[发明专利]一种办公自动化系统文件归档保存方法

说明书

技术领域

本发明是属于计算机应用软件系统设计实现方法领域，也涉及文件归档技术领域，尤其涉及一种办公自动化系统文件归档保存方法。

背景技术

随着科学技术的发展，办公自动化系统已成为现在办公文件处理的基本平台，但现有技术中，各种办公自动化系统，在对各自的公文流转过程中产生的文件记录进行归档处理，大多是简单的将各自的办公文件流程处理后的最终文件归档保存起来，公文流转过程信息依然存放在数据库中，只能在各自的办公自动化系统中进行查询，或者，进一步地，将各自的办公文件文档流传过程归档存储在对应的原始系统中，并进行加密后归档存储。这种将公文流传过程和公文文档归档存储的方法，对原始系统的依存度比较高，一旦系统更新、升级或技术被淘汰等，其所归档存储的办公文件文档流传过程及文件档案都会面临文件无法访问的风险，不利于文件电子档案的保存和利用。

发明内容

本发明解决的问题在于提供了一种办公自动化系统文件归档保存方法，打破了办公自动化系统文档归档存储时受应用平台的限制，实现了对办公自动化系统文件的有效归档管理，形成了一种通用的、可长期保存、被广泛查询使用的文件档案电子化保存方法。

为了实现上述目的，本发明采用如下技术方案：

本发明提供了一种办公自动化系统文件归档保存实现方法，包括：

将办公自动化系统中公文流转过程的文件记录，按照公文流转过程的文件记录中文件处理信息的顺序，转换成办公自动化系统通用格式文件；

将所述办公自动化系统通用格式文件，按照所述文件记录中文件处理信息的顺序写入磁盘。

办公自动化系统接收用户查询公文流转过程的文件记录时输入的查询条件；

办公自动化系统根据所述查询条件，查询数据库，查询出符合所述查询条件的公文流转过程的文件记录；

办公自动化系统将所述查询出的公文流转过程的文件记录，按照查询出的文件记录中文件处理信息的顺序，转换成办公自动化系统通用格式文件；

办公自动化系统将所述办公自动化系统通用格式文件，按照所述文件记录中文件处理信息的顺序写入磁盘。

所述接收用户输入的查询文件记录的查询条件包括但不限于：

办公自动化系统接收用户查询文件记录时输入的文件名称；或

办公自动化系统接收用户查询文件记录时输入的文件年份、月份；或

办公自动化系统接收用户查询文件记录时输入的文件所属机构种类；或

办公自动化系统接收用户查询文件记录时输入的文件种类。

所述文件记录包括但不限于：处理人在系统中注册的信息、职位信息、数字证书、计算机IP地址、MAC地址、处理时间或批审意见。

所述的办公自动化系统通用格式文件为标记语言格式文件。

所述标记语言格式文件为可扩展标记语言格式文件。

与现有技术相比，本发明具有以下有益的技术效果：

本发明提供了一种办公自动化系统文件归档保存实现方法，通过将查询出的公文流转过程的文件记录，转换成办公自动化系统通用格式文件，并将所述办公自动化系统通用格式文件，按照所述文件记录中文件处理信息的顺序写入磁盘，来解决现有技术中的将公文流转过程的文件记录存储到原始系统中，产生的对原始系统依存度较高的情况，该方法实现了将办公自动化系统中需要归档的文件，从原系统中分离出来，完全不依赖于办公自动化系统，打破了办公自动化系统文件档案存储时应用平台的限制，实现了对办公自动化系统文件的有效归档保存管理，形成了一种通用的、可长期保存、被广泛查询使用的文件电子化保存方法，对文件电子化管理也具有指导意义。

附图说明

图1示出了本发明实施例提供的一种办公自动化系统文件归档保存方法程序设计框图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。