[发明专利]用于提供对组织内包裹进行跟踪的能力的系统

说明书

技术领域

本发明总体上涉及当在组织中内部地传送包裹时以及当通过代表该组织的承运商外部地运输包裹时对这些包裹的移动进行跟踪。本发明还涉及向有关方通知包裹在运输过程中的状态。

背景技术

在组织内，通常在不同的办公地点之间传送大量的内部邮件。许多组织在各个办公地点或商业中心都具有邮件室，其用作邮件、包裹以及其他这种物品的中央接收点。这些物品被广义地称作“邮件”或“包裹”。可以从办公地点内的工作人员接收要从该办公地点送出的邮件或包裹(即，“运出包裹”)，或者可以从外部承运商或其他源接收邮件或包裹以分发给由该邮件室提供服务的办公地点中的工作人员(即，“运入包裹”)。许多企业都包括大量的在地理上彼此相距很远的办公地点。在这种组织中，在同一组织内但位于地理上彼此相距很远的各个办公地点的工作人员之间内部地传送包裹是很普遍的。

因此，尽管可以利用诸如公司的外部承运商的服务在多个地点之间运送包裹，但是这些包裹可以在组织内有效地内部发送。一些组织具有它们自己的内部邮件服务，用于在不同办公地点之间传送邮件或包裹，尽管这是相对不常见的，尤其是在地理上相距较远的办公地点之间运送包裹的情况下。在许多企业中，对于本地邮件和包裹，使用具有手写的“发往”信息的普通信封来发送内部邮件。作为在不同的组织地点之间传送邮件的节省成本的方式，一些组织通过外部承运商(例如，公司)来成批地运送目的地为相同地点的包裹。

这些以及其他这种内部邮件系统的问题在于，它们提供了极少的或者没有提供关于在运输过程中各个包裹在哪里或者到过哪里的“可见性”(即，跟踪数据)。这种可见性的缺乏迫使员工在通过更经济的内部邮件系统(其没有提供与包裹的状态相关的信息)来发送其包裹，以及通过诸如外部承运商的某些其他手段(其至少能够在包裹从一个地点行进到另一个地点时提供与该包裹相关的跟踪数据)来发送包裹之间进行选择。结果，员工经常要依靠隔夜邮件服务(overnight mail service)来发送他们的重要内部文件。不幸的是，与使用内部邮件系统相比，这可能是相对昂贵的方案，并且它仍未提供有助于避免包裹丢失或内部错放的“桌到桌”可见性。另外，它提供了有限的或者没有提供使得有关人员能够确定包裹的状态的能力，而出于多种原因，这种能力是所期望的。例如，确定包裹在运输过程中的状态的能力对于提供以下能力是很重要的：对依赖于包裹或邮件的内容的到达的工作进度表进行计划。

这种可见性还可以提供“跟踪记录(audit trail)”，用于建立运输过程中包裹的行踪。这对于确定在运输过程中的何处耽搁或丢失了包裹是很重要的，如果包裹内容是时间敏感的或者易受损，则这可能尤其重要。从验证包裹实际上被送出的立场来看，跟踪邮件或包裹的能力也是很重要的，跟踪邮件或包裹的能力在法律背景下可能很重要，例如为了提供合法权利的通知，或者根据合同接受或执行。另外，跟踪包裹或邮件的能力对包裹或邮件运输过程中所涉及的人员提供了一定程度的监督和可计量性，因为在包裹丢失的情况下，跟踪能力提供了对于导致包裹丢失的可能的系统或人为错误的了解。由于至少这些原因，希望在许多情况下提供对在组织的多个办公地点之间发送的包裹进行更好的跟踪的能力。

因此，需要一种解决方案来提供对于使用内部邮件系统发送的包裹的桌到桌跟踪可见性，即使在内部邮件系统的一部分可能包括通过外部承运商成批地运输这些包裹时也是如此。

发明内容

本发明致力于一种系统和方法，用于以相对节省成本的方式来运送组织内邮件，以使得即使通过外部承运商在组织的多个地点之间成批地运输这种邮件，也可以在单个包裹的级别上对这种邮件进行跟踪。可选地，除了提供对在办公地点之间成批运输的包裹进行跟踪的能力以外，跟踪包裹的能力可以扩展为包括对办公地点内的包裹进行跟踪。总体来讲，本发明使得包裹发件人能够将包裹标识符与他们各自的包裹相关联，随后可以使该包裹标识符与和主包裹相关联的跟踪标识符相关联，所述主包裹包含了通过外部承运商成批地从一个组织地点运送到另一组织地点的包裹。