[发明专利]具有报警功能的档案同步存储查阅系统及方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种具有报警功能的档案同步存储查阅系统及方法。

背景技术

现有的档案存储一般都是纸质存储，纸质存储存在的缺陷是：

1、纸质档案经常性被反复查阅后，档案很容易被磨损、破损；

2、人员调动升迁后，纸质档案需要随人员一起到新的工作部门；如果档案缺页、少页需要人工的反复核对，需要人工的逐一去通知个人；

3、现有的档案管理，纸质档案一般都是按照姓氏来存档，如果某一姓氏过多，其他姓氏过少，必然导致档案柜的浪费，不能合理利用其存储空间；

4、档案室的温度和湿度都会影响纸张的质量，存在火灾隐患；

现有的电子档案存储也存在一定的缺陷，就是：

1、电子档案比较混乱，一旦有查阅纸质档案的需求，不能及时定位，还是需要人工去档案室逐一翻找，容易出错；

2、查阅结束后，纸质档案的归档问题一直没有解决，归档时，档案需要插入之前存放的位置，非常繁琐，对工作人员来说如果同一时间段来了一批档案，该工作人员需要针对每个的档案进行归档工作，一旦工作人员放错位置，下次查找就非常困难；

3、现有的电子档案存储的过程中，很难避免篡改数据的问题，电子档案的安全性问题一直是业内难以解决的问题。

4、现有技术中采用RFID作为档案盒的标签来使用，RFID成本太高，存在较高的差错率，缺乏行业标准。

5、现有技术中，档案库如果遇到火灾或者潮湿度过大的情况往往不能将情况第一时间反馈给管理人员，管理人员需要每天去档案库查看，非常麻烦，而且遇到非法人员调用档案也没有及时的报警装置。

发明内容

本发明的目的就是为了解决上述问题，提供一种具有报警功能的档案同步存储查阅系统及方法，它具有对电子档案和数据档案进行统一，方便工作人员查找的优点。

为了实现上述目的，本发明采用如下技术方案：

具有报警功能的档案同步存储查阅系统，包括：

扫码枪，用于对存储纸质档案的档案盒侧面的二维码进行扫描，并将采集的二维码信息送入采集管理终端；所述二维码为身份证号；

扫描仪，用于对档案盒内部的纸质档案进行逐页扫描，并将扫描后的图片送入采集管理终端；

条码打印机，用于根据采集管理终端的指令打印档案盒的二维码；

若干档案柜，用于存储纸质档案，能够根据采集管理终端的指令实现档案定位到本的功能，档案柜上设有激光指示灯；

采集管理终端，用于对扫码枪扫描的二维码进行存储、扫描仪扫描的电子图片进行处理，同时还具有根据二维码信息控制档案柜的运转定位的功能，还将处理后的电子图片依次通过第一集团专网、防火墙和第二集团专网送入服务器和备用服务器进行存储，所述服务器与备用服务器之间相互通信；

若干客户端，与第一集团专网连接，用于远程对服务器的数据进行调用、查询；

所述采集管理终端还与气体灭火器、温湿度传感器、加湿除湿一体机、身份识别器和报警装置连接。

所述气体灭火器用于档案室发生火灾时及时灭火；

所述温湿度传感器用于采集档案室的温度和湿度；

所述加湿除湿一体机用于对档案室的湿度进行调节，所述加湿除湿一体机的型号为HDHS-120。

所述身份识别器用于档案室工作人员的身份识别，允许是指纹识别器、虹膜识别器或面部识别器。

所述报警装置用于发生火灾时的报警、档案室湿度超过设定阈值的报警和身份识别器识别出错次数超过设定值后的非法查阅档案的报警。

具有报警功能的档案同步存储方法，包括如下步骤：

步骤(1)：开始，首先身份识别器对档案存储者的身份进行判断，如果档案存储者的身份识别错误次数超过设定值，那么报警装置发出报警信号，接下来进一步判断纸质档案是否为首次存储到档案室，如果是就进入步骤(2)，如果否就进入步骤(3)；

步骤(2)：利用条码打印机打印出属于该档案的二维码，然后将二维码粘贴到档案盒的侧面；

步骤(3)：扫码枪对档案盒侧面的二维码进行扫描；

步骤(4)：扫描仪对纸质档案逐页扫描；

步骤(5)：判断是否缺页，如果是就生成电子催要单，如果否就进入步骤(6)；