[发明专利]图像形成设备和文档管理系统

说明书

技术领域

本发明涉及一种包括MFP(多功能外设)和复印机的图像形成设备，所述MFP是数字多功能机器，本发明还涉及一种文档管理系统，其中实现了改进的安全性。

背景技术

通常，诸如MFP和复印机的一些图像形成设备具有包括复印功能、扫描功能等的多重功能。在这种多功能图像形成设备中，当多次复印相同的图像数据时，或者当对其进行扫描时，图像数据被暂时保存到诸如HDD的存储装置中，然后该图像数据从该存储装置中被读出，并通过打印机输出。而且，MFP和PC(个人计算机)可通过网络连接起来，并且可通过MFP来打印由PC产生的图像数据，或者可将由MFP扫描和读取的图像数据输送至PC。

同时，在图像形成设备中，由于图像数据保留在其HDD(存储装置)中，所以存在与图像数据的保持机密性有关的问题。因此，通过重写HDD来擦除图像数据，或者通过用户确认来限制访问，从而提高安全性。

另一方面，对已打印文档的保护是困难的，并且阻止和预防信息从纸件文档及其副本中泄漏出去是一项任务。

JP-A-2005-31791公开了一种版权控制系统，该系统使用了一种无线标签，用于防止出版物和数据的未经授权的复制。在该实例中，其中写有标识码的无线标签附于原件上，并且当该原件被复印时无线标签中的标识码会被读取。被读取的标识码通过网络传送至版权控制服务器，然后询问原件是否可以被复印，从而防止了无授权的复印。

JP-A-2005-35096公开了一种文档管理系统，该系统使用了一种其中嵌入无线标签的纸张。在该实例中，嵌入纸张中的无线标签的标识符被读取，并且被读取的标识符被传送至文档管理服务器检验以查明是否允许文档的复印。

此外，对于JP-A-2005-31153所公开的图像形成设备，描述了一个实例，在该实例中，存储管理信息的无线标签单元被附于记录媒介，从而在无线标签单元与图像形成设备之间进行无线电通信。在该实例中，从无线标签单元读取管理信息，并且基于管理信息对重复复印的操作予以限制。

但是，在前述实例中，无法为每个用户详细地设置复印限制。

发明内容

本发明提供了一种图像形成设备及其控制方法，其中通过控制对每个用户的复印限制来提高安全性，并且本发明还提供一种文档管理系统。

根据本发明的一方面，图像形成设备包括：读取单元，被构造成从附着有无线标签单元的原稿中读取原稿图像以及存储在该无线标签单元中的数据；复印单元，被构造成执行由读取单元读取的原稿图像的复印处理；数据库，其中，为每个可以使用图像形成设备的用户均注册有用户信息，该用户信息包括用于表示用户安全级别的第一数据；验证单元，被构造成，在用户执行原稿复印的时候，根据在数据库中记录的用户信息来执行用户验证；以及控制单元，被构造成，在表示用于管理的安全级别的第二数据被存储在无线标签单元中时，基于第一数据与第二数据的比较结果以及用户验证的结果来确定是否允许原稿的复印，并且控制复印单元。

根据本发明的另一方面，用于图像形成设备的控制方法包括：提供复印单元，复印单元被构造成执行原稿图像的复印处理；为可以使用图像形成设备的每个用户，在数据库中注册用户信息，用户信息包括用于表示用户安全级别的第一数据；当用户执行原稿的复印时，基于数据库中注册的用户信息来执行用户验证；从附着有无线标签单元的原稿中读取原稿图像以及存储在无线标签单元中的数据；当表示管理的安全级别的第二数据存储在无线标签单元中时，基于第一数据与第二数据的比较结果以及用户验证的结果来确定是否允许原稿的复印，并且控制复印单元；以及当允许复印时，使用预设的处理功能来执行复印。

在本发明中，在读取原稿并进行处理以复印、归档、或发送时，读取附于原稿的无线标签单元中的信息，并且可以瞬时确定该原稿是否可以被复印。因此，可以禁止未经授权的访问。而且，由于可以针对每个用户来控制原稿是否允许被复印，所以可以完成详细的管理。

附图说明

图1是示出了包括根据本发明的图像形成设备的文档管理系统的结构图。

图2是用于解释根据本发明的图像形成设备的结构的框图。

图3是说明性示图，用于解释使用在根据本发明的文档管理系统中的无线标签单元的使用实施例以及存储在无线标签单元中的数据的实例。

图4是说明性示图，用于解释存储在根据本发明的文档管理系统的服务器中的用户信息的实例。

图5是流程图，用于解释根据本发明的文档管理系统的操作。