[发明专利]可搜索的活页夹

说明书

技术领域

本发明总的来说涉及文件管理，具体来说涉及利用一组可搜索的活页夹的改进的文件管理技术。

背景技术

在医疗记录、法律和商业办公室以及一些家庭中，笔记本活页夹(下文“活页夹”)通常被用于存储用于医疗、法律、其他商业及个人目的的文件。一般的活页夹具有前封、后封以及结合两个封面的书脊(spine)。在活页夹内部，永久地安装有具有两个或更多个两片弓形环的多环手动地操作的活页夹机构来辅助具有沿文件的安装边缘形成的多个孔的文件的插入、存储和移除，其中文件上的孔的数量对应于活页夹机构的环的数量。通过将闭合的活页夹的活页夹封面和书脊的底部边缘放置在支承搁板的顶部表面上，每一个活页夹一般被可移除地支承在搁板上。一般若干个活页夹被安装在给定搁板上，且数个搁板一般被结合为搁板支承结构，诸如柜子。为了使包含在多个活页夹中的文件可被容易地访问，某种文件管理系统是必需的。

文件管理通常通过活页夹管理来进行。每个文件最初被分配给一个被识别的活页夹并置于被识别的文件夹内，该被识别的文件夹专用于特定主题的文件(例如，“用于特定帐户的公用事业账单”)。后来生成的相关文件通常被分配并置于该相同的活页夹内。当活页夹被文件充满了其容量时，提供新的活页夹用于容纳同一类的附加文件。

活页夹管理一般通过为每一个活页夹提供标签而进行，标签位于当活页夹被存储在搁板上时该标签是可见的位置处(一般在活页夹的书脊上的某处)。该标签含有描述活页夹的内容的可读信息。所述可读信息通常为识别的简称，诸如帐户名称、主题名称(例如，“银行对账单”)等。

为了容易地访问包含在活页夹内的各个文件，一般使用某种索引排列来识别每个活页夹的位置。通常采用的简单的技术是手动准备的活页夹管理系统中所有活页夹的主列表，其通过标签信息引用每一个活页夹并记录每一个活页夹的搁板和柜子位置。在大型设备中，使用更复杂的索引排列，诸如通过较短形式的标识符的列出所有活页夹的基于计算机的索引以及相应的这个活页夹内容的扩大的且更彻底的描述。即使是这种基于计算机的排列，其仍旧需要在每个活页夹上使用可读标签，从而向用户识别给定的活页夹。这是非常不希望的，因为它便于使任何未经授权的用户搜索特定活页夹名称或包含特定类型信息的活页夹。无论如何，已知的活页夹管理系统需要使用可见标签，以使活页夹能被合理地定位。

在数个个人可获取活页夹的这些应用中，一些安排经常被用于监测活页夹的处置。例如，在商业应用中，提供签名离开和归还程序是方便且有时是必需的，以使给定活页夹的行踪总是已知的。通常，这种监测尝试无法准确地追踪活页夹，因为个人不会如实地遵循所述程序。因此，在任何给定的时间，活页夹管理系统的完整性只能通过实际地浏览每个搁板并将活页夹及其内容与主索引比较来得到核实。这种要求不仅耗时也难以负担，由此成为严重的缺点。

在如上所述类型的已知活页夹管理系统中，一旦活页夹被提供内容识别符，该活页夹就永久地与其内容的特性相关联。为了将内容改变至某个其他的种类，或者必须是丢弃该活页夹且一新的未标记活页夹替代其位置，或者是必须更改标识标签。此外，主索引必须手动更新，或在基于计算机的索引系统中通过使用计算机来进行更新。这些程序并不总是被办公室人员所遵循，因此使得所述活页夹系统的完整性被损害。

在所有已知活页夹管理系统的例子中，活页夹通常被提供有某种类型的人类可读或机器可读的识别标记，诸如贴附于每个活页夹上的书脊的标签。在更加复杂的系统中，使用计算机来协助追踪所述活页夹。当活页夹从平常的位置被移走时，通常能使用某些程序来记录这样的事实，即，活页夹已从其常态位置被移走。这程序一般依赖于操作者将变化输入进系统计算机或通过使用标签读取设备(例如，条形码阅读器)向系统计算机输入信息。不幸的是，不是所有的用户忠实地遵循这个活页夹追踪程序，且结果是在任何给定时间，很多活页夹可不在它们所被指定的搁板位上。