[发明专利]一种文档处理系统及方法

说明书

技术领域

本发明涉及文档管理领域，特别涉及一种文档处理系统及方法。

背景技术

随着现今项目管理的发展，项目管理越来越细化，项目管理过程中需要建立不同类型的文档来记录不同的内容。如问题列表记录问题的描述、问题发生的时间、发生时间、关闭时间等；风险列表中记录风险识别的时间、发生概率、影响等级、缓解措施、关闭时间等；下阶段任务列表中记录下阶段任务的责任部门、责任人、计划结束日期；而且在项目进展过程中，需要通过经常召开会议对前段工作进行总结、对下一段时间的工作进行安排，并且需要发现和讨论目前项目中的问题和风险，为了能够记录并跟进会议的内容，现在的做法是需要维护多份文档，包括会议纪要、下阶段任务列表、问题列表、风险列表等，并同时跟进上述多份文档，这样既在文档维护上花费了非常多的时间和人力，还有可能造成文档维护的不一致，导致工作遗漏或耽搁，影响项目进展。

同时，在每次开会需要查看上次会议纪要记录的问题，风险或下一段工作是否完成，又需打开多份文档，反复一一对应，既不方便，也耽误时间和人力，因此，现有的文档管理系统和方法仍有待于改进。

发明内容

针对现有技术存在的不足，本发明提出了一种文档处理系统及方法，用户在设置好目标文档字段与单独文档字段的对应关系后，即可只维护任一文档，则与之有联系的所有文档都能够自动更新。

本发明通过以下的技术方案予以实现：

一种文档处理方法，包括有以下步骤：

A、创建文档管理子系统和多个单独的文档；B、在文档管理子系统中，对目标文档增加字段，所增加字段至少含有标识号码字段；C、对所增加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置，并根据确定的上一级字段，对多个单独文档的字段做相应的设置；D、将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中。

一种文档处理方法，包括有以下步骤：

E、创建文档管理子系统和多个单独的文档；F、在文档管理子系统中，对目标文档增加字段，所增加字段至少含有标识号码字段和跟进字段；G、对所增加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置，并根据确定的上一级字段，对多个单独文档的字段做相应的设置；H、将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中；I、根据标识号码，将单独的文档内容导入到文档管理子系统对应的跟进字段中。

所述上一级字段的下面设置有与该字段相关的下一级字段。

所述下一级字段与单独文档的字段完全一致。

所述目标文档能导出为多种形式的文档。

所述目标文档为会议文档。

所述标识号码为会议编号。

一种文档处理系统，包括：

创建单元，用于创建文档管理子系统和多个单独的文档；

字段增加单元，用于对文档管理子系统中的目标文件增加字段，所增加字段至少含有标识号码字段；

分选单元，用于对所增加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置；

设置单元，用于根据确定的上一级字段，对所述多个单独文档的字段做相应的设置；

导入单元，用于将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中。

一种文档处理系统，包括：

创建单元，用于创建文档管理子系统和多个单独的文档；

字段增加单元，用于对文档管理子系统中的目标文件增加字段，所增加字段至少含有标识号码字段和跟进字段；

分选单元，用于对所增加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置；

设置单元，用于根据确定的上一级字段，对所述多个单独文档的字段做相应的设置；

导入单元，用于将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中；

第二导入单元，用于根据标识号码，将单独的文档内容导入到文档管理子系统对应的跟进字段中。

本发明使用户在设置好目标文档字段与单独文档字段的对应关系后，即可只维护任一文档，与之有联系的所有文档都能够自动更新，用户不再需要花费大量的人力和时间来维护多份文档，也不会有工作遗漏，从而能及时处理工作，提高工作效率。

附图说明

图1为文档处理方法的流程图；

图2为另一文档处理方法的流程图；

图3为文档处理系统的结构图。

具体实施方式

下面对于本发明所提出的一种文档处理系统及方法，结合附图和实施例详细说明。

实施例1：