[发明专利]员工出差用的电子表单处理系统

说明书

技术领域

本发明是有关于一种员工出差用的电子表单处理系统，更特别地是有关于种能节省人工作业以降低成本的员工出差用的电子表单处理系统。

背景技术

按公司员工需要到外地出差是属非常普遍的事情。然而，一般来说，员工出差至少要经过上一级主管的审核，审核通过之后再把出差人员的资料送到相关单位以利订机票与办理证照，另一方面，出差人员的资料亦会送到会计部门，以利预支差费作业，及送到人事部门，以利出勤情况的计算。此外，亦要通知出差人员的代理人，以利代理人得知要代理的职务才不致影响公司的正常运作。

目前，以上所述的流程大都是以人工作业方式完成。然而，由于该等流程是属于常规性作业，因此，若耗费人力资源来处理如此的作业的话实属浪费。这对于规模越大的公司越重要。再者，人工作业方式存在的缺点为效率差而且容易产生错误。

本发明的内容

据此，由于目前一般的公司皆架设有内部网络，因此，一种能配合内部网络以节省人工作业、降低成本的员工出差用的电子表单处理系统是有必要的。

本发明的目的是为提供一种能节省人工作业，以降低成本的员工出差用的电子表单处理系统。

根据本发明的特征，一种员工出差用的电子表单处理系统，其适于与公司的内部网络配合一起使用，该电子表单处理系统包含：一输入装置，其是用以输入有关申请出差的员工的出差人员资料，及有关出差时点资料；至少一资料库，其是用以储存整个公司的员工资料及对应的代理人的代理人资料；及一资料处理单元，其是用以接收该出差人员资料和该出差时点资料，该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，根据该代理人资料以电子邮件方式把该出差人员资料与该出差时点资料通知对应的代理人。

本发明该资料库更储存整个公司的员工所对应的主管的主管资料，且其中，该输入装置更是用以输入有关申请出差的员工的出差原因资料，该资料处理单元根据该主管资料以电子邮件方式把该出差人员资料、出差时点资料、出差原因资料及代理人资料传输至该申请出差的员工主管，并且等待该主管决定该申请出差的员工的出差是否被核准；该资料处理单元在决定该中请出差的员工的出差被核准时，更把该出差人员资料和该出差时点资料传输至会计部门作业系统作进一步的处理；该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，更把该出差人员资料和该出差时点资料传输至证照部门作业系统借作进一步的处理；该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，更把该出差人员资料和该出差时点资料传输至人事部门出勤作业系统作进一步的处理；该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，更把该出差人员资料和该出差时点资料传输至出差地的相关部门作业系统借作进一步的处理。

本发明的其他优点、目的及特征，能够通过以下配合附图的本案较佳实施例的详细说明来获得进一步了解，其中：本发明是适于与公司的内部网络结合一起使用。

附图说明

图1是为显示本发明员工出差用的电子表单处理系统的较佳实施例的示意力块图；

图2是为显示本发明员工出差用的电子表单处理系统的较佳实施例的示意流程图。

本发明的具体实施方式

请参阅图1所示，本发明员工出差用的电子表单处理系统的较佳实施例被显示。该电子表单处理系统大体上包含一输入装置1、一第一资料库2、一第二资料库3、及一资料处理单元4。

该输入装置1可以是为像键盘、滑鼠、手写输入装置等一般适于把有关申请出差的员工的姓名与编号的资料的出差员工资料及有关申请出差的员工的出差日期与地点的出差时点资料输入的输入装置。

该第一资料库2是用以储存整个公司的包括员工的姓名与编号及其对应的代理人姓名与编号的代理人资料。

该第二资料库3是用以储存整个公司的包括员工的姓名与编号及其对应的主管的姓名与编号的主管资料。

该资料处理单元4是连接至该输入装置1、该第一资料库2及该第二资料库3。该资料处理单元4亦连接至人事部门出勤作业系统5、会计部门作业系统6、证照处理部门作业系统7、及出差地的相关部门作业系统8。

请配合参阅图2所示，当员工要申请出差时，是首先于步骤S1利用该输入装置1把申请出差的员工的出差人员资料、出差时点资料及为何要出差的出差原因资料输入。

接着，该资料处理单元4是于步骤S2从该第一资料库2撷取申请出差的员工的对应的代理人姓名与编号的代理人资料及从该第二资料库3撷取申请出差的员工的对应的主管的姓名与编号的主管资料。