[发明专利]图像输出装置、图像输出装置控制方法、电子文档管理系统

说明书

技术领域

本发明涉及一种图像输出装置，更具体地，涉及一种由该图像输出装置执行的作业管理技术。

背景技术

已经常规地提出过一种针对防止信息泄漏的网络文档管理系统。该系统与例如由数字多功能外设执行的诸如复制、打印、扫描或传真作业相一致地在文档管理服务器中保存图像数据和日志信息。可以通过文档管理客户端搜索和浏览文档管理服务器。如图14所示，文档管理客户端1400、文档管理服务器1401和数字多功能外设1406经由网络1407相互连接。

文档管理客户端1400是网络文档管理系统中的客户端，并搜索和浏览由文档管理服务器1401管理的文档。

文档管理服务器1401包括属性管理服务器单元1402、属性数据库文件1403、卷(volume)服务器单元1404和卷文件1405。属性管理服务器单元1402管理存储在卷文件1405(后面要说明)中并对应于每项作业的图像数据。属性管理服务器单元1402使用RDBMS(关系数据库管理系统)管理文件夹、文档和页的包含关系以及它们的属性。例如，属性管理服务器单元1402在属性数据库文件1403中存储文件夹属性、文档属性、页属性、作业日志信息等。卷服务器单元1404是用于管理由属性管理服务器单元1402使之对应于每页的实际图像数据的服务器。卷服务器单元1404在卷文件1405中存储图像数据。

数字多功能外设1406是具有例如复制、扫描、打印和传真的多种功能的图像输出装置。只要一执行输入图像的作业(下文中称为输入作业，例如复制、打印或扫描)，数字多功能外设1406就产生和作业日志信息一起的日志图像数据，并将其传送到文档管理服务器1401。只要一执行输出由输入作业产生的图像的作业(下文中称为输出作业，例如打印或传真传输所扫描的文档)，数字多功能外设1406就不产生作业的日志图像数据。取而代之，数字多功能外设1406产生包含相应输入作业的日志图像数据的作业文档ID的日志信息，并将其传送到文档管理服务器。这可以减少卷文件1405的存储区容量并减少网络1407上的数据传输负载。

例如，作业日志信息包括以下多条信息：

设备信息：设备名、序列号等

用户信息：用户名、部门ID等

作业信息：作业文档ID、日志图像标记、作业名、起始/终止日期和时间、页数、复制份数、作业结果等。

作业文档ID是分配给输入作业的日志图像数据的唯一值。日志图像标记表示日志图像数据是否存在。作业的日志图像数据可以是由输入作业产生的图像数据，或者可以转换为预定分辨率。

例如，日本专利公开号2004-118243公开了一种技术，由打印服务器基于从客户端传输的打印数据和用户信息来创建打印日志，并创建在来自管理员的搜索、浏览和重印指令中使用的浏览数据。在向打印机服务器传送打印数据的同时，客户端发送密钥信息，其允许管理员在随后浏览和搜索中唯一地指定一个用户。

但是，上述管理技术存在下列问题。即，能够保存在文档管理服务器的一个数据源中的最大文档数是有限的，这样就必须定期备份文档管理服务器的数据源，并在切换数据源时使用它们。但是，根据这样的管理技术，针对输入作业将日志信息和日志图像数据登记在管理服务器中，然而针对输出作业没有登记日志图像数据。当在切换文档管理服务器的数据源之后传送输出作业的日志信息时，不存在对应于日志信息的作业文档ID的日志图像数据。换句话说，在输入作业的日志图像数据和输出作业的日志信息的作业文档ID之间没有维持一致性。

当删除保留期已经过期的数据源时，由保存在另一数据源中的输出作业的日志信息的作业文档ID指示的日志图像数据也可能被删除。如果在多个数据源中保存日志信息和日志图像文件的情况中发生例如信息泄漏的问题，则必须搜索所有数据源，使操作复杂。

发明内容

本发明已经克服了这些常规缺陷，并作为本发明的目的在减小日志信息和日志图像数据的存储区容量和减小数据传送负荷的同时解决上述问题至少之一。