[发明专利]一种文档管理系统

说明书

技术领域

本发明涉及一种文档管理系统，属于计算机管理技术领域。

背景技术

在信息时代，企业、政府、学校、医院等各种类型的组织的知识都是以电子文件的形式存在的。这些文件的范围广泛、格式多样，是一个组织极其重要的资产。它们包括文件、图形、影像、网页、音频、视频、产品数据、研发文件、数据库表格、应用程序代码、合约等结构化或非结构化数据。根据Jupi terResearch的报告，组织所产生的文件量每6-8个月便以双倍或更快的速率急增。大量无序的文件给组织的成员及硬件均造成了沉重的压力，严重影响了组织的有效运行。文档管理系统就在这样的背景下应运而生。文档管理系统的基本功能包括：文件权限管理、文件内容搜索(全文搜索)、文件属性搜索、文件操作记录、文件日常操作(新建、复制、移动、修改、删除等操作)、在线打开文件、远程修改文件、基于浏览器的在线word编辑、文件排它性修改(锁定与解锁)、文件类型转换、文件压缩解压缩、文件多版本管理、消息订阅(包括操作消息及关键词消息)、消息邮件、新文件的验证、文件审批流程、文件生命周期管理、管理报表、主题选择、右键操作、快捷键操作、B/S系统结构、自动备份与恢复文件、自动备份与恢复数据库、批量导入导出文件、分布式存储、大文件上传等。如申请号为03102468的专利申请公开了一种文档管理系统，其特征在于：其建置于与网络系统相连的网络伺服主机中，该网络系统并与多个终端设备相连，该文档管理系统包括：数据库伺服系统，储存有关项目资料、文档信息资料与使用者身份识别码及其相对应的使用权限等资料；身分识别模块，用以依据使用者透过该终端设备所输入的识别码以判断出相对使用权限；文档查询及上传模块，可供使用者在线进行项目文档的查询及上传程序；文档检索模块，用以依据使用者所输入的查询条件以检索出对应该查询条件且符合使用者权限的相关文档资料；以及文档新增及编辑模块，可供签入的使用者进行一旧文档的信息资料编辑及新增文档的信息资料输入的作业。现有的文档管理系统存在的不足之处在于无法实现文档的在线手写签批，另外全文检索支持的文档类型有限，文档没有实现加密保护，易随意被用户下载、修改、传播。

发明内容

本发明所要解决的技术问题是提供一种可以实现文档的在线手写签批的文档管理系统；

本发明所要解决的另一个技术问题是提供一种可以实现对多种文档类型进行检索的文档管理系统。

为解决上述技术问题，本发明提供一种文档管理系统，包括通过web相连的主服务端和用户端，在主服务端内包括文档管理软件，所述文档管理软件包括：

文档管理子系统：用于完成文档的上传、审批和入库；

全文检索子系统：接收文档管理子系统的文档，完成文档内容的分析和抽取知识库提供全文检索功能；

文档保护子系统：接收文档管理子系统的文档，用于完成文档的加密转换，

其特征在于：在所述的文档管理子系统中包括上传模块，用于上传文档；

签名生成模块：用于上传、保存用户设计的电子签名，并将提取签名的密码一同保存于系统中；

签批子系统：用于根据密码提取生成的电子签名，并保存到上传的文档中，实现对文档签名，依次包括作者签名及各级审批人签名。在审批过程中用户可以在线手写签字，当用户在待审批的文档中签字时自动提示用户输入取签名密码，输入密码正确后即可在文档中签字，为避免冒用他人签字的风险，文档中的每个签字同时保留了登录者的信息，由此实现双重保护；

前述的文档管理系统，其特征在于：文档保护子系统包括文档类型识别模块，用于识别文档类型，并分类保存；

文件格式转换模块，用于根据不同的文件类型启动不同的格式转换器，将office系列、AutoCAD、JPG/GIF图片、HTML文件、文本文件模式转换为PDF格式。

本发明所达到的有益效果：本发明可以实现文档的在线手写签批的文档管理系统，同时可以实现对多种文档类型进行检索的文档管理系统。

附图说明

图1是本发明的系统结构图；

图2是本发明的文档管理业务流程图；

图3是本发明的文档保护业务流程图；

图4是本发明的全文检索业务流程图。

具体实施方式

本发明的文档管理系统建设在IBM的WebSphere应用服务上，系统基于J2EE技术，采用MVC技术框架，底层数据库采用了DB2、SQL seryer、XML数据库，结合了在线签批技术、文档保护技术、全文检索技术，从而保证了平台结构紧凑、运行稳定、安全可靠。

文档管理业务流