[发明专利]管理文件的方法和系统

说明书

技术领域

本发明实施例涉及通信领域，并且更具体地，涉及管理文件的方法和系统。

背景技术

随着企业管理规范化发展，新一代客户关系管理系统(New Generation Customer Relationship Management，简称NGCRM)在节能减排，绿色运营过程中，也成为一项需要加强关注的重要内容。目前在营业厅中纸张消耗很大，在运作过程，主要是下述几类纸张的消耗。

业务免填单：是客户在运营商营业厅办理业务的凭证，两联带复写、有固定格式A4纸。营业员给客户办理完业务后，打印免填单，让客户签名确认后，运营商保存原件，客户保存复写联。

账目清单：客户在营业厅的自助终端，营业厅网营系统自己打印账单，清单，普通采用小型纸张进行打印。

因为要求为客户提供纸质受理单，需要配备打印设备以及特殊受理单纸张。此外每个分公司租赁单独的仓库(仓库配套文档存放设备)进行纸质受理单存放，需要耗费仓库租赁成本以及库管人员成本。每个分公司配备2-3个专人完成纸质受理单归档以及稽核，需要耗费归档稽核人员成本。此外，当需要查找特定的纸质文件时，查询时间长而且不容易找到，工作效率低。

如此一来，公司的人力资源和物力资源消耗巨大。

发明内容

本发明实施例提供了一种管理文件的方法和系统，能够节省人力资源和物力资源。

一方面，提供了一种管理文件的方法，该方法包括：根据原始文件内容生成电子文件，电子文件包括用户文件和电子免填单文件；存储电子文件；生成对应电子文件的存储管理索引号；维护第一文件索引目录表，第一文件索引目录表包括业务流水号、电子文件的数据类型和存储管理索引号；维护第二文件索引目录表，第二文件索引目录表包括存储管理索引号和电子文件的名称及存储路径。

另一方面，提供了一种管理文件的系统，该系统包括：第一生成单元，用于根据原始文件内容生成电子文件，电子文件包括用户文件和电子免填单文件；存储单元，用于存储电子文件；第二生成单元，用于生成对应电子文件的存储管理索引号；第一索引单元，用于维护第一文件索引目录表，第一文件索引目录表包括业务流水号、电子文件的数据类型和存储管理索引号；第二索引单元，用于维护第二文件索引目录表，第二文件索引目录表包括存储管理索引号和电子文件的名称及存储路径。

通过上述方案可以生成电子文件，存储电子文件，生成并基于存储管理索引号维护业务和电子文件的映射关系，从而实现了对文件的有效管理，节省了大量的人力资源和物力资源。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例的技术方案，下面将对本发明实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面所描述的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1是根据本发明实施例管理文件的方法的流程图。

图2是根据本发明另一实施例管理文件的方法的流程图。

图3是根据本发明实施例管理文件的系统的框图。

图4是根据本发明另一实施例管理文件的系统的框图。

图5是根据本发明实施例应用场景的示意图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

本发明实施例根据业务的不同，可以应用在银行、通信营业厅等需要有效管理业务文件的场景。

图1是根据本发明实施例管理文件的方法100的流程图。管理文件的系统，例如电子免填单系统(Electronic Voucher Management System，简称EVMS)，实现方法100。

图1的110，根据原始文件内容生成电子文件，电子文件包括用户文件和电子免填单文件。

图1的120，存储电子文件。

图1的130，生成对应电子文件的存储管理索引号。

图1的140，维护第一文件索引目录表，第一文件索引目录表包括业务流水号、电子文件的数据类型和存储管理索引号。

图1的150，维护第二文件索引目录表，第二文件索引目录表包括存储管理索引号和电子文件的名称及存储路径。