[发明专利]一种智能外事管理系统与方法

说明书

本发明公开了一种智能外事管理系统与方法，包括出国/境申请审批系统、集成化后台管理系统以及移动坐标管理系统；出国/境申请审批系统为用户提供出国/境的申请入口，并根据用户需求匹配流程；同时为用户提供查询证照信息、咨询相关疑问以及查看证照办理进度的功能；集成化后台管理系统将世界各国家和地区办理证照的相关要求进行标准化，并根据用户输入的国家/地区信息生成申请材料；移动坐标管理系统在用户进入海外当地国/境时记录用户的实际入国/境时间、位置和签证信息并传送回国内，触发签证到期提醒操作。该方案减少线下反复沟通过程，提高出国及时率，提供签证到期提醒，实现外事管理智能化、自动化、移动化。

技术领域

本发明属于企事业单位人员因公务出国/境业务领域，更具体地，涉及一种智能外事管理系统与方法。

背景技术

在经济全球化背景下，企事业单位海外业务日渐成为常态化，各种国/境外业务(如一线销售、项目支持、售后维护等工作)都需要大量专业人员出国/境。根据国家有关规定，所有因公务出国必须持因公护照，同时存在海外客户有紧急需求时，企事业单位的工作人员能即时到位支持。因此，除了日常有计划的出国/境支持海外业务之外，还有一部分紧急项目支持，也需国内总部能迅即响应，及时派出工作人员到达海外现场。

现有企事业单位因公务出国/境基本都是通过公司内部纸质报批、然后准备材料、人工送办等，属于人工线下准备、办理相关手续，需要填报各种纸质材料、表单，存在工作量大、无标准化、效率低、出错率高，获护照、签证周期长、节点速度不可控、不能满足及时性等弊端；而且，申请人如果想了解办理进度均是人工咨询查找办理，需要反复沟通修改，当面对成百上千的业务量时，申请人、经办人都疲于奔命；另外，在人员出国/境后，往往疏于护照和签证的期限，有可能发生因护照或签证超期而造成的个人人身安全威胁，同时也将影响境外业务正常运行。

综上可知，鉴于国/境外业务实际需要，对企事业单位出国的报批、手续办理等提出了更高的要求，并基于海外业务量的增加，出国支持项目的人员数量也在逐年增多，在出国合规性、及时性和大量业务的综合要求下，以及克服现有技术的不足，急需提出一种从出国报批到手续办理到证照领取和归还的全流程智能解决方案，通过标准化、信息化等手段实现外事管理的自动化、智能化、移动化，满足业务需求。

发明内容

针对现有技术的以上缺陷或改进需求，本发明提供了一种智能外事管理系统与方法，其目的在于基于大数据决策将人工智能技术与外事管理相结合，达到外事管理自动化、智能化，提高人员出国及时率，由此解决传统纸质报批存在的工作量大、效率低等技术问题。

为实现上述目的，按照本发明的一个方面，提供了一种智能外事管理系统，包括出国/境申请审批系统、集成化后台管理系统以及移动坐标管理系统；

所述出国/境申请审批系统用于为用户提供出国/境的申请入口，并根据用户需求匹配相应流程，以便经办人根据相应流程进行证照办理；同时为用户提供查询证照信息、咨询相关疑问以及查看证照办理进度的功能；

所述集成化后台管理系统用于将世界各国家和地区办理证照的相关要求进行标准化，并在用户提交出国/境申请后根据用户输入的国家/地区信息生成相应的申请材料，以便经办人根据该申请材料进行证照办理；

所述移动坐标管理系统用于在用户进入海外当地国/境时，记录用户的实际入国/境时间、位置和签证信息并传送回国内的服务器，进而触发签证到期提醒操作。

优选地，所述出国/境申请审批系统包括出国/境申请模块、证照信息查询模块、用户咨询模块和进度可视化模块；

所述出国/境申请模块用于为用户提供出国/境的申请入口，当用户提交申请时查询数据库中对应的证照信息，并根据该证照信息和用户输入的国家/地区信息匹配相应流程，以便经办人根据相应流程进行证照办理；

所述证照信息查询模块用于供用户进行个人的证照信息的查询与下载；