[发明专利]用于管理虚拟会议的方法和设备

说明书

技术领域

本发明涉及用于管理虚拟会议的方法和设备，特别涉及虚拟会议的参加者的识别。

背景技术

在现今的商业生活中“虚拟会议”很常见，这特别是因为现在小企业和大企业以及其他组织的工作环境都是全球的。

“虚拟会议”是涉及至少一个参加者在距第一地点一定距离的另一个静止或移动地点处预先预约或准备的ad-hoc会议。在多个地点之间的通信和实时协作由网络功能来支持，并且常常涉及比基本语音会话更丰富的通信，例如能够进行文档协作、一对一会议内通信以及视频会议。

虚拟会议的参加者需要登录到会议系统中，以便有效地访问和使用由虚拟会议所提供的通信的实时协作工具。

现有的用于虚拟会议的技术和解决方案包括语音会议、视频会议以及用于共享报告书、文档和应用的基于PC的协作工具。虚拟会议的常见建立要使用两个系统：一个用于语音或可能的视频部分，一个用于文档共享部分。这导致包括输入两个独立系统的口令的拨号和登录过程。

一些基于PC的工具使用web照相机和VoIP来将语音和视频与文档协作整合。大多数web会议系统支持即时消息传送和现场(presence)功能。几种现有的产品提供到现有的日历应用、联系人员以及公司目录的连接。使用这些特征可以来安排ad-hoc会议。

此外，参加会议的人在移动时不能数字地记录(作笔记等)并在会议期间进行存储(当他们是瘦身的(lean)和活动时)。

在会议之后会议备忘录和报告书将被分发给会议参加者，并且许多参加者有他们自己的会议笔记。

现今通过电子邮件来分发或者通过web页面(Ouickplace等)可获得会议备忘录和报告书。会议上指定的人整理会议备忘录，收集所有的报告书，并且使得会议参加者可获得所有会议信息。

存在其中可以在媒体播放器中观看包括视频和幻灯片的报告书的多种解决方案，但是这些解决方案不支持基于时间、事件、访问权限等而将会议数据自动并逻辑地记录到知识数据库中以便容易地访问(可视化)特定信息。

对于现今的解决方案，虚拟会议的参加者可以通过带来他们的个人计算机以积极的方式参加，或者他们可以通过不带他们的PC来瘦身地参加。

“积极的”意味着参加者登录到会议中并且可以被识别。被用来识别积极参加者的标识符通常是由会议应用创建的仅用于虚拟会议的标识符。因此，积极参加者可以参加讨论并在共享的文档上操作。为了做到这一点，参加者需要听到所说的内容和由谁说的，需要被其他参加者听到，需要有其他参加者的概观并查看/编辑报告书和其他文档。积极参加者还可以例如将额外的参加者邀请到会议ad-hoc，搜索信息或者安静地与本方的另一个参加者协商。

对于现今的解决方案，“瘦身的”意味着参加者不能是积极的。瘦身参加者没有用于与其他人通信的任何工具(例如PC或PDA)，未登录到会议中，并且不能被其他参加者通过实时协作工具来识别，但是通过使用常见的麦克风向其他会议参加者介绍自己是可能的。因此，瘦身参加者例如不能在共享的文档上操作。

虚拟会议的常见布置是具有几个参加者的一个会议室，所述几个参加者是远离他们自己办公室而参加的一个或两个人加上呼入的移动中的几个人。

假设会议室装备有投影仪和屏幕，并且会议室中的参加者之一担当会议主持人。该会议主持人带来了用于与远程参加者进行实时协作的膝上型计算机，并且登录到会议中。这意味着会议主持人是积极参加者，而在物理会议室中的其他参加者是瘦身参加者。瘦身参加者仍然可以看到报告书和其他文档，并且显然在会议室中的每一个人都可以看到彼此并互相谈话。扬声器电话或基于PC的语音连接允许与远程参加者进行通信。然而，如上所述，那些瘦身参加者没有亲自登录到虚拟会议中，这产生了与远程参加者相关的问题，即那些瘦身参加者的存在是不明显的，并且他们又没有远程会议参加者的概观。那些远离麦克风坐着的参加者常常有是否被听到的问题。另外，瘦身参加者不能在共享文档中或在虚拟白板上书写，并且他们不能共享他们自己的材料。

移动中的瘦身参加者会经历识别当前谁在说话的困难，并且甚至具有是否听到正在说什么的问题。他们不能看到也不能共享报告书或其他文档。

许多人不得不或者想要瘦身地参加会议，因为他们不想把膝上型计算机或个人数字助理(PDA)带到会议室。这意味着没有一个人将是完全积极的，这对会议参加者产生了问题。

因此期望实现这样一种解决方案，其中瘦身参加者(即没带膝上型计算机或PDA的参加者)可以被其他参加者识别并且可以积极地参加会议。

发明内容