业等。由于资料为重要资源，因此必须有一套方法加以管理，早期的资料管理，实质上仅为‘集中’而已，其将有用资料集中保管，有利用需要时，即以逐篇翻阅的方式进行过滤，此种传统的资料管理方法毫无结构性可言，其必然不符合现代社会讲究效率速度的要求。

近年来，电脑的利用渐趋普遍，且广泛的运用在资料管理上，其在管理上自然较传统的集中管理方法更具效率。其管理方法大致包含分类索引及类似书卡系统，前者是由管理人员按照既定的分类标准对资料作主观判断，并将其存入所属分类的档案夹中，俟有使用需要时，即根据针对特定性质档案夹逐篇过滤所需资料。

又后者则将文件资料根据固定的栏位，如作者、登载日期、登载刊物、标题或分类编号等，以定义该文件资料的性质，日后使用者欲寻找资料时，即利用前述各栏位进行检索。

然而，不论是分类索引或类似书卡系统，均有其缺点存在：

首先就分类索引方式而言，人工分类方式完全凭藉管理人员的主观判断，当管理人员对于资料性质的认知与既定标准有所出入时，原来应分在A类的资料，可能被错分B类，由于此种分类方式仅概略的分为单一类别，因此，当其分类错误被归于其他类别时，对于其原始类别而言，该笔资料即形同失踪。由此可见，以单一类别，作为分类的唯一依据，显然是极为危险的。

至于类似书卡的分类系统，虽有多个固定栏位可供检索，相较于前述的分类索引方式已稍减其不安定性，但依然存先天的缺陷，最显著的瑕疵在于固定栏位先天上即不可能满足所有剪报的需要，例如报社或出版业的资料库，其资料类型繁多，以仅有数个固定的栏位，断不可能针对各种类型的不同资料作贴切而适当的定义，试举一浅显事例说明，如一篇文件资料的作者有七位，惟系统在作者栏位上最多只能容许三个人，此时在作者栏位的输入上即必须有所取舍，意即针对该篇文件即只能登录三位作者，而被放弃登录的四位作者，日后即无从根据姓名检出其作品，造成资料检索的死角。

除前述作者栏位因受栏位数目限制，而必须在登录作业上有所取舍以外，其他如主题、时间及相关的人事时地物等方面都有可能遭遇前述问题。

除前述管理方法外，亦有利用关键字方式检索资料，其是通过输入与所需文章有关的关键字，诸如‘政治’、‘两岸关系’、‘海基会’等，随后系统将根据使用者输入的关键字对资料库所有文件逐一全文检索，以找出包括有前述关键字的文章。但此种检索方式在准确性上显然是有所不足的，问题在其以关键字作为检索判断的对象，因此，其检出者是所有包括该关键字的文章，并非与关键字字义有关的文章，此种方式将使资料的检索作业事倍功半。

由上述可知，既有档案资料的管理检索方法在效率及速度上均未尽周延理想，故有待进一步检讨改进。

因此，本发明的主要目的，在于提供一种动态属性资料库管理检索方法，其以不特定数目的栏位供使用者将资料主动定义为多个不同属性，利用主动定义属性对使用者产生的熟悉度及方便记忆特性，可迅速而精准的查出资料。

本发明的次要目的，在于提供一种动态属性资料库系统，其不以预设立场设定其架构，而是以资料本身为出发点，利用其特性为导向出一管理系统；

所谓以文件特性导向，是指先不限定要用几个栏位以定义文的特性，而是视实际需要由使用者主动将所有具有参考价值的信息均作成栏位，利用该可动态加入的栏位对文件的属性进行多重定义，换言之，每一份文件可同时拥有多种属性，其经由交集或联集运算后可更便于资料检索。

本发明的又一目的，在于提供一种动态属性资料库管理检索方法，包括有一属性记录区及一档案记录区，其中：

该属性记录区是供储存使用者针对不同文件所定义的属性，每一属性将分别以‘属性名称’、‘属性编号’及‘关系属性编号’等项目予以记录：

该‘属性名称’是由使用者主动输入；

该‘属性编号’是由属性记录区中的一属性记录管理单元产生，其针对每一记录属性自动产生属性编号，该属性编号可为顺序的流水号。

该‘关系属性编号’是由使用者主动输入与该文件属性有关的其他属性编号，而使该关系编号成为当事文件属性的一部分。