[发明专利]一种会议全程高效实时跟踪管理方法及系统

摘要

本发明公开了一种会议全程高效实时跟踪管理方法及系统，方法包括采集授权用户信息、秘钥生成、数据库建立、会议室预定请求确定服务、参会信息定向发送、会议辅助设备开启、考勤服务和会议结束处理；系统包括授权用户数据采集模块、秘钥生成模块、员工数据采集模块、会议室信息采集模块、存储模块、会议室预定请求确定服务模块、会议确定信息生成传输模块、会议室内部管控模块、会议室门禁识别模块、考勤服务模块和通信模块。本发明能够精准高效的安排会议事项，达到最大化利用会议室，减少了人工登记排表的劳动强度，方便快捷的处理了各类会议的预定和进行，达到了自动化、智能化，实现了会议室无人化管理的目标，具有较高的实用价值。

主权项

1.一种会议全程高效实时跟踪管理方法，其特征在于，包括以下步骤：S1、采集会议室所有授权用户的公司信息、工卡信息、身份证信息、图像信息和指纹信息，建立会议室授权使用人员数据库，并根据数据库中的信息建模编码得到每个授权使用人员的专用秘钥，具体包括：S11、设置专用秘钥为八位数字编码；S12、截取授权用户的公司统一社会信用代码的后四位作为数字的前四位；S13、根据身份证信息得到秘钥的第五位数值编码E、第六位编码数值F和第七位编码数值G，其中：Xi为身份证中的第i个数字，n为身份证信息中所有数字的个数，t为信息采集时刻分钟数值；S14、将数字编码前七位转换为2进制数，再进行奇校验，作为数字编码的第八位数值；S2、建立各公司员工数据库，数据库中包括员工所属公司信息、身份信息、图像信息、通信信息；建立会议室预定信息库，信息库中包括会议室序号、会议室容量、会议室配置以及会议室已预定时间和会议时长；S3、会议室预定请求确定服务，具体包括：S31、授权用户发送会议室预定请求信息，请求信息中包括会议开始时刻、预计会议时长、参会人员名单、参会人员注意事项、会议辅助设施请求；S32、实时接收请求信息，对请求信息进行处理，具体包括：计算请求信息发送时刻与会议开始时刻间长，并判断间长与预定值：S321、若间长大于等于预定值，触发正常预定流程服务，包括：遍历会议室预定信息库，若无符合本次预定请求信息的会议室，则发送请求修改信息至授权用户，返回步骤S31；若有符合本次预定请求信息的会议室，则提取出符合本次预定请求信息的会议室序号，形成待选列表，并将会议室序号反馈至发送该预定请求信息的授权用户；锁定列表中的会议室在本会议预定时段内的预定选择权，实时更新会议室预定信息库；在预定时间长度内，若接收到授权用户确认的会议室序号，则锁定该会议室在本预定时段内的预定选择权，解锁列表中剩余会议室在本会议预定时段内的预定选择权，实时更新会议室预定信息库；在会议室锁定确定后，若接收到授权用户的取消命令，则将该取消命令对应的会议室在本会议预定时段内的预定选择权解锁，并实时更新会议室预定信息库；若超过预定时间长度未接受到授权用户确认信息，则解锁列表中所有会议室在本会议预定时段内的预定选择权，并将预定失败信息传送至该授权用户，实时更新会议室预定信息库；S322、若间长小于预定值，触发紧急预定流程服务，包括：将本次预定请求信息时刻前后两小时内拥有预定选择权的所有会议室的预定情况以图表形式发送至授权用户；锁定上述会议室在本次预定请求信息时刻前后两小时内的预定选择权，实时更新会议室预定信息库；在预定时间长度内，若接收到授权用户确认的会议室序号以及预定时段，则锁定该会议室在本预定时段内的预定选择权，解锁列表中剩余会议室在本会议预定时段内的预定选择权，实时更新会议室预定信息库；在会议室锁定确定后，若接收到授权用户的取消命令，则将该取消命令对应的会议室在本会议预定时段内的预定选择权解锁，并实时更新会议室预定信息库；若超过预定时间长度未接受到授权用户确认信息，则解锁列表中所有会议室在本会议预定时段内的预定选择权，并将预定失败信息传送至该授权用户，实时更新会议室预定信息库；S4、会议室预定成功后，将授权用户信息、会议室序号、会议开始时刻、预计会议时长、参会人员名单和参会人员注意事项形成文档，按照参会人员检索员工数据库，调取通信信息，将文档依次传输至相关参会人员，并提示反馈参会回执；当在预定时间内未收到参会人员发送的参会回执，则将该参会人员名单发送至授权用户；S5、会议开始前根据预定时间节点，按照会议辅助设施请求内容，提前打开包括空调、投影仪、电脑、话筒在内的会议辅助设施；S6、会议室门禁在识别到发出会议室预定请求信息授权用户的秘钥后，开启会议室门禁，并触发考勤服务；S7、对参会人员进行图像采集并与员工数据库中的图像信息进行比较，得到出席情况，若无法识别则提示输入指纹信息，再次进行比对，将最终出席情况形成图表传送至授权用户；S8、会议结束后，授权用户发送会议结束请求，会议室所有辅助设备延迟五分钟自动关闭，辅助设备关闭后门禁自动关闭。