[发明专利]一种智能式纸介质档案管理装置

说明书

技术领域：

本发明属于智能文件管理设备技术领域，涉及一种智能式纸介质档案管理装置，能够实现文件存放、查找和提取的智能化操作，适用于大中小型企业和事业单位等需要存储文件的场合。

背景技术：

纸介质档案是指打印、印刷和手写在纸上的档案资料，纸介质档案相对于储存在硬盘、光盘和由数字电子计算机处理的电子档案具有不易改写、易携带和人工识读的优势；企业的日常运转会产生大量的需要保存的纸介质文档，包括章程、人事档案、合同文书、财务票据、董事会决议和技术资料凭证等，这些纸介质文档具有重要的意义和特殊的价值，对安全性和保密性有极高的要求，在使用时要求便于快速查找和存取。目前，纸介质文档主要采用定位管理和卡片管理两种形式：定位管理是把纸介质文档按照预先设定的位置存放起来，具体办法是：按照纸介质文档的长度、宽度和厚度制作适当的档案盒或文件盒中，将所有文件名称按照设定的规律分别标注在盒体侧边上，然后将档案盒或文件盒放在文件柜、密集柜、档案柜或保险柜内相应的层次保存；卡片管理是以卡片形式显示纸介质文档的内容和成分的一种检索工具，把浩瀚的纸介质文档信息贮存起来，加以科学的分类，使同一问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机的整体，便于文档的提供和利用；定位管理和卡片管理都是由专人保管钥匙或密码，使用文档时，在授权的权限下打开文件柜、密集柜、档案柜或保险柜，然后对目标纸介质文档进行相关查找或存取操作，整个过程基本上都是人工操作；人工保管钥匙或密码使文档的存取存在人为因素的干扰，存在管理风险度大、存储灵活性和工作效率低、安全性小、实时性和可控性差的问题，如果发生重要文档不能及时提取造成的延误现象，会严重影响工作秩序，甚至会造成巨大的损失。因此，研发一种智能式纸介质档案管理装置，方便保存和迅速提取所需文档，有良好的社会和经济价值，应用前景广阔。

发明内容：

本发明的目的在于克服现有技术存在的缺点，设计一种智能式纸介质档案管理装置，方便保存和迅速提取所需文档，适用于大中小型企业和事业单位等需要存储文件的场合。

为了实现上述目的，本发明涉及的智能式纸介质档案管理装置的主体结构包括文档柜、文档柜控制机构、通讯机构、状态指示及报警机构、单元盒、电子锁止反馈机构、单元盒控制机构、存储机构、交换机和终端设备；内空式矩形多层次结构的文档柜上设置有文档柜控制机构、通讯机构和存储机构以及尺寸相等的若干个内空式矩形结构单元盒，单元盒的外侧面上设置有状态指示及报警机构，单元盒的内侧面上设置有电子锁止反馈机构和单元盒控制机构；状态指示及报警机构和电子锁止反馈机构与单元盒控制机构电连接，单元盒控制机构与文档柜控制机构电连接，通讯机构分别与文档柜控制机构和存储机构电连接，通讯机构与交换机网络连接，交换机与若干台终端设备网络连接。