[发明专利]一种智能化人事档案管理方法

摘要

一种智能化人事档案管理方法，属于档案管理技术领域。本发明采用价格更为低廉故障率几乎为零的传统档案柜，以及使用二维码代替RFID射频芯片，从而降低了日常运行成本。采用二维码识别技术进行盘库，大大提高了盘库效率，单个档案柜几秒钟就可完成盘库。档案库房采用人档分离式设计和双锁联管设计，出入库由机器人代替人工完成，提高档案管理的安全性和档案保管环境的稳定性。

主权项

1.一种智能化人事档案管理方法，其特征在于，采用传统档案柜，并对档案柜的物理位置即档案格进行编码，用至少8位数字进行表示，库房号用前两位表示，柜号用第3、4位表示，列号用每5、6位表示，层号用第7、8位表示；若档案比较多，两位数的层号或/和列号不够用可采用更多位数，；档案的管理包括入库、出库和盘库；/n(1)对原档案资料逐份进行扫描处理，形成图片或者PDF文件，并将电子文件存储在档案管理系统的服务器中，同时制作另一份存储在光盘中，每张光盘只存储一份档案内容，原档案资料放入到档案库；每份原档案资料对应一个档案盒；/n(2)入库时将需要入库的档案对应的电子信息从档案管理系统中导出，并打印一个二维码，该二维码能够存储体现档案单位、姓名、证件号相关的档案信息；档案盒上贴有此二维码；/n将现有管理系统中的识别RFID设备换成扫描仪或直接对档案管理系统配备扫描仪，并在档案管理系统中加入识别二维码的功能，当扫描档案盒二维码后，会为该档案匹配档案格及其编码即对应档案柜的一个物理位置及其编码，并将该编码发送给智能机器人，机器人根据编码规则，判断该编码对应的档案格物理位置，根据机器人内部程序行走到对应位置完成入库出库等操作；/n机器人具有颜色感应、距离感应和高度感应等功能，通过颜色识别器进行行走，不同的颜色对应不同的档案柜，在库房地面相应位置上划设与档案柜对应颜色的线条路径，机器人在接收指令后即可按照相应线路行进到对应档案柜；同时机器人有距离感应器，来识别行走的路程，通过机器人行走的不同路程来对应档案柜的具体列号，到达指定的档案柜对应列后，通过高度感应器，得知档案升高高度，从而与档案柜层数进行对应，也就说当机器人按照指定距离行走完之后，再根据系统设置的高度与档案柜层数的对应关系，将档案盒升到对应高度，即找到了这个数编码数对应的档案格的物理位置；找到对应位置后，机器人执行放入程序，再由传送或伸缩机构将档案放入该位置内部即可；/n出库时同理，只是接收的指令为出库指令；出库时，机器人接收到出库指令后，按编码到达指定位置，执行抓取程序，抓取相应档案盒后，原路返回；返回时的接收档案盒是一个出入库口的档案格编码，机器人接收到该出入库口的档案格编码后，程序设置为近原路倒退，即可将档案送到窗口，完成出库；/n(3)盘库时，机器人按照指令，行进到预先设计的位置，通过安装的高清摄像头对整个档案柜内对应的档案盒进行整体的扫码拍照，档案管理系统得到该扫码拍照的图像后，进行二维码识别；首先进行统计，对档案柜内的档案格进行统计，有二维码的计数，没有的不计数；然后对有二维码的进行识别，如果识别出的实际档案编号与档案管理系统内存储的对应二维码关联的档案柜物理位置相同刚通过，否则则提醒管理员进行入库核实。双如对01号柜进行盘库，系统会给机器人发送盘01号柜位置编码和盘库指令，机器人根据编码规则行走到01号柜后，执行盘库程序，开启照相机进行拍照，盘库时指定的位置应当在照相时能够将所有档案格拍摄范围，该位置可以对应一个档案格编码，比如设置档案柜中间位置的编码，具体可根据照相机的位置来设置。盘库时即发送该编码给机器人，机器人按照编码到达后，开启拍照程序。系统接收到照片后，通过二维码识别功能进行识别，将每个档案盒上的二维码识别，从而得到照片上识别出的档案编码与档案信息的对应关系。再将该结果与系统内记录的档案格编码与档案信息进行比对，如果两者一致，则计数，如果不一致则报警，管理员进行现场核实，如果识别信息为空，则不计数。；这样就能够统计出该档案柜内存放了多少本档案，有多少空位置，有多少本档案位置放错需要修正；即完成了盘库。/n