[发明专利]基于业务规则的档案组卷方法

说明书

技术领域

本发明涉及档案管理技术领域，特别是涉及一种基于业务规则的档案组卷方法。

背景技术

在大型建设项目中，涉及到多个单位，如业主、监理单位、设计单位、施工单位等，各项工作非常繁杂，因此，对于大型建设项目来说，档案管理是一项非常重要的工作。传统的档案信息一般是用纸质档案存储在档案室中，当需要查找时非常费时，维护起来不方便，备份档案需要使用大量的资源，而且人工处理可能产生差错。在计算机普及之后，部分档案以电子文件的格式存储，但是，档案的管理依然非常麻烦，并且由于可以通过电子邮件、传真、纸质文件递交等多种方式传输文件，文件修改也更加容易，导致文件的管理容易混乱，难以从大量的文件中迅速找到各项工作需要的档案。

发明内容

本发明的目的在于针对现有技术的不足，而提供一种基于业务规则的档案组卷方法，可以在大型项目中快速地收集整理档案，并将档案组卷发送给各个单位，使档案更加符合规范，方便各个单位使用档案。

本发明解决其技术问题所采用的技术方案是：一种基于业务规则的档案组卷方法，其包括如下步骤：

a、将文件资料收集整理为电子档案，为每份电子档案增加附属信息，附属信息包括文件名称、纸张规格、文件整理单位；

b、调取存储在业务规则服务器中的业务规则为每份电子档案确定权限信息、归档信息，权限信息包括有权限查看档案的单位，归档信息包括需要纸质档案的单位、档案盒名称；

c、对电子档案进行校验，校验不合格，则返回步骤a修改，校验合格后，将电子档案上传至档案存储服务器；

d、档案存储服务器根据权限信息将电子档案发送给有权限查看电子档案的单位；

e、档案存储服务器根据归档信息、纸张规格信息将电子档案进行排序组成卷宗，然后将卷宗按顺序打印后放入档案盒中移交给需要纸质档案的单位。

其中，步骤b中调取业务规则时，通过将附属信息与业务规则进行对比，自动判断电子档案适用的业务规则。

其中，当业务规则服务器中没有适用的业务规则时，建立新的业务规则。

其中，步骤a中收集整理电子档案时，为每份电子档案增加页数信息，步骤e中将电子档案进行排序组成卷宗时，根据卷宗内每份电子档案的页数信息计算整个卷宗的纸张数，判断纸张数是否超过限值，当纸张数超过限值时，返回步骤a修改或将卷宗拆分为若干卷。

其中，步骤e中将电子档案进行排序组成卷宗后，根据卷宗中所有电子档案的文件名称、页数信息、排列顺序，自动生成目录。

其中，当对电子档案或其附属信息修改时，返回步骤a重新处理，并在档案存储服务器存储变更历史记录。

其中，当对业务规则修改时，返回步骤b重新处理，并在业务规则服务器存储变更历史记录。

其中，步骤a中为每份电子档案增加附属信息时，通过自动识别或手动输入确定文件名称，通过读取电子档案的信息自动确定纸张的规格，通过软件签名自动添加文件整理单位的信息。

其中，步骤a中收集电子档案前，使用档案的单位在档案存储服务器添加档案需求信息，档案需求信息包括需要收集整理的档案名称、档案要求，并在业务规则服务器建立或指定业务规则。

其中，步骤c中，对电子档案进行校验为自动进行清晰度校验、完整度校验、规范性校验。

本发明的有益效果是：一种基于业务规则的档案组卷方法，其通过为电子档案增加附属信息、业务规则，并根据附属信息、业务规则快速地对档案进行校验，减少档案的错误率，使档案更加符合规范，将档案根据不同的单位进行组卷，并且对于单位的多个不同需求，可以根据附属信息、业务规则自动生成卷宗，单位需要使用档案时直接调取即可。

附图说明

图1是本发明的基于业务规则的档案组卷方法的方框原理图。

具体实施方式

下面结合具体实施例对本发明作进一步详细的说明，并不是把本发明的实施范围限制于此。

如图1所示，本实施例的基于业务规则的档案组卷方法，其包括：收集整理档案、添加附属信息、确定权限信息和归档信息、校验、分发、生成卷宗等步骤。其具体过程如下。