[发明专利]差旅服务系统及其差旅服务方法

说明书

发明领域

本发明是有关于一种差旅系统及其差旅服务方法，更具体地，关于一种差旅系统及其差旅服务方法，其系应用于一事业体，如一电脑公司，事业体是联盟于一事业伙伴，如一旅行行，使得事业伙伴可以连结至事业体的差旅系统，以承办事业体的差旅相关业务。

发明背景

在现今的社会中，本地发展已无法满足企业需求，除在国外设置分公司外，亦不断将产品以及品牌行销各地，使发展触角扩及全球，因此，使员工出差比率相对提高，而在公司可控制成本中，虽然差旅花费仅次于薪资及税金的第三项费用，但是，以目前的差旅处理程序而言，很难提供一种简化、即时以及节省成本的处理过程。

一般员工提出出差申请后，首先，由公司中的差旅承办人员将出差申请表交由各权责主管分别进行签核，通过签核后，再由差旅承办人员拨打旅行社电话以便由其代订机票、住宿饭店及租车，另一方面，仍由差旅承办人员为出差员工办理投保以及相关证件…等诸多事宜，其中，差旅承办人员需通过电话不断与旅行社确认所有预订的结果，然后，通知出差员工差旅承办的结果。若在差旅承办的过程中，出差员工临时更改或取消出差行程时，出差员工需与差旅承办人员联系，使差旅承办人员分别与旅行社、保险公司以及相关机构逐一更改订位数据或取消订位数据。

就上述出差申请的处理程序而言，若出差员工提出出差申请或临时更改出差行程时，需差旅承办人员与旅行社、保险公司及相关机构逐一连络或更改订位数据，既耗时且繁琐；并且，需差旅承办人员来处理一连串的差旅事宜，以及需通过电话或传真来进行连络事项，无形中提升差旅承办成本；再者，由于未能提供整合化的差旅处理，使各权责主管及出差员工皆无法即时掌握差旅申请的结果。因此，如何使差旅申请处理的过程节省成本、即时化、自动化以及整合化，即是目前需要解决的问题。

发明内容

鉴于以上所述习知技术的缺点，本发明的主要目的在于提供一种新颖的差旅系统及其差旅服务方法，其系应用于一事业体，如一电脑公司，事业体是联盟于一事业伙伴，如一旅行社，使得事业伙伴可以连结至事业体的差旅系统，以承办事业体的差旅相关业务。由于无需通过事业体内的差旅承办人员办理差旅相关事宜，因此可以提升差旅承办效率并减少人力成本的支出。

根据以上所述的目的，本发明提供了一种新颖的差旅系统及其差旅服务方法。本发明的差旅服务方法，其系应用于一事业体，如一电脑公司，事业体是联盟于一事业伙伴，如一旅行社，使得事业伙伴可以连结至事业体的差旅系统，以承办事业体的差旅相关业务。该差旅系统具有包括员工基本数据及员工识别码的员工基本数据数据库，其中，事业体中的每一员工均具有一员工识别码，而每一员工识别码各对应于一员工基本数据，员工在出差前，藉由员工识别码登入差旅系统以登记差旅申请数据，而每一笔差旅申请数据对应于一员工识别码包括以下步骤：1)差旅系统利用员工识别码将员工基本数据与差旅申请数据组合，以形成一差旅服务数据；2)差旅系统将差旅服务数据传送至事业伙伴；以及3)事业伙伴根据差旅服务数据进行机位、住房、租车的预订以及办理投保作业等差旅服务。

本发明的差旅系统，其系应用于一事业体，如一电脑公司，事业体是联盟于一事业伙伴，如一旅行社，使得事业伙伴可以连结至事业体的差旅系统，以承办事业体的差旅相关业务。在事业体的员工出差前，登入差旅系统以登记差旅申请数据，该差旅系统包括：一员工基本数据数据库，用以储存员工的基本数据及员工识别码，而每一员工识别码各对应于一员工基本数据；一出差数据数据库，用以储存员工所登记的差旅申请数据，而每一笔差旅申请数据各对应于一员工识别码；一组合模块，用以根据员工识别码而将一员工基本数据与一差旅申请数据组合，以形成一差旅服务数据；以及一传送模块，用以将差旅服务数据传送至事业伙伴，使得事业伙伴根据差旅服务数据进行差旅服务。

再者，该差旅系统还包括一控制模块，当员工完成差旅申请数据登记并且将差旅申请数据存放于出差数据数据库时，该控制模块会通知此员工的主管，供其主管进入差旅系统存取该差旅申请数据，当主管确认无误后即将确认后的差旅申请数据储存于出差数据数据库。

再者，该差旅系统还包括一判断模块，用来判断差旅申请数据是否已经主管确认，若通过主管签核，则使上述的组合模块根据员工识别码，得以将员工基本数据与差旅申请数据两者组合，以形成一差旅服务数据。本发明的差旅系统以及使用其的差旅服务方法无须事业体内的差旅承办人员进行差旅业务的连络作业，因此可以减少人力的支出并且提高承办效率。此外，藉由建立员工的出差数据数据库，有助于事业体在出差事务上的管理。

附图说明