[发明专利]一种智能化人事档案管理方法

说明书

一种智能化人事档案管理方法，属于档案管理技术领域。本发明采用价格更为低廉故障率几乎为零的传统档案柜，以及使用二维码代替RFID射频芯片，从而降低了日常运行成本。采用二维码识别技术进行盘库，大大提高了盘库效率，单个档案柜几秒钟就可完成盘库。档案库房采用人档分离式设计和双锁联管设计，出入库由机器人代替人工完成，提高档案管理的安全性和档案保管环境的稳定性。

技术领域

本发明涉及一种干部人事档案管理方法，尤其涉及一种一种智能化干部人事档案管理方法，属于档案管理技术领域。

背景技术

当前，全国各级各地都建立或正在筹备建立集中管档部门，市级以上管档部门基本上都管理着几万册档案，由于人事档案的特殊性，对档案管理工作提出了新的要求，管理难度和压力也前所未有。

目前档案库房基本采用单锁防盗门设计，只需要一把钥匙就能进出档案库房，当单人入库进行操作时存在档案遗失、篡改、调换档案等安全隐患。

目前使用的轮转柜，利用FRID技术进行识别盘库，且需要人工进行出入库操作，盘库时间较长，维护使用成本较高。具体方法为：

档案接收流程为：

1.接收审核。对各单位报送的档案进行审核，审核不合格的档案退回重新整理上报，审核合格的档案进行接收。

2.数字化处理。档案接收后，对的有档案资料逐份进行扫描处理，形成图片或者PDF文件，并将电子文件存储在档案管理中心服务器中，另一份存储在光盘中，每张光盘只存储一份档案内容。

3.入库。入库时，先将RFID芯片贴到档案盒相应位置，将芯片通过连接在轮转柜管理系统的识别设备进行识别后，系统会识别出此芯片的编号并录入到管理系统中，而后再将此本档案的基本信息录入管理系统，这样就建立了芯片编号与档案信息的关联。再将档案随机放入轮转档案柜中任一档案格中，对应档案格中的识别设备会识别芯片，并将档案柜对应物理位置与该芯片建立关联，并更新到系统中。这样就完成了入库，建立了档案信息与芯片及档案柜物理位置的对应。此管理系统为目前使用中的系统。

4.查借阅。查借阅档案时，只需要在管理系统中输入相应档案姓名或证件号就能查出该份档案存放的物理位置和相应的存储在管理系统服务器中的电子档案内容。

5.盘库。盘库时，由于每个存放档案的格子相应位置上都有识别设备，能够识别档案盒对应位置上的芯片信息，这样就能统计出有多少空位置，存储了多少本档案。

并且现有档案库房安装单锁防盗门，只要有钥匙一个人就可出入库房，当一个人进入库房时，存在档案遗失、调换等风险，同时由于档案出入库操作也需要人员进入库房，经常性的出入库房也会对库房稳定的环境造成破坏和污染，影响档案保管环境。

现有技术的缺点是：

1.每个轮转柜存放12层，每层28册档案，共存放336本档案，单个档案柜盘库时间大概5分钟左右，盘库时间较长。

2.使用轮转柜，由于每个存放档案的位置需要有相应的识别设备，每个档案盒也需要贴芯片，也就是每个轮转柜336个识别设备和336个芯片，且轮转柜内部构造复杂，基于这种设计，此种轮转柜运行成本和设备成本、故障率较高，后期维护费用高。

3.采用单锁防盗门存在单独进入库房后造成档案遗失、篡改、调换等安全隐患。且人员经常出入库房，会影响库房环境参数，造成库房环境污染，不利于档案保管。