[发明专利]文档管理系统和方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种将数据库中存储文档进行分类以向用户提供关于所存 储文档的信息的系统和文档管理方法。

背景技术

近来，由于互联网服务的快速延伸和传播，在大型机构所需的文档中通 过互联网连接所获得的信息和文档的数量以稳定的速率增加。因此，变得非 常重要。

当文档领域专家在每个种类中提供基本类型分类树结构时，文档的分类 者从当前存储在系统中或新输入至系统中的文档提取属性，然后按该属性将 文档分配至类型分类树中形成的每个种类中。

由该领域专家初始设置的类型分类树结构需要根据连续分配的文档来 改变。因此，该领域专家必须通过仔细检查在该种类中分配的文档内容来改 变结构。即，在输入没有包含在现有分类树中的新文档集的情况下，就生成 能包括所述新文档集的新类别，将所述新文档集附加到类型分类树的预定位 置，或者在由于每个种类中包括的文档内容中异质性较强而生成能绑定到新 种类中的文档集的情况下，所述新种类应被划分为两个或更多种类。

然而，在文档集被不断改变以及文档数量快速增加的当前工作环境中， 取决于在文档分类和分类树管理操作中人为因素的现有文档管理方法在其 应用中受到限制。

另外，每个分类者具有不同的经验和知识。因此，存在这样的缺陷，即 难以在文档分类中连续保持一致性。

发明内容

因此，本发明的目的在于提供一种文档管理系统和方法，其能够充分避 免由于现有技术的限制和缺点所产生的一个或多个问题。

本发明的目的在于提供一种文档管理系统和文档管理方法，其通过从数 据库中存储的文档中读取特征和文档之间的相似度，根据预定分类系统自动 分类所存储的文档。

本发明的另一目的在于提供一种文档管理系统和文档管理方法，其可对 从外部输入的新文档进行自动分类，以及通过智能管理新文档的分类结构来 有效执行文档管理。

本发明的另一目的在于提供一种文档管理系统和文档管理方法，其可根 据预定检索条件实时地或周期性监督是否新文档，以及在输入预定检索条件 和采用新接收的信息服务的情况下将监督结果通知给用户。

本发明的另一目的在于提供一种文档管理系统和文档管理方法，其中在 新文档具有在预定范围内的相似度的情况下，用户通过在客户端分配区域中 存储新文档来简单确认新文档。

在随后的说明书中将部分提出本发明的额外优点、目的和特征，对于本 领域普通技术人员，通过以下的说明，本发明将变得清楚或者可以通过本发 明的实践而获知。通过在所述说明书及其权利要求书和附图中特别指出的结 构可实现和达到本发明的目的和其它优点。

为了实现根据本发明目的的这些目标和其它优点，以下通过实施和广泛 描述，提供一种文档管理系统，包括：数据库，用于存储文档；和文档分类 单元，用于对所述数据库中存储的文档进行自动分类，其中所述文档分类单 元包括：特征提取模块，基于在文档中包括的关键词提取特征并对所提取的 特征进行矢量化；相似度判断模块，使用由所述特征提取模块形成的矢量来 判断文档之间的相似度；以及分类系统模块，根据预设的分类系统对数据库 中存储的文档进行分类，所述文档分类单元对于给所述数据库的文档执行文 档分类。

在本发明的另一方面中，提供一种文档管理方法，包括：从数据库中存 储的文档中提取特征，以及使用所提取的特征判断文档之间的相似度；基于 文档之间的相似度，根据预定分类系统对数据库中存储的文档进行分类；和 监督是否向数据库提供新文档，以及在提供新文档的情况下，对于新文档自 动执行特征提取和文档分类。

附图说明

包括和结合附图，以提供对本发明的进一步理解，附图构成本申请的一 部分，本发明的示例性实施例和说明书一起用于说明本发明的原理。其中：

图1是示出根据本发明的文档管理系统的框图；

图2是示出使用从文档提取的特征而被矢量化的文档的示图；

图3是示出根据本发明实施例的分类码的示图；

图4是示出根据本发明实施例的文档管理方法的流程图；

图5是根据本发明另一实施例的文档管理方法的流程图；

图6和图7示出提供给用户的用于文档管理的用户界面；以及

图8是示出根据本发明另一实施例的文档管理方法的流程图。

具体实施方式