[发明专利]证件材料管理系统的构建操作方法

说明书

本发明公开了证件材料管理系统的构建操作方法，该证件材料管理系统包括业务服务器、数据库服务器、视频服务器、文件服务器；人力资源共享服务中心配置的自助式证件接收终端、证件拆分与检视工作台、智能型证件储物柜、自助式文件发送终端；服务请求发送终端；现场服务操作终端；本发明将建立一套完整的证件材料管理系统和方法，实现对五险一金业务代理全过程中证件类材料流转全程可追溯。本发明将解决服务供应商和服务请求方之间因为证件材料丢失而相互“扯皮”的问题；本发明还可解决服务供应商内部，各服务环节执行期间，无法对证件材料保管责任主体实施有效监督的问题。

技术领域

本发明涉及证件管理领域，尤其涉及五险一金服务过程中的证件材料管理系统的构建操作方法。

背景技术

随着人力成本在企业总成本中所占比重越来越大，越来越多的企业认识到应该将主要精力投入到核心业务，将企业内事务性工作包给具有行业特长的专业公司执行。企业内的社保、公积金操作属于这类事务性工作，越来越多的企业已经选择了业务外包的模式来实现。大部分五险一金业务都需要当事人提供各类证件材料，例如居民身份证、户口簿、结婚证、不动产登记证等。

在业务办理过程中，服务请求单位与服务供应单位之间会发生频繁的证件类实物传递。由于所涉及到的证件类材料非常重要，如果发生丢失，将会给当事人造成重大损失。因此，有必要建立一套完整的系统方法，实现对证件类材料流转过程的详细跟踪管理，实现证件材料流转过程全程可追溯。

目前，业务办理过程涉及到的证件材料传输大都采用快递进行寄送。快递流转过程容易发生丢失的环节包括：服务方快递取件遗漏，比如证件材料混杂在其他文件中，没有被快递员取走；快递接收丢失，例如快递员送达时，前台接待人员不在岗位，证件材料无人签收保管而产生丢失。

第三种经常发生的丢失现象为：员工在业务办理过程中，证件材料与其他办公文件混杂，发生文件丢失；并且，各环节员工与员工之间工作交接时未进行详细的登记备案，造成证件材料丢失后无法查找。

现有的文件流转方案，由于缺乏流转过程记录，证件流转过程无法追溯，不能识别证件丢失的责任主体；又由于不能识别责任主体，也就不能对责任人实施处罚警示，不能提升服务团队中所有员工的责任心，长期以来将会造成“劣币驱逐良币”的现象，证件材料流转的管理难度将越来越高。

发明内容

本发明的目的在于提供证件材料管理系统的构建操作方法，以解决上述技术问题。

本发明采用以下技术方案：

证件材料管理系统的构建操作方法，该证件材料管理系统包括业务服务器、数据库服务器、视频服务器、文件服务器；人力资源共享服务中心配置的自助式证件接收终端、证件拆分与检视工作台、智能型证件储物柜、自助式文件发送终端；服务请求发送终端；现场服务操作终端；该系统的构建操作方法如下：

服务请求发送终端用于操作人员在线提交五险一金服务请求，当该服务需要向服务供应商快递发送证件材料实物原件，则在服务请求中填写快递单号、以及快递袋中所放置证件材料的明细清单；

运行于云端的业务服务器，用于接收到服务请求终端提交的服务请求，并将该服务请求对应的快递信息推送给共享服务中心的自助式证件材料接收终端，自助式证件接收终端收到该快递信息后在待收快递清单中增加一条记录；

当快递员送达快递时，到自助式证件接收终端投递快递，快递人员在自助式证件接收终端扫描快递袋上的条形码或二维码，自助式证件接收终端查询并核实是否为正确的待收快递，如果是待收快递，则打开开关柜门，引导快递人员将快递投递到自助终端；如果不是正确的“待收快递”，则不打开自助终端柜门；

当自助式证件接收终端收到一定数量的证件材料或收到的证件材料达到必须处理的时间时，会通过内部及时通讯软件向责任人员发送取件通知信息；