[实用新型]文档智能监管系统

说明书

本实用新型公开一文档智能监管系统，被适用于管理至少一文档，其中所述文档设置至少一识别符号，所述识别符号标记每一文档，所述文档智能监管系统包括：至少一数据单元，其中所述数据单元识别并读取所述文档的至少一数据信息；至少一触发单元，其中所述触发单元控制所述文档智能监管系统在一授权状态以及一非授权状态之间转变；至少一判断单元，当所述文档智能监管系统处于所述非授权状态时，所述判断单元依据所述数据信息，获取至少一判断信息；以及至少一响应单元，其中所述响应单元依据所述判断信息，产生至少一响应信息。

技术领域

本实用新型涉及一管理领域，特别涉及一文档智能监管系统。

背景技术

文档管理，顾名思义，就是以物理或者电子管理的方式存储文档并对其进行管理。文档管理在日常生活的各个领域都有着十分广泛的应用，比如在学校，教职人员需要管理不同年级不同个性的每个学员的个人档案；在图书馆或者书店，工作人员需要整理不同类型不同数量的书籍信息；在企业中，管理人员需要管理不同部门不同项目的工作文件，毫不夸张地来说，但凡涉及文档记录，都不可避免地需要对各种文档进行有效管理。

根据管理方式不同，文档管理被分类为物理式文档管理或者电子式文档管理两种方式。现有技术的物理式文档管理主要是将纸质化文档存放在一文档管理设备中，继而管理人员人工对这些纸质化文档进行管理。具体而言，在物理式文档管理中，一系列纸质文档被有序地或无序地存放在于一文档管理设备，当管理人员需要获取特定纸质文档时，管理人员从所述文档管理设备中获取被需要的纸质文档，然而这种物理式管理存在很多的弊端。

在物理式文档管理中，必须特别设置至少一管理人员对这些纸质文档进行管理，即在物理式文档管理的过程中必须需要投入一定的人力物力，另外，文档管理工作的难度和管理文档的数量成正比，当需要被管理的文档数量达到一定数量时，需要配置更多的管理人员对其进行管理。并且，对于管理人员来说，管理人员首先需要将需要被管理的文档一件一件地放置在文档管理设备中，为了便于后续的文档管理，管理人员通常需要对被管理的文档进行分类记录，此外，当管理人员需要在所述文档管理设备中获取特定的被需要的文档时，管理人员需要在一大堆文档中人工找寻该需要文档，这不仅给管理人员增大不必要的巨大的工作量同时也降低了文档的管理效率。其外，当文档被存放在一文档管理设备中，管理人员还需要时刻防止出现文档丢失的现象。特别是对于一些不可恢复的重要文档而言，当这些重要文档由于各种原因被丢失，后果将不堪设想。这些重要文档可能记录着一个企业的高级商业秘密，也可能记载着一件案件的调查内容，也可能是一个暮年老人的纪念录，但不论这些重要文档被实施为什么文件，对于文档所有人来说，重要文档的丢失都是巨大的损失。

文档管理的另一种方式是电子式文档管理，电子式文档管理就是通过将文档内容存储在电子设备中虚拟地被存储从而管理文档的方式。然而为了使得文档被电子化存储，依旧需要至少一管理人员将纸质文档的内容一一输入所述电子设备中，从而建立一电子文档库，这就意味着管理人员可能需要输入成千上万个字才可以完成一个文档的录入，这极大地降低了文档的管理效率。并且，这种方式也对文档的实时管理提出了挑战，每一次文档更新，都需要至少一管理人员重新编辑更新电子文档库。此外，一旦电子文档库被意外侵入或损坏，所有存储在所述电子文档库中的文件都可能不能再被找回。

综上所述，现有技术的文档管理方式都不能满足人们对文档管理的需求。

发明内容

本实用新型的目的在于提供一文档智能监管系统，其中，所述文档智能监管系统以结合物理式文档管理以及电子式文档管理的方式管理文档，提高文档管理效率。

本实用新型的目的在于提供一文档智能监管系统，其中，当所述文档智能监管系统被应用于管理至少一文档时，以实时监控所述文档的方式防止所述文档丢失，提高所述文档的管理安全性。

本实用新型的目的在于提供一文档智能监管系统，其中，所述文档智能监管系统通过检测并且比较所述文档的位置与一安全区域，防止文档丢失，提高所述文档的管理安全性。