[发明专利]用于处理和核对发票数据文件的系统和方法

说明书

本发明提供一种用于在计算机网络上执行账目核对的系统和方法。系统10包括用于接收发票(30)的装置、实际销售数据库(14)和核对网络平台(15)。核对网络平台(15)处理供应商发票(30)以提取对应的SII数据以及将该SII数据存储在一组SII记录(SII1‑4)中。核对模块22设置成基于至少一个核对标准选择SII记录(SII1‑4)和ASI记录(ASI1‑6)以用于核对。核对模块(22)配置成针对每个核对标准，汇总所选择的SII和ASI记录的值，以及将该值存储在核对物品记录(38)的一组对应的数据字段中。核对模块(22)进一步比较核对物品记录(38)的对应的数据字段的汇总值并确定核对状态(36b)。

技术领域

本发明涉及一种用于在计算机网络上执行账目核对的系统和方法。更具体地，本发明针对一种用于执行供应商发票核对的系统和方法。

背景技术

EP2413279B1描述了一种计算机实现的用于在电信网络中核对账单数据的方法。更具体地，其中描述的核对方法能够在移动虚拟网络主机(MVNO)和移动主机操作器(MHO)之间进行账目核对。

然而，尽管技术在进步，但是至少包含从供应商购买的物品(例如商品和/或服务)清单的供应商发票的处理和核对仍然是复杂且耗时的过程。

一般来说，供应商发票可由商业实体的会计部门以纸件或电子格式(例如pdf，excel等)接收。包含在接收的发票中的信息随后可输入会计系统以用于处理和核对。然而，即使将高度自动化的处理例如文档扫描系统用于使数据输入会计系统，包含在供应商发票数据文件中的许多数据可能仍然需要由用户手动管理例如输入或修改，以确保由会计系统正确处理供应商发票。这是因为供应商用于签发供应商发票的广泛变化的格式，这些格式几乎不满足商业实体使用的会计系统的要求，因此需要用户手动管理供应商发票。例如，接收的供应商发票可能丢失某些数据段例如供应商参考、购买的供应商物品的类型、支付的到期日等，或者供应商发票数据可能以不兼容的格式表示，例如货币的表示、非结构化数据、错误参考代码的使用等。然而，对于手动管理每个接收的供应商发票数据的需要极大地增加了处理和核对所需的人力资源和时间，尤其当考虑到商业实体每天接收的、需要在规定时间范围内处理的发票的数量时。此外，数据的手动管理是数据不准确的共同来源，数据不准确可极大地影响输入会计系统的数据的质量且可进一步影响核对过程的结果。

一旦发票数据已经输入会计系统，则用户可继续到供应商发票核对阶段，以确定是否支付接收的供应商发票。一般来说，供应商发票核对通过负责订购供应商发票物品的人执行，此人核实供应商发票的真实性和正确性。核对阶段可进一步涉及输入会计系统的供应商发票数据和签发的订购单的购买数据之间的比较，该订购单可指示待购买的服务/货物的类型和预算。在实践中，几乎不是如下情况：订购单会包含与待订购的单独供应商物品相关的足够信息，而不能作出核对决定。结果，用户仅能够基于非常高级的信息例如多个供应的物品的总成本来核对供应商发票，导致效率极低和不准确的发票核对。

一般来说，所有接收的发票必须在某种程度上手动核对，这使得核对过程成为高度耗时的过程。在一些情况下，为了提高核对过程的效率，从假设的可信供应商接收的发票可以不像从非正规或一次性供应商接收的发票那样仔细检查。在这种情况下，虽然可检查数额，但是供应商发票可自动处理成真实的。此外，为了进一步提高效率，一些公司可自动支付低于一定数额的、假设的可信供应商发票。然而，这种提高核对过程的效率的实践可能极不安全，可导致仿佛是真实的而自动支付的欺骗性发票。

鉴于上述情况，可以认为当前用于处理和核对供应商发票的过程从需要的时间和人力来说成本高、效率低、不准确且极不安全。

发明内容

本发明的目的在于提供一种用于处理和核对供应商发票的系统，该系统克服当前过程的问题。

此外，具体地，期望提供一种用于以高效、准确、划算且安全的方式处理和核对从供应商接收的供应商发票的系统和方法。