[发明专利]邮件管控系统及方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种邮件管理领域，尤其涉及一种邮件管控系统及方法。

背景技术

目前，大部分企业邮件管控系统会因内部人员的人为疏忽，误将该公司的经营策略及实施计划等重要信息泄露，对公司的既定经营策略产生重大影响。主要是因为：一，涉及公务相关的邮件完全由个人撰写，往往因为发件人个体上差异性(如工作经验、文化程度、工作态度等)而带来邮件内容与样式的随意性；二，涉及公务相关的寄件人相关信息(如供货商信息、联络人信息)完全由个人管理；三，当涉及相似的邮件内容要发送给多个同类型的寄件人时，发件人通常拷贝前一份邮件经部份变动后直接发出，但此动作在大量反复操作后，很容易因为人的疲惫产生疏忽，导致将邮件发错。

发明内容

鉴于以上内容，有必要提供邮件管控系统及方法，其可以有效地实现邮件内容的规范化，最大程度上降低了因人为疏忽而产生的企业信息外泄的问题。

一种邮件管控系统，其包括：检索模块，用于根据寄件人选择的邮件模板关键词搜索邮件模板；更新模块，用于根据寄件人对邮件模板的修改更新邮件模板；所述检索模块还用于根据寄件人提供的收件人关键词检索该寄件人权限内的收件人信息；生成模块，用于根据更新后的邮件模板及收件人信息生成邮件预览画面；判断模块，用于判断该邮件是否需要审批；发送模块，用于当该邮件需要审批时，发送邮件链接到寄件人的审批主管的邮箱中；所述发送模块，还用于根据寄件人选择的邮件拆分方式及寄件人设置方式修改邮件模板中的内容来创建对应的外发邮件，并发送所有的邮件。

一种邮件管控方法，该方法包括：检索步骤一，根据寄件人选择的邮件模板关键词搜索邮件模板；更新步骤，根据寄件人对邮件模板的修改更新邮件模板；检索步骤二，根据寄件人提供的收件人关键词检索该寄件人权限内的收件人信息；生成步骤，根据更新后的邮件模板及收件人信息生成邮件预览画面；判断步骤，判断该邮件是否需要审批，当该邮件需要审批时，进入发送步骤一，当该邮件不需要审批时，进入发送步骤二；发送步骤一，发送邮件链接到寄件人的审批主管的邮箱中进行审批；发送步骤二，根据寄件人选择的邮件拆分方式及寄件人设置方式修改邮件模板中的内容来创建对应的外发邮件，并发送所有的邮件。

相较于现有技术，所述邮件管控系统及方法，其提供邮件模板供寄件人微调保证了邮件的规范性，并对发送的邮件进行审批保证了企业信息安全，最大限度降低了人为疏失发生的可能。

附图说明

图1是本发明邮件管控系统的应用环境图。

图2是本发明邮件管控系统的模块图。

图3是本发明邮件管控方法的较佳实施例的流程图。

图4是本发明邮件管控系统提供的订单交货邮件模板图。

主要元件符号说明

服务器1数据库2客户端3网络4邮件管控系统10检索模块100更新模块101生成模块102判断模块103