[发明专利]用于分组数据管理和分类的方法和系统

说明书

相关申请

本申请要求2008年3月10日提交的、并且题为“Methods and Systems for Group Data Management and Classification”的美国临时专利申请No.61/064,524的优先权，在此通过引用并入其全部内容。

技术领域

本发明一般涉及优选在分层数据存储系统中的数据项的存储和管理。更具体地，本发明涉及根据稳定的分类(classification)或分组分类(group taxonomy)或其它(多个)数据组织模型、存储和保持商业组织的相关全局记录(如税务、金融或其它商业记录)的方法和系统。

背景技术

包括经纪公司、医院、教育机构、药房、通讯社、政府机构、法院、统计员、搜索引擎、考古学家、博物馆、个人和投资公司的商业和其它组织(以下称为“组织”)在它们的运营过程期间产生和/或接收多种书面文档、文件夹、数据项和电子信息(以下称为“记录”)。例如，取决于组织的性质和/或需要，可以产生和/或接收如教育、医疗、商业、税务、金融、法律、新闻、广告、体育、人口、娱乐、环境、政府、婚姻、犯罪、历史、出生、死亡、保险的记录和/或与该组织链接的任何其它记录。管理机构和法院希望组织以可说明的(accountable)方式运营，要求它们保持在组织的运营期间产生和/或接收的记录。具体地，法律、法规和商业要求(以下称为“要求”)控制保持这些记录的时间长度。保持记录的持续时间可以取决于记录的类型和与该记录相关的要求。这些要求可以根据管辖(jurisdiction)改变，并且典型地由地方或地区法规和法律定义。因为许多组织在许多国家运营，所以取决于可适用的管辖，这种组织的记录经历不同的要求。不符合这些要求可能导致违规处罚、刑事处罚、民事诉讼和商业损失。

存在其中记录和对应的要求以电子数据表(spreadsheet)管理的组织模型。电子数据表传播到遍及组织的各团队以用于检查和实施。然而，这种模型对于具有全球运营的组织是不切实际的。当前模型将对记录的访问限制到组织的小的部分，并且没有提供全局地访问和管理记录的有效方式。此外，不断改变的法规和法律需要频繁修改要求，并且经常对被委托的IT和/或人力资源施加压力。因此，这种方式是错误的倾向，并且通常是低效的，因此增加了不符合要求的风险。

有鉴于上述，存在对用于支持记录保持义务的改进的解决方案的需要。例如，存在对以有效方式管理组织的记录的改进的方法和系统的需要。对于大型组织，还存在对于下述公共全局数据库的需要，所述公共全局数据库在整体上管理在与组织相关的商业活动期间产生和/或接收的记录和/或显示组织的保持义务。

发明内容

与本发明实施例一致，提供用于保持和/或管理组织的记录的方法、装置和系统。本发明的实施例还包括这样的方法、装置和系统，其用于提供公共的全局数据库来存储、保持和查看根据分组分类或其他(多个)数据组织模型存储的记录。在某些实施例中，实现公共的全局数据库，其整体上管理在与组织有关的商业活动期间产生和/或接收的记录。

根据一个实施例，提供了一种用于全局数据管理的方法。该方法包括：将根据分层分类结构分类的数据项的至少一个安排存储在存储器设备中，该分层分类结构提供用于分类数据项的标准化方案。所述数据项包括组织的全局数据和对应于全局数据的保持时间表(schedule)。此外，该方法包括根据所述保持时间表保持数据项。所述保持时间表包括多个保持规则，其包括定义用于保持符合一组预定要求的数据项的第一持续时间的全局保持规则、以及用于将至少一个数据项保持第二持续时间的至少一个异常(exception)规则。该方法还包括将数据项保持在存储器设备中至少直到第一持续时间的到期，并且其中如果将所述至少一个异常规则应用于特定数据项，则保持该特定数据项直到第二持续时间的到期。

与本发明的另一实施例一致，提供了一种用于全局数据管理的方法。该方法包括：存储根据分层分类结构分类的信息的至少一个安排，该分层分类结构提供用于分类信息的标准化方案，所述信息包括组织的记录和对应于记录的保持时间表；根据所述保持时间表保持信息，其中所述保持时间表包括多个保持规则，所述多个保持规则包括定义用于保持符合一组预定要求的信息的第一持续时间的全局保持规则、以及用于将至少一个记录保持第二持续时间的至少一个异常规则，其中保持信息至少直到第一持续时间的到期，并且其中如果将所述至少一个异常规则应用于特定记录，则保持该特定记录直到第二持续时间的到期。