[发明专利]基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法及系统

说明书

技术领域

本发明涉及电子数据处理技术，尤其涉及一种基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法及系统，可以提高存储及传输效率，防止模板内容改变，方便数据后续处理。

背景技术

随着IT技术的发展，人们的生产、生活和学习过程中不可避免地要与各种电子文档打交道，这就不可避免地需要填写、处理不同的电子文档。对于某些特殊应用场合的电子文档(如电子简历、电子答卷、电子招投标文件等)而言，经常需要设置固定格式的文档模板供使用者填写。这些设有固定格式的文档模板常使用WORD文档或EXCEL电子表格等形式，其中预置了一个或多个特定格式模板，使用者只要填写其中预留的空白部分即可。因使用者无需再修改其中的格式，这不仅减轻了使用者的负担，也有利于保证不同使用者电子文档格式的统一，有助于形成工作流程的标准化。

现有的信息系统(如办公软件等)经常需要填写拥有固定内容电子文档中的数据，但现有技术存在一定缺陷，主要表现在以下方面：

(1)在填写这种各类带有有固定格式的电子文档时，需填写的数据和文档的原固定内容之间不分离，电子文档中大量的固定格式重复，增加了存储量和数据传输过程中的传输量，降低了存储、传输效率；

(2)由于数据和文档之间未分离，填写的内容也不能够提取出来给其它需要的软件系统等使用，更不用谈将电子文挡中的数据内容自动提取后进行数据分析与计算，从而导致大量重复劳动；

(3)此外，由于电子文档的整个内容都是保存在一个文件中，这样也很容易把固定格式内容改掉，最终可能导致模板出错，造成不同使用者的电子文档格式之间存在差别，从而需要重新进行调整，由此影响工作效率。

发明内容

有鉴于此，本发明的目的在于提供一种基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法及系统，可提高存储及传输效率，防止模板内容改变，方便数据的后续处理。

为解决以上技术问题，本发明提供的技术方案是，一种基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法，包括以下步骤：

选择预先生成的电子文档的标准模板文件，该标准模板文件中包括不可修改固定内容、格式填写要求以及位置填写要求；

获取与该标准模板文件相应的数据文件，并填写相应数据并存储；

加载该标准模板文件与该数据文件，合成完整或局部的电子文档以进行后续处理。

较优地，该数据文件设置有数据字段标识，该数据字段标识与该标准模板文件关联。

较优地，对标准模板文件、数据文件及合成的电子文档相应进行存储。

较优地，对合成的电子文档进行加密。

较优地，对合成的电子文档进行加密处理具体包括：对合成的电子文档采取一次加密，对于一次加密密钥采用二次加密。

在此基础上，本发明相应提供一种基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统，包括：

模板获取单元，用于选择预先生成的电子文档的标准模板文件，该标准模板文件中包括不可修改固定内容、格式填写要求以及位置填写要求；

数据获取单元，用于获取与该标准模板文件相应的数据文件，并填写相应数据并存储；

文档合成单元，用于加载该标准模板文件与该数据文件，合成完整或局部的电子文档以进行后续处理。

较优地，该数据获取单元连接至第三方平台，该第三方平台根据该数据文件中设置的数据字段标识提取数据，其中该数据字段标识与该标准模板文件关联。

较优地，设置有存储单元，用于对标准模板文件、数据文件及合成的电子文档相应进行存储。

较优地，该存储单元为本机存储设备或网络存储设备。

较优地，设置有加密单元，用于对合成的电子文档进行加密。

与现有技术相比，本发明提供的基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理技术方案中，把固定格式部分与需填写数据部分项分离，可以提高存储及传输效率，防止模板内容改变，方便数据的后续处理，具体而言：把电子文档固定下来的内容提取出去，形成不可修改的标准模板，它可以单独存储与传输，从而实现标准模板的反复使用，减少工作量和工作强度；数据单独填写、单独存储，可以减少存储量和传输速度，可方便地实现对数据的后续分析和计算。

附图说明

图1是本发明实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理方法的流程图；

图2是本发明实施例基于关键数据和定制模板分离的电子文档处理系统的组成框图。

具体实施方式