[发明专利]智能化档案管理控制系统及方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种利用了射频技术的通信系统，更具体地，涉及基于RFID技术的智能化档案管理控制系统及方法。

背景技术

随着信息社会的迅猛发展，传统档案工作方法与时代发展客观需求之间的矛盾日益加剧，档案数量不断增加、传统档案管理方式效率低下，且档案工作人力、物力资源有限，严重影响了档案工作的效率和质量。

近年来，在国家档案局9号令的要求下，北京市各级档案馆认真落实有关文件材料归档范围和文书档案保管期限表编制的有关文件，落实归档制度，强化归档措施，全面加强归档工作，同时档案数量不断增多，资源日益丰富。迄今，全市国家档案馆馆藏总量已达602.54万卷(件)。随着档案资源数量的攀升，也给库房保管、实体管理带来了巨大压力，档案实体的入库、上架、清点、查询、检索、出库等业务环节需要耗费大量的人力和时间，比如某个单位2012年花费了3个月的时间，才完成50余万卷档案实体的清点核对工作。由此看来，应用现代化技术进行档案实体管理显得十分重要。

另外，在法院系统，对档案的现代化管理也有迫切的需求。北京各级法院于1949年成立至2006年全市诉讼档案数量为373万卷，2007年至2012年增长了264万卷，目前全市法院案卷数量已达637万卷。近6年来，档案增幅每年均达10％以上。

北京法院目前共有7大门类档案，包括行政文书档案、会计档案、设备档案、实物档案、声像档案、基建档案、诉讼档案等，截止2012年12月全市归档数量为6542315卷，其中诉讼档案有6370465卷，2012年北京法院全年收卷240343卷。

北京法院诉讼档案的数量占各类档案数量的98.4％。近年来由于法院案件量的攀升，归档卷宗量随之增长，“档多人少”的矛盾不断加剧，以及档案管理环节繁琐等问题，不能满足档案精细化管理的要求。档案的查找、归档、盘点工作量越来越大，一旦卷宗放错架或丢失，查找难度非常大。

如果采用现代化的管理方式和手段来提高档案工作的水平，就能使档案工作在法院各项工作中充分发挥应有的作用，这样才能切实推进档案工作为审判服务、更好地践行司法为民的宗旨。

基于现有的现实问题，迫切需要一种智能化的档案管理控制系统。

发明内容

针对如上所述的现有技术的问题，本发明提供一种智能化档案管理控制系统，用于对配置有档案标签的档案进行管理控制，所述档案放置在密集架内的具有编号的储位格内，所述档案标签为RFID标签，所述档案标签存储有预先分配的档案编号，并且，所述系统包括：

中心数据库，所述中心数据库存储有储位格编号和该储位格存放的档案的编号的记录；

天线，每一个储位格内安装有用于与所述档案标签通信的天线；

用于所述天线通信的阅读器；

中控系统，所述中控系统用于通过所述阅读器定位每一个储位格，并读取储位格内存放的档案标签，形成档案编号列表，将所述档案编号列表与所述记录相比较，得到不符的档案编号组成的排除列表，

所述中控系统基于所述档案编号列表与所述记录的比较，或者所述排除列表与其他储位格的档案编号列表的比较，对于多出的档案编号确定为乱架。

本发明还提供一种智能化档案管理控制方法，包括：

步骤1)，为档案配置档案标签，该档案标签中存储有该档案的编号，所述档案标签为RFID标签；

步骤2)，为存放档案的密集架的储位格编号，将档案编号与储位格编号相关联并作为记录存储；

步骤3)，读取每一个储位格内存放的档案标签，形成档案编号列表，将所述档案编号列表与所述记录相比较，得到不符的档案编号组成的排除列表；

步骤4)，基于所述档案编号列表与所述记录的比较，或者所述排除列表与其他储位格的档案编号列表的比较，对于多出的档案编号确定为乱架。

本发明还提供一种智能化档案管理控制装置，包括：

配置模块，所述配置模块用于为档案配置档案标签，该档案标签中存储有该档案的编号，所述档案标签为RFID标签，所述配置模块还用于为存放档案的密集架的储位格编号，将档案编号与储位格编号相关联并作为记录存储；

比较模块，所述比较模块被配置为读取每一个储位格内存放的档案标签，形成档案编号列表，将所述档案编号列表与所述记录相比较，得到不符的档案编号组成的排除列表；

判断模块，所述判断模块被配置为基于所述档案编号列表与所述记录的比较，或者所述排除列表与其他储位格的档案编号列表的比较，对于多出的档案编号确定为乱架