[发明专利]一种基于员工档案系统管理的方法

说明书

本申请公开了一种基于员工档案系统管理的方法，基于员工档案系统管理的方法包括如下步骤：资料录入，将全体员工的资料整理成个人档案，依次录入存储系统内部，同一存储管理；档案存储，将纸质的档案妥善保存，并进行电子备份；对比、纠错，管理人员对档案定期核对，保证档案的正确性；档案调整，实现档案数量的增减以及档案信息的更新；档案更换，避免档案更换时信息缺失，影响档案管理质量；内存清理，将废弃或已更换对比后的档案进行无效标记，定期处理，档案收集时可将资料分类、分组收集；经过多次对比、纠错，可有效提高电子档案的正确率；可校准档案信息，对档案增删调整、更换操作便捷，定期清理，保证系统的存储和管理效果。

技术领域

本申请涉及一种档案管理方法，具体是一种基于员工档案系统管理的方法。

背景技术

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的原始记录，原始记录是它的本质属性，我国古代的档案，在各个朝代有不同的称谓。档案具有历史再现性，具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。

在档案进行收集整理时，不对资料进行分类、分组，不利于不同档案的存储和查阅，电子档案在录入时可能存在较多的错误，不及时纠错补正，不利于档案的管理，且档案数量较多时，不对废弃档案清除，占用系统内存，影响整体的档案管理效果。因此，针对上述问题提出一种基于员工档案系统管理的方法。

发明内容

一种基于员工档案系统管理的方法，所述基于员工档案系统管理的方法包括如下步骤：

(1)资料录入，将全体员工的资料整理成个人档案，依次录入存储系统内部，同一存储管理；

(2)档案存储，将纸质的档案妥善保存，集中保管，纸质档案经过扫描形成电子档案，将电子档案上传到数据库内进行云备份，延长档案的保存期限；

(3)对比、纠错，管理人员对档案定期核对，将纸质档案与电子档案对，对电子档案中的错误数据进行改正，保证档案的正确性；

(4)档案调整，当员工发生人事调动时，档案随之改变，管理人员对档案进行调整，实现档案数量的增减以及档案信息的更新；

(5)档案更换，对存储时间较为久远的纸质档案进行更换，避免纸质档案破损，影响查阅，更换后的档案重新录入、对比，避免档案更换时信息缺失，影响档案管理质量；

(6)内存清理，将废弃或已更换对比后的档案进行无效标记，当档案量达到一定时，进行批量清理，提高管理系统的空间利用率，便于存储更多的有效档案。

进一步地，所述步骤(1)中资料收集整理时，需要员工亲自填写并核对信息，保证档案信息的有效和准确，进行大数据的收集和汇总。

进一步地，所述步骤(1)中中资料录入时，需要对纸质文件上的信息逐一核对，且资料录入时，以二十五为一组，多次录入。

进一步地，所述步骤(2)中纸质档案存放时使用专用的档案袋封存，将档案袋放置在干燥、通风的区域进行存储，档案管理人员定期进行清洁打扫，避免档案潮湿受损，影响存放。

进一步地，所述步骤(2)中利用扫描仪扫描档案信息时，需要保证纸质档案的完整程度，一份档案逐页扫描2-4次，避免扫描不全面造成信息错误和遗漏，数据云备份时，应当在主机和移动硬盘上多次备份并进行加密处理，保证数据的存储安全。

进一步地，所述步骤(3)中以三个月为一个周期，对已存档的档案进行分组抽选和筛查，将样品对应的纸质档案进行比对，保证档案的数据正确率在98％以上。

进一步地，所述步骤(3)中对样品中发现的错误进行改正，并对分组内样本中同一数据多次核对，组内的样品容量范围为10-35个。

进一步地，所述步骤(4)中员工裁员时，对其档案进行删除处理，减少档案量，并在备份档案中进行标记处理，员工扩招时，新建档案，及时对档案内部数据进行补充。