[发明专利]利用远程文件定位及检索的文件管理

说明书

技术领域

本发明总的来说涉及文件管理，具体来说涉及利用远程文件定位及检索的改进的文件管理技术。

背景技术

在医疗记录、法律及商业办公室和某些家庭中，文件存储柜通常被用来存储用于医疗、法律、其他商业和个人目的的文件。典型的文件存储柜具有数个可拉开的抽屉，每个抽屉包含相当大数目的文件夹，每个文件夹包含一个或多个文件。为了使包含在多种文件夹中的文件可被容易地访问，某种文件管理系统是必需的。

文件管理通常通过文件夹管理来进行。每个文件最初被分配给一个被识别的文件夹并置于该被识别的文件夹内，该被识别的文件夹专用于特定主题的文件(例如，“用于特定帐户的公用事业账单”)。后来生成的相关文件通常被分配并置于该相同的文件夹内。

文件夹管理通常通过为每个文件夹提供一个当打开所述文件抽屉时可见的标记部分(通常沿着所述文件夹的上边缘)来进行，其中该标记部分包含用于描述所述文件夹内容的可读信息。所述可读信息通常为识别的缩写，诸如帐户名称、主题名称(例如，“银行对账单”)等。

为了容易地访问包含在文件夹内的各个文件，一般使用某种索引排列来识别每个文件夹的文件柜抽屉位置。一种通常应用的简单技术为字母索引卡，该字母索引卡设置在以字母顺序列出文件夹的文件柜中的每个抽屉的前面板上。例如，一个文件抽屉面板可能具有列出以字母A-F开始的文件夹的索引卡，另一个抽屉可能具有列出以字母G-L开始的文件夹的索引卡，等等。通常，使用更加精密复杂的索引排列，诸如基于计算机的索引，其以缩写的识别符和对应扩展的且更全面的文件夹内容的描述列出所有的文件夹。即使是这种基于计算机的排列，其仍旧需要在每个文件夹上使用可读标记或标签，从而向用户识别给定的文件夹。这是非常不理想的，因为它便于任何未经授权的用户搜索给定的文件夹名称或包含特定类型信息的文件夹。尽管如此，已知的文件夹管理系统需要使用可见标记或标签，以使文件能被合理地定位。

在那些数个个体要访问一些或全部文件柜的文件抽屉内容的应用中，通常进行某项安排以监测文件夹的部署。例如，在商业应用中，提供签名离开和归还程序是方便且有时是必需的，以使给定文件夹的行踪总是已知的。通常，这种监测尝试无法准确地追踪文件夹，因为个体不会如实地遵循所述程序。因此，在任何给定的时间，文件管理系统的完整性只能通过实际地浏览每个文件抽屉并检查文件夹及其带有主索引的内容来得到核实。这种要求不仅耗时也难以负担，由此成为严重的缺点。

在如上所述类型的已知文件管理系统中，一旦文件夹被提供内容识别符，该文件夹就永久地与其内容的特性相关联。为了将内容改变至某个其他的种类，该文件夹必须被丢弃且一新的未标记文件夹替代其位置，或必须更改识别签条。此外，主索引必须手动或通过使用基于计算机的索引系统中的计算机来进行更新。这些程序并不总是被办公室人员所遵循，因此使得所述文件系统的完整性缺乏抵抗力。

在所有已知文件管理系统的例子中，文件夹通常被提供有某种类型的人类可读或机器可读的识别标记，诸如贴附于每个文件夹上边缘的签条或标签。在更加精密复杂的系统中，使用计算机来协助追踪所述对象。当文件夹从平常的位置被移走时，通常使用某些程序来记录这样的事实，即，文件夹已从其常态位置被移走。这通过操作者将变化输入进系统计算机或通过使用标签或签条读取设备(例如，条形码阅读器)向系统计算机输入信息来完成。

1999年11月2日发布的“使用射频目标识别的通用目标管理系统(Collective Objects Management System Using R.F.Object Identification)”的美国专利第5,977,875号，其公开的内容通过引用结合于此，其中公开了一个文件夹管理系统的例子，该系统消除了如上所述的先前已知文件夹管理系统的缺点。此外，在‘875美国专利中揭示的文件夹管理系统提供了简单且有效的方式来找到存储在不同文件夹的大集合中某处的所需文件夹。在‘875美国专利中揭示的系统使用了射频感测电路，以保持对集合中所有文件夹的控制。每个文件夹具有一个相关联的射频感测电路和与该射频电路耦合的指示器，当由该电路接收在一唯一频率处的射频信号时，该电路在该唯一频率处发生谐振，该指示器用于向人工操作者识别所述文件夹。所述指示器较佳为一可见的指示器(诸如LED)，其耦合于在打开文件抽屉时可容易地被人工操作者看见的方便位置处的文件夹。可替换地，可使用可听的指示器，诸如蜂鸣器。