[实用新型]一种基于办公物联网的纸质文件速寻标签系统

说明书

一种基于办公物联网的纸质文件速寻标签系统，包括文件速寻标签、软件模块、服务器模块，其特征在于，文件速寻标签粘贴和夹在纸质文件上，而安装在手机或电脑上的软件通过连接到网络服务器，既能调用查阅电子版文件，也能通过无线技术定位出纸质文件所在的位置，检索文件时文件速寻标签通过闪灯或蜂鸣的方式提醒文件查阅者，从而快速的找到纸质文件。

技术领域

本实用新型涉及电子标签信息领域，具体的说是基于办公物联网的纸质文件速寻标签系统。

背景技术

电子文件是20世纪中期以后出现的新名词，是伴随着计算机技术的发展而产生的一种新型文件。由于它的种种优势：共享性、开放性、便于传输性等，极大地推动了现代档案工作的发展，从而使传统的纸质文件面临着被侵蚀、湮没的危险。但是由于纸质文件的真实性、唯一性和更具备法律性，同时也由于电子档案的种种不稳定性，在文件管理过程中纸质文件不可能完全被电子文件所取代，它的存在仍是十分必要的。

同时由于纸质文件占地大、不易保存、不易查阅、管理困难等原因，使文件检索难度相对较大。究其原因在于：纸质文件在保存、管理时，虽然按照规定的标准对其进行分类摆放，但在急需调阅情况下，则难以完成文件的查找工作，甚至在一定程度上会对其它类文件的摆放位置造成影响，更加不利于检索工作的进行。尤其是工作内容涉及纸质证照文件查找签发的岗位，更是让管理者耗费大量精力。

基于办公物联网的纸质文件速寻标签系统，就是针对上述纸质文件不易于查找检索而提出的一种快速检索管理方案。其特征在于，文件速寻标签粘贴和夹在纸质文件上，而安装在手机或电脑上的软件通过连接到网络服务器，既能调用查阅电子版文件，也能通过无线技术定位出纸质文件所在的位置，检索文件时文件速寻标签通过闪灯或蜂鸣的方式提醒文件查阅者，从而快速的找到纸质文件，是纸质文件管理者的利器，不但能大量节约人力资源，还能杜绝人为因素造成重要文件的交接管理失误。

实用新型内容

文件速寻标签系统，可以轻松的粘贴或夹在纸质文件上，不改变原文件内容、格式，而安装在手机或电脑上的软件可以通过连接到单位档案服务器，通过办公内部网络（或外部网络），实现既可以调用查阅电子版文件，还可以利用无线技术，定位出纸质文件所在的位置，文件速寻标签通过闪灯和蜂鸣的方式告知查阅者进行定位，从而使查阅者快速的找到纸质文件。文件速寻标签系统不仅能保证原纸质文件的真实性、唯一性和法律性，还能提高纸质文件管理、查阅效率，是纸质文件管理的开创性产品。

系统构成——主要有三部分构成：文件速寻标签、软件查寻模块、服务器模块。

文件速寻标签——产品的核心部分，主要有无线模块（蓝牙模块）、电源管理模块、存储芯片、接受模块（射频天线）、低功耗LED灯和蜂鸣器组成。

软件查寻模块——手机或电脑端的程序，主要用于将纸质文件的标题和内容关键字拍照写入速寻标签，将整个文件内容以拍照扫描的方式存储于企业档案服务器，还可以调用查看文件的使用记录。

服务器模块——扩展可选部分，主要是存储和管理纸质文件的电子版和使用查阅记录。

文件速寻标签采用高度集成化的最新生产工艺，大小只有3.2平方厘米（与一圆硬币相仿），厚度只有0.5厘米，可以轻松的粘贴或夹在纸质文件上，使用非常方便。

文件速寻标签与手机或电脑的通讯距离可达50米，通讯面积达7000多平方米，能满足绝大部分企事业单位文件档案管理要求。

文件速寻标签内置有存储芯片可将纸质文件的标题或者内容关键字写入，也可以在单位档案服务器上将整个文件内容以拍照扫描的方式存储，两者之间进行相互关联。管理者不但可以通过办公网络查阅电子文件，并查看文件的使用记录，包括调阅者、调阅时间，以及纸质文件的借还时间记录等，还可以对文件进行分级管理，设置电子文件借阅权限。