[发明专利]用于管理信息的方法和系统

说明书

技术领域

本发明涉及用于在计算环境中管理信息的一种方法和系统。

已将本发明开发成主要用于在一个分销商与多个供应商之间流线化企业交互，并且参照此应用进行描述。然而，应当理解，本发明并非限于该特定使用领域，而是适于在宽泛范围中管理信息。例如，本发明已应用于金融相关工作、教育系统、市场营销以及共享信息的许多其它领域。

背景技术

贯穿本说明书的对现有技术的任意讨论决不应当被视为承认这种现有技术是广泛公知的，或者形成本领域中公知常识的一部分。

许多公司已对提取存储于交易期间接收到的文档中的信息花费了大量的时间、金钱和努力。这些信息包括联系详细资料、发票详细资料、截止时间和财务报告。通常，公司期望将这些信息结合到其自身的信息系统中，以便引用、核对或进一步的处理。因此，对公司而言进行流线化处理是有益的，由此将接收到的文档中的信息结合到信息系统中。

一种用于提取信息的基本方法是手动数据输入。这很费时、增加成本，并且固有地易于不准确。换言之，在许多情况下，它是唯一的公知解决方案。

有时执行的一个部分解决方案是光学字符识别(OCR)。OCR尝试识别文档中的信息并将这些信息数字化地重建为可用文本。公知的OCR系统相对不准确，从而需要大量的质量控制来最小化因不准确滋生的风险。OCR通常仅适于通过允许信息的自动数字复制来保存数据输入时间。即，OCR通常不提供用于标识文档或协议中的特定重要信息、以便有意义地处理所提取信息的装置。当仅搜索一部分信息以例如提取联系电话号码或发票总金额时，会产生特定问题。此外，OCR不适于提供用于处理所提取信息的嵌入机制。作为这些不足的结果，OCR往往需要相对高水平的物理指导和监督以便于提供有用的数据提取和/或处理。

一些公司已尝试通过约定通信的标准格式和样式来改进效率。其中一个示例是一些公司采用具有问候发送和接收接口的兼容信息系统。即，第一个公司以适于第二个公司的信息系统识别的格式发送文档。这种解决方案的问题在于，一种信息系统的选择在公司关心的范围内通常是一种个人爱好，并且受制于诸如成本和期望功能的客观考虑。此外，一个企业不可能将特定的信息系统仅用于改进另一个企业的效率。

在分销商与大量供应商进行交易的情形中，上述问题值得关注。在大多数情况中，分销商操作一种信息系统来跟踪发送给供应商的订单。供应商响应于这些订单提供发票，这些发票根据各个供应商的考虑格式化。分销商通常期望在确认及支付发票之前，将货物的详细资料与相关订单的详细资料进行核对。这样，分销商进行大量的数据输入实践以便将关于供应商发票的信息结合到分销商的信息系统中。这些信息包括诸如发票总量、订单参考号、日期、订单详细资料等的详细资料。这些数据输入实践导致确认发票的预交易成本，本领域技术人员认为该成本是很高的。

对于分销商而言，较佳的是颁布一种流线化确认过程的特定发票格式，并且可便于OCR的有效使用。尽管这样，但是各方之间关系的本质常常制约了这种需求的产生。

发明内容

本发明的一个目的是克服或改进现有技术的至少一个缺点，或者提供一种有益的替代方案。

根据本发明的第一方面，提供了一种用于管理信息的系统，该系统包括：

用于使一个或多个数据秩各自与相应数字属性相关联的表格；

用于将数据秩从表格分配到文档中的一部分信息的接口；

对接口作出响应、用于标识所分配数据秩的相关联数字属性的处理器；

与处理器通信以便于以数据流输出文档的输出设备，在所述数据流中相关联数字属性被嵌入该信息部分。

较佳地，系统包括用于接收数据流的输入设备。更佳地，输入设备对嵌入的属性作出响应用于标识和提取该信息部分。更佳地，输入设备对表格作出响应，用于处理所提取的信息部分。

输入设备较佳地向以下的任一个或多个提供所提取的信息部分：

数据库；

信息系统；

次级文档；以及

通信包。

根据本发明的第二方面，提供了一种用于管理信息的方法，所述方法包括以下步骤：

使一个或多个数据秩各自与相应数字属性相关联；

将数据秩分配给文档中的一信息部分；

响应于分配，标识所分配数据秩的相关联数字属性；以及

用数据流输出文档，在所述数据流中相关联数字属性被嵌入所述信息部分。