[发明专利]一种发文机关标识的排版方法及相应系统

说明书

技术领域

本发明涉及电子政务领域，尤其涉及公文的发文机关标识的排版技术。 

背景技术

公文格式是指对组成公文各部分的字符符号在载体(纸张等)上排列的方式作出的规定。公文格式有较强的规范性，主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、字符符号的形体及尺寸等予以规范。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便公文处理，并且有利于应用现代化信息技术进行处理及公文管理。 

公文格式由国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。国家标准就有GB/T9704-1999国家行政机关公文格式，它对发文机关标识部分的格式作了如下的规定： 

发文机关标识在党的机关公文中也叫“版头”，记录公文的“红头”，通常由发文机关全称或者规范化简称加相应的标识后缀组成，标识后缀一般为“文件”二字或公文种类名称； 

对于下发的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘要求的间距为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘要求的间距为80mm； 

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm； 

联合行文时应使用主办机关名称在前，各个行文机关呈上下居中排布，标识后缀置于所有发文机关名称右侧，如联合行文机关过多，要保证公文首页显示至少一行的正文。 

目前，公文排版主要采用如下技术： 

1、电子排版： 

排版人员要将审批后的公文生成标准格式的公文，选用组织结构认可的排版软件，对公文进行排版。 

目前公文排版主要选用的电子排版软件主要有方正书版系列软件和Office系列软件。 

用方正书版系列软件对公文进行排版，生成的文件版式完全能够达到国家行政文件对版式的要求。目前包括国务院办公厅、大多数省一级政府都在使用方正书版系列软件对公文进行排版。但该软件是专业排版软件，对公文进行处理时需要输入格式指令，一般来说，只有专职排版人员才能熟练使用这些格式指令，而对于办公人员来说，使用该软件就会很困难，所以一般都由专职排版人员对办公人员需要处理的公文进行排版。但是，发文机关标识部分内容比较灵活，并且国家标准对该部分所使用的字号只是规定了范围，所以该部分的设置往往需要多次反复调整字符的大小和间距，才能符合规范的公文格式要求。并且，发文机关标识部分的字符大小是由美观原则酌定，专职排版人员并不能完全按照办公人员认可的美观原则进行排版，所以往往要来回多次重复设置发文机关标识部分的格式。 

Office系列软件包括书生Office-Sure.Doc、书生Office-Sure.Red，、MSOffice、RedOffice等，该软件的优点在于操作方便，不需要专职排版人员进行排版，普通办公人员就可以掌握其基本操作。但是，Office系列软件毕竟不是专业的排版软件，对公文的版式的处理要求还不能完全达到行政公文版式的最高要求，并且Office系列软件的种类和版本比较丰富，同样格式的公文在安装不同版本排版软件的计算机上打开时，公文的显示会出现无法接受的偏差。 

2、以模板为基础进行排版： 

模板一般是排版软件提供的功能，编排的公文以模板为基础。模板的实质是一个预先排版好的文件，用来决定文档的基本结构和文档设置，例如页面设置、字体、特殊格式和样式等。在公文模板中，根据公文格式，设置纸张的尺寸、划分排版区域、编排公文各组成部分的样式、排列各组成部分的次序、选 用样式或设置字符符号的格式属性等。通过模板可以不需要每次都重复设定发文机关标识部分的格式属性。但是，发文机关标识部分内容比较灵活，所以一个模板并不能适应于所有公文的发文机关标识，而由于模板自身的特点，在修改过程中，很容易造成修改的丢失或连带将整个模板的格式都修改了。另外，某些排版软件的模板还可以包含简单编程，以动态调整格式，但是这种动态调整的方式并不支持手动调整，如果模板生成的格式并不符合办公人员的要求，那也没有办法通过手动调整对格式进行更改。 

3、利用辅助插件进行排版： 

辅助插件是基于排版软件的开放接口开发的软件程序。一般情况下，如果排版软件能满足发文机关标识部分的格式要求，同时该软件又可以提供一些适合的接口，那么就可以通过辅助插件自动设置发文机关标识部分的格式。但是，排版软件会定期升级或改变，其接口也会随之升级或改变，这样基于原来版本排版软件的辅助插件与接口不兼容，这样给辅助插件的维护带来了困难，并且辅助插件也不支持手动调整格式。