[发明专利]将自动离开办公室电子邮件响应限制于配置区域的方法和系统

说明书

技术领域

本发明一般涉及电子邮件业务，并且更具体地涉及用于将自动离开办公室(out-of-office)电子邮件响应限制于配置区域的系统和方法。

背景技术

简单的电子邮件系统典型地包括操作上连接到多个电子邮件客户端应用的电子邮件服务器.更现实的实施方案是电子邮件系统包括多个通过网络连接在一起的相似的或不同的电子邮件服务器.这些电子邮件服务器中的每一个在操作上也连接到多个电子邮件客户端应用.在任一种情况下，电子邮件服务器典型地通过在计算机系统上运行的电子邮件服务器软件来实施。所述计算机系统可以是服务器计算机、工作站计算机、大型计算机或超级计算机.所述计算机系统也可以是通过网络连接在一起的多个计算机.电子邮件服务器软件可以是由华盛顿的雷德蒙微软公司制造和出售的Microsoft 电子邮件服务器软件。也可以使用其它商业电子邮件服务器、诸如IBM的LotusDomino、Sun/AOL的iPlanet Messaging Server等等。

每个电子邮件客户端应用典型地由在用户终端或客户端设备上运行的软件来实施。用户终端可以是个人计算机系统、或诸如个人数字助理、寻呼机、蜂窝电话等等的非传统计算机的数字设备。电子邮件客户端应用可以以多种方式实施.电子邮件客户端应用的一个例子是由华盛顿的雷德蒙微软公司制造和出售的Microsoft 电子邮件客户端应用软件。电子邮件客户端应用的另一个例子可以是由纽约的纽约AOL-Time Warner公司制造和供应的Netscape或Netscape 8.0)客户端。Netscape 是将浏览、电子邮件和聊天功能集成到一起以允许用户容易地通信、共享和访问信息的全面的组件集合。电子邮件客户端应用的另一个例子可以是也由纽约的纽约AOL-Time Warner公司制造和供应的AOL交互式业务软件(其包括电子邮件功能)。其它例子可以包括Mozila thunderbird、和诸如gmail、hotmail等等的网页邮件(web-mail)客户端。

每个用户终端通过通信网络连接到它的对应电子邮件服务器计算机(即运行电子邮件服务器软件的计算机系统)。电子邮件服务器和客户端应用遵循客户端-服务器模型来彼此通信并且依赖于传输控制协议(TCP)，以便在服务器和客户端应用之间可靠地传递信息或应用.

电子邮件客户端应用的每个用户被分配一电子邮件地址。当特定电子邮件地址的用户通过电子邮件客户端应用登录到电子邮件系统时，电子邮件客户端应用采用(assume)该登录的用户的电子邮件地址。电子邮件客户端应用随后与它的对应电子邮件服务器通信，以便接收发送给那个特定电子邮件地址的所有电子邮件消息。用户也可以通过电子邮件客户端应用向其它电子邮件地址发送电子邮件消息。

传统的电子邮件客户端应用中的一些也可以包括附加功能.例如，Microsoft 电子邮件客户端应用向它的用户提供离开办公室辅助功能.当针对一电子邮件地址设置离开办公室辅助功能的时候，离开办公室辅助功能向发送给该电子邮件地址的任何消息发送预先编写的回复消息。因而，这个功能是允许电子邮件消息的发送者立即知道预定接收者将不会及时读取该消息的自动回复功能。

但是，向所有发送电子邮件地址自动发送离开办公室回复的默认机制可能向垃圾邮件散播者(spammer)提供用户的电子邮件地址，这可能导致用户收件箱中不想要的电子邮件。实际上，离开办公室回复经常包含可能被垃圾邮件散播者或竞争者滥用的信息。用户经常利用关于替代联系人的细节建立离开办公室响应电子邮件。典型的离开办公室电子邮件响应是如下格式:“John Doe将离开办公室直到2006年1月1日。在紧急情况下请以manager.joe@company.com联系我的经理Joe Manager先生”.在一些情况下，在离开办公室回复中还提到替代联系人的电话号码。如果类似这样的信息落到不道德的人或垃圾邮件散播者手里，则该信息可能是有害的。

尽管进行过滤，垃圾电子邮件和病毒经常到达公司邮箱。大部分雇员可能勤勉地删除这些电子邮件而不打开或回复它们。但是，当雇员离开办公室的时候，这是一个安全漏洞。这些潜在地危险的和未经请求的电子邮件可能被自动回复。回复确认雇员的电子邮件地址的存在，从而使得它更容易受到未来的攻击.自动回复还可能包含替代联系人的电子邮件地址或电话号码，可能危害那些联系人。