[发明专利]作业历史信息监查系统、图像形成装置及控制方法

说明书

技术领域

本发明总体涉及一种作业历史信息监查系统、图像形成装置及控制方法。更具体地，本发明涉及一种能够与图像形成装置中执行的扫描作业、复印作业、打印作业等相关联地记录包括执行用户以及执行日期和时间的作业历史信息的作业历史信息监查系统。

背景技术

随着近来打印机和数字MFP(多功能外围设备)的普及，现在能够容易地执行原稿的打印、复印和发送操作。然而，尽管提高了用户的便利性，但是由原稿的打印、复印和发送操作引起的信息泄漏产生了问题。作为应对该问题的对策，可以使用在执行打印作业、复印作业、FAX作业以及电子邮件发送作业时将作业历史信息保存在存储设备中的数字MFP。

作业历史信息监查系统包括数字MFP和服务器。在服务器上建立数据库。将记录在数字MFP中的作业历史信息发送到服务器，并将其保存在数据库中。在数据库上以可搜索状态保存预定期间的作业历史信息。例如，当发觉信息泄漏时，可以追溯到与信息泄漏相对应的作业历史信息。这种数字MFP和作业历史信息监查系统需要大容量的存储区域来保存大量的作业历史信息。为此，提出了减少需要的存储容量并且有效地保存更多的作业历史的方法。

例如，在日本特开2006-330939号公报中，当向图像处理装置输入或从图像处理装置输出同一图像数据时，保存针对已保存在数据库中的图像数据的参照信息来代替完整图像数据。以这种方式，减少数据库所需的存储容量。更具体地说，图像处理装置在执行输入作业时记录图像数据，并在执行使用已输入的图像数据的输出作业时记录针对图像数据的参照信息。以下将该机制称为链接日志。

下面对日本特开2006-330939号公报的方法进行更详细地描述。数字MFP具有例如名称为“用户箱(BOX)”的、用于将文档数据保存在装置中的区域。然后，即使当用户手边没有数据时，用户也可以使用保存在用户BOX中的文档数据执行打印或电子邮件发送作业。在这种情况下，输入作业是将文档数据保存在用户BOX中的作业，而输出作业是使用用户BOX中的文档数据的作业。由于输入作业和输出作业处理同一文档数据，因此分别在执行输入作业和输出作业时将图像数据保存在数据库中作为作业历史信息是多余的。为此，仅在执行输入作业时将图像数据保存在数据库中，而在执行输出作业时仅保存针对保存在数据库中的图像数据的参照信息。以这种方式，能够减小保存在数据库中的数据量。

日本特开2007-148830号公报提出了一种打印系统，其通过可追踪地保存符合与时间信息相关联的提取条件的关键字(keyword)、打印作业属性的项等作为作业历史信息，来抑制信息泄漏。在该系统中，预先与时间段相关联地设置追踪信息的提取条件。根据打印执行时间从打印数据中提取符合根据时间段改变的提取条件的追踪信息，并将其保存。以这种方式，可以定义在通常服务时间段中记录作业历史信息所需的条件以及在通常服务时间段以外的时间段中记录作业历史信息所需的条件，由此使得能够在考虑到例如网络负荷的情况下进行操作。

通过将减少存储区域所需的链接日志机制与减少网络负荷所需的作业历史信息记录停止时间段设置机制组合，能够解决各个问题。

然而，当将这两种机制组合时，在某些情况下，图像数据可能由作业历史信息泄露。更具体地说，当在作业历史信息记录停止时间段中执行输入作业时，不记录该作业历史信息。即，不将图像数据保存在服务器中。然而，使用由输入作业保存在数字MFP中的可重利用图像数据，可以在作业历史信息记录时间段中执行输出作业。在这种情况下，将包括针对服务器中未保存的图像数据的链接的链接日志保存在服务器中作为作业历史信息。结果，在监查作业历史信息时，不能够确认要重利用的图像数据。为此，旨在增强诸如信息泄露抑制的安全性的作业历史信息监查系统产生了问题。

发明内容

本发明在实现使用链接日志减轻网络负荷的同时，通过重利用在作业历史信息记录停止时间段中执行的作业的日志，来防止不能确认链接日志要重利用的图像数据的参照目的地。此外，本发明防止了日志不一致。另外，本发明增强了防止信息泄露所需的安全性。