[发明专利]有身份辨识单元的事务机及使用该事务机的文件管理系统

说明书

技术领域

本发明涉及一种事务机，尤其涉及一种具有身份辨识单元的事务机及使用该事务机的文件管理系统。

背景技术

近年来随着科技的进步，使得办公室数字化的情况越来越普及，因此，现今办公室中会有复印机、传真机、打印机、扫描仪或个人计算机等信息设备，这些信息设备不但大大提升工作的质量及效率，也使得档案、卷夹的保存及管理更为便利、整洁。随着工作的多元化，所需要的信息设备也相对变多，由于每一个信息设备都会占用一个相对应的空间，所以这些信息设备会占用很多的工作环境，这对于工作环境不大的办公室而言，空间的调配就成了使用者头痛的问题。为了解决这个问题，现今的信息设备会将多个功能整合在同一台机器，以减少信息设备占用的工作环境空间，同时提高此信息设备的使用率，其中多功能事务机就是如此。

请参阅图1，其为使用传统多功能事务机的文件管理系统的示意图。如图所示，传统文件管理系统1是通过局域网络(local area network，LAN)10将多功能事务机11、档案传输服务器(File Transfer Protocol server，Ftp server)12、邮件服务器(Email server)13、路由器(Router)14、第一计算机PC1以及第二计算机PC2相互连接，而局域网络10则利用路由器(Router)14与因特网(Internet)16连接。第一使用者可以在第一计算机PC1将要打印的电子文件15传送到传统多功能事务机11，同样，第二使用者也可以在第二计算机PC2将要打印的电子文件15传送到传统多功能事务机11，不论使用者是谁，传统多功能事务机11只要接收到电子文件15，就会直接打印出来。即使要打印的电子文件15为公司的机密文件或者使用者非本公司的员工，传统多功能事务机11一样会将电子文件15完整的打印出来，因此，公司往往在不知情的情况下外泄公司内部的机密文件。

此外，使用者也可利用多功能事务机11将文件纸本扫描成图片电子文件，并直接将此图片电子文件电子邮寄(E-mail)到公司以外的收件者，因此不论使用者是谁，都可以轻易地利用多功能事务机11将公司内部的机密文件电子邮寄到公司以外的收件者，造成公司机密文件外泄的困扰。当然，多功能事务机11除了具有电子邮寄功能外，还可以将上述的图片电子文件传送到档案传输服务器12中，因此，只要使用者具有读取此档案传输服务器12权限的账号及密码，就可以轻易的读取上述的图片电子文件，而可能在不注意的情况下，就让公司内部的重要文件散发出去。

由上述可知，传统文件管理系统1使用上很方便，不论使用者是谁都可以使用多功能事务机11上的所有功能，但是却很容易造成公司内部的机密文件外泄，且电子文件控管容易出现漏洞，更重要的是，文件一旦外泄后也无法查出是那一位有心人士将机密文件外泄。在现今日益竞争的产业环境下，有效保护公司机密与重要文件是很需要受到重视的问题，而传统多功能事务机及文件管理系统却无法有效保护公司的重要文件。

因此，如何发展一种可改善上述公知技术缺失的具有身份辨识单元的事务机及使用该事务机的文件管理系统，实为目前迫切需要解决的问题。

发明内容

本发明的主要目的在于提供一种具有身份辨识单元的事务机及采用该具有身份辨识单元的事务机的文件管理系统，其可辨识使用者的身份以及验证待处理的电子文件内的电子签章，或于执行事务机功能时给予电子文件电子签章，以达到保护重要机密电子文件以及控管事务机使用者的目的。解决传统文件管理系统因为无法判断使用者身份，而造成机密的电子文件容易外泄的问题，有效保护公司的重要技术文件。

为达到上述目的，本发明提供一种具有身份辨识单元的事务机，其主要包含处理器，以控制事务机执行作业，处理器另具有身份辨识单元，当事务机接收由使用者提供的电子文件时，身份辨识单元便会对使用者的身份进行辨识，并以非对称式密码系统判断使用者的权限，以执行事务机的作业。同时，身份辨识单元可验证电子文件的电子签章，以确保使用者有权限可使用该份电子文件，维护电子文件的机密性。

如上所述的具有身份辨识单元的事务机，其中该电子文件具有一电子签章。

如上所述的具有身份辨识单元的事务机，其中还包含一网络连接单元，其与一网络连接，且该网络连接单元与该网络连接方式为有线或无线。

如上所述的具有身份辨识单元的事务机，其中通过该网络与一计算机主机连接，以利用该计算机主机传送该电子文件至该事务机。