[发明专利]一种会议自动通知方法

说明书

本发明公开了一种会议自动通知方法，包括以下步骤：A：在网络会议服务器中建立若干个会议存储区，每个会议存储区存储一个会议通知事项模板，同时建立若干个参会人员存储区，每个参会人员存储区存储一组参会人员名单；B：通知人员通过手机终端登录网络会议服务器的Web端，然后选择会议存储区，在该会议存储区内的会议通知事项模板中填写参会事项，然后调取至少一组参会人员存储区，并设定定时发送会议通知的时间；C：网络会议服务器中的定时模块自动倒计时，当定时结束，网络会议服务器会通过无线网将填写好后会议通知事项并发给参会人员；本发明便于通知人员可随时随地通知参会人员，减轻了通知工作量。

技术领域

本发明涉及会议管理技术领域，具体涉及一种会议自动通知方法。

背景技术

随着我国经济的发展，学术会议，产业会议等越来越多，会议的规模及流程也越来越复杂，对实现会议的电子化管理有着迫切的需求。

大大小小的会议，其参会人员不同，在不同会议中，目前通常还是采用聊天工具一个个通知参会人员，这使得通知人员的工作量较大，同时不能对所有的参会人员同步通知，可能因前后通知的时间差造成参会人员不能及时参会的问题。

发明内容

本发明的目的在于提供一种会议自动通知方法，解决采用现有的会议通知方式，通知人员工作量较大、以及不能同步通知参会人员的问题；实现一种便于通知人员随时随地通知参会人员的会议通知方式。

本发明通过下述技术方案实现：

一种会议自动通知方法，包括以下步骤：

A：在网络会议服务器中建立若干个会议存储区，每个会议存储区存储一个会议通知事项模板，同时建立若干个参会人员存储区，每个参会人员存储区存储一组参会人员名单；

B：通知人员通过手机终端登录网络会议服务器的Web端，然后选择会议存储区，在该会议存储区内的会议通知事项模板中填写参会事项，然后调取至少一组参会人员存储区，并设定定时发送会议通知的时间；

C：网络会议服务器中的定时模块自动倒计时，当定时结束，网络会议服务器会通过无线网将填写好后会议通知事项并发，所调取的参会人员存储区内的参会人员通过电子接收终端同步接收会议通知事项。

进一步的，针对以上技术问题，本发明设计了一种会议通知方法，相比现有的通知方法，改进点如下：1、建立会议通知事项模板，并以划区域的方式对参会人员进行分组划分，如将整个公司的人按经常参会人群划分或按工作性质划分或按部门划分为多组参会人员，每组参会人员存储在一个参会人员存储区内。当需要通知人员参会时，会议通知人员只需在网络会议服务器的Web操作页面选择所需要的会议存储区，然后在会议通知事项模板中将参会时间、重要事项等填写增加上去，再点击至少一个参会人员存储区，参会人员存储区内的参会人员名单就被全部选择了，以此可解决采用现有的通知方式，通知人员工作量较大的问题。并且由于通知人员是通过手机终端登录网络会议服务器的Web端进行操作，这样便于通知人员随时随地通知参会人员，通知方式更加简便、操作更加灵活。2、在网络会议服务器中设定定时功能，可提前预定发送会议通知的时间，这样可避免通知人员忘记会议通知，更加便捷实用。定时到点时，网络会议服务器会通过无线网将填写好后会议通知事项并发，所调取的参会人员存储区内的参会人员通过电子接收终端同步接收会议通知事项，解决了现有的通知方式不能同步通知参会人员的问题。

在上述步骤中，还包括以下步骤：当参会人员收到参会人员后，回复确认收到信息到网络会议服务器；网络会议服务器统计确认收到信息，并将确认数量以及未确认的参会人员电话信息发送给通知人员。进一步的，增加通知反馈功能，这样更便于会议通知人员对参会人员进行管理。

优选的，多个存储区以会议频繁程度按1级至N极的顺序排序。

本发明与现有技术相比，具有如下的优点和有益效果：