[发明专利]一种分离式电子公文留痕及其显现方法和系统

说明书

技术领域

本发明属于电子政务领域的技术范畴，涉及办公自动化、公文制发过程中审批的内容信息，主要是制发公文过程中的历次修改过程、修改内容及每一个处理步骤修改痕迹的表示方法和呈现机制，最为关键的是便于电子公文的分发和留痕信息的长期保存，具体涉及一种分离式电子公文留痕及其显现方法和系统。

背景技术

随着信息化的普及和深入，越来越多的公文是以电子文件的形式存在，某些重要的电子公文需要长期保存。对传统的纸质文件，只要安全、妥善保管好纸介质的初稿，留痕信息就长期有效得到了保护。但对电子公文文件，采用何种留痕的描述方法能更有利于公文的成文、维护留痕信息的长期有效是目前要急待解决的一个技术问题。

留痕信息（trace information）是将公文文件在其成文过程中的历次修改过程、修改内容及每一个处理步骤修改的痕迹进行保留，并确保痕迹信息的真实性、不可否认性和可追溯性。

办公自动化系统在机关事业单位应用越来越广泛,办公自动化系统的重点之一是公文处理,公文处理包括收文处理和发文处理。

在传统的纸介质公文的流转过程中,拟稿人将自己的文稿（纸质文件）交给领导及签阅部门,他们都可能根据自己的意见对文稿做出一定的修改。文稿修改后,只要保留这个纸质原稿就保留了文书的修改过程和修改内容。日后查阅原稿，可以根据修改人的笔迹判定修改内容的真伪。这种内容和介质的绑定关系，保证了公文留痕信息的真实性、不可否认性和可追溯性。

在实现办公自动化后,在网络上以电子公文形式传送公文,进行公文的办理。各位领导修改的都是电子公文,如何来判断哪位领导修改了什么,这就需要在公文成文的流转过程中，在电子公文文件中保留修改痕迹。公文的留痕信息是电子公文一个较为关键的技术问题。

公文留痕处理的方法主要有：

1.在表单中设计一个多值计算域

在发文拟稿表单中设置一个数据类型为文本的域,计算允许多值。设计一个子表单,子表单中设置一个文本域,用来编辑意见。在发文拟稿表单设计有填写意见操作,该操作调用子表单为对话框,当文档流转到某个部门或领导时,可以在对话框中填写意见,并通过公式计算填入文档的会签意见域,意见的文字颜色根据流转的步骤各不相同。这样就达到了签发意见并留痕的目的。

缺点是只能签发意见留痕的作用,并不能对公文正文修改进行留痕。

2.对word文件对象进行编程

在发文拟稿表单中设置一个数据类型为RTF文本的域,用来容纳文件的正文。拟稿人利用WORD将已经拟好的文稿处理完毕,再在发文管理创建文档,并利用创建对象功能,将已经处理好的WORD文件嵌入到该文档中,各用户通过浏览发文管理中的文档就可以浏览其正文的内容。正文实质是一个WORD文件对象,利用发文管理对文档中WORD文件对象编程,使用户在修改该文档时显示出指定的颜色,要删除某些内容时则不能彻底删除,只添加上删除线,从而达到留痕的效果。

该方法通过编程控制正文文件的修改和删除权限，控制的对象是文件，而在实际文件编辑中可以绕过这个限制。一般通过加强规章制度的建设来禁止。

3.利用word模板的方法

设计带有宏的word模板,利用宏对word的一些功能进行了限制。如删除只能删除自己的内容,对其他内容只能添加删除线,添加的内容用不同的颜色区别,从而达到了留痕的功能。

公文拟稿人首先利用该模板编辑文件,以附件的方式附加到发文管理的拟稿单内。当流转到某个步骤时,用户将附件拆离至本地,进行编辑修改，修改完毕后再附加到拟稿单中。

该方法基本可以达到公文流转留痕的目的,但宏可能被禁止、再启用,用户完全可以饶过某些环节,因此存在一定的漏洞。

4.开发控件实现留痕处理

留痕控件支持word的基本文字编辑功能,另外再具备独特的文字留痕处理功能,以达到文书处理留痕的目的。

为了保持修改的痕迹,根据步骤的不同,添加的内容以不同颜色区分,而删除原来的内容则只能添加删除线,不能真正删除。这些功能主要是对控件进行程序控制,如处理DEL、Backspace、空格以及CTRL+C等编辑操作实现的。

当文书流转到部门领导核稿、会签部门会签、办公室审核、领导签发等步骤时,各经办人均可对文件进行部分修改,就保留各自的修改痕迹。当编辑完毕后,文件会上传到文件服务器中,并同时删除本地临时文件。

当文件签发后,拟稿人可以通过该控件滤出所有删除内容,把颜色统一转为黑色,形成一个整洁的文件。

该方法采用自主开发的控件,与其他系统的集成将成为瓶颈。