[发明专利]基于RFID电子标签的档案自动化管理系统

说明书

技术领域

本发明涉及一种档案管理系统，尤其是一种基于RFID电子标签的档案自动化管理系统。

背景技术

资料录入是档案管理的基础，传统资料录入的主要方式是手工通过键盘或鼠标进行录入，通常情况下，企业都是根据需求，招聘相关专业人员进行手工录入，存在着大量重复和繁琐的劳动。目前档案管理中还存在以下问题：

（1）档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长

传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装钉，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种手工处理方式耗费大量劳动和时间，使得整个流程既繁琐又低效。

（2）档案存放次序较易被打乱，档案查阅耗时长

虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，需要将所有的档案筛选一遍，造成查找困难。

（3）档案的盘点操作不科学由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。

（4）对失效档案的管理滞后

由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。

典型的RFID（Radio Frequency Iden-tification即无线射频识别）系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是它明显特征。读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能，广泛应用于各行各业，迅速地改变着人们的工作方式和生产作业管理，极大地提高了生产效率，在各种应用环境中得到了广泛应用。在此，有必要提供一种基于RFID电子标签的档案自动化管理系统。

发明内容

针对以上情况，提出一种基于RFID电子标签的档案自动化管理系统，借助于RFID电子标签，实现档案的自动化管理。

为了达到以上目的，本发明采用如下技术方案：

一种基于RFID电子标签的档案自动化管理系统，由RFID数据管理系统和档案管理信息系统组成，RFID数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统间的对接，所述RFID数据管理系统实现档案数据的收集、储存、读写电子标签；档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。

进一步的，所述RFID数据管理系统由中心数据库和终端管理器组成，作为系统的数据存取中心与信息输入输出终端；

所述终端管理器包括读写器与手持式阅读器，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口；

所述读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库；

手持式阅读器是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。

进一步的，所述档案管理信息系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成；

储位管理子系统：包括储位自动识别模块和档案自动识别模块，能够实现档案自动识别模块所储存的档案盒编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配，从而在进行档案的出入库时较好地实现档案储位的定位；

查询管理子系统：在档案需要被查阅时，由该子系统提供档案编目查询、密级查询等，并发出出库指令，指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架，使得档案架上的指示灯亮起，管理人员按指示灯指示做出库作业；

销毁管理子系统：档案入库前，在销毁管理子系统中设定每份档案的保管期限，当到达保管期限时，销毁管理子系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息，由管理人员作进一步处理；

安全管理子系统：包括监控模块和报警模块，当档案盒在非正常情况下离开储位，安装于储位区的阅读器将捕捉到这一信息，将档案信息无线传回管理系统，监控模块将会把这一异常信息立即发送给警报模块，警报模块接受到信息后向计算机控制中心发出警报。

特别的，所述标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒或档案文件上作为档案标签；贴于对应的储位作为储位标签。