[发明专利]基于虚拟打印的电子档案自动采集系统及采集方法

说明书

本发明涉及信息领域，具体是指一种基于虚拟打印机的电子档案自动采集系统及其使用方法。基于虚拟打印机的电子档案自动采集系统，包括，客户端，用于发出虚拟打印机打印指令并对经过身份认证的客户指令打印生成通用格式的电子文件，并将客户端的身份认证信息及电子文件通过网络传输给服务器端；服务器端，用于验证客户端用户的身份，接收客户端传送过来的电子文件。基于虚拟打印的电子档案自动化采集系统都将非常有效解决上述存在的困境。既简化并缩短了从档案归档到提供利用的操作复杂度及时间周期，同时又归避了由对纸质档案数字化而产生的所有可能产生的质量问题。

技术领域

本发明涉及信息领域，具体是指一种基于虚拟打印机的电子档案自动采集系统及采集方法。

背景技术

随着学校信息化建设的不断发展，学校各部门电子文件的产生量日益巨大，大量的电子文件从各个管理与职能部门的业务系统中产生。电子文件和纸质文件的双套制管理模式，是档案工作的现行管理模式。比如说，教学是高校的主体，仅从教学这条线来讲，各层次学生基本信息及其在校其间的学籍信息，是教学类档案的重要组成部分。此类档案，在收集或采集时，均是每年均由本科生院、研究生院以及继续教育学院，通过自己的教务系统，向档案馆打印成纸质的来移交归档，但是其对应的电子文件，则都由档案馆在纸质文件归档后进行扫描加工，形成电子文件，再对外提供利用。由于数量大，整个扫描加工过程需要花相当的时间和人力才能完成，而且扫描过程中，对扫描质量的控制变得非常重要，对原始纸质档案的清晰度要求也高，这样扫描的结果才能符合利用的要求，其中的任何一个环节出现问题，都会对整体扫描质量直至最后的利用环节产生影响。

可见在实际归档前的电子文件不能被有效利用，导致档案馆收集纸质文件又须花费费用扫描成电子文件，成本高，效率低，而且扫描的质量又不能有效把控。

发明内容

为了解决以上问题，本发明提供了一种可以电子化传输和管理的基于虚拟打印机的电子档案自动采集系统及采集方法。

基于虚拟打印机的电子档案自动采集系统，包括，

客户端，用于发出虚拟打印机打印指令，并将客户端的身份认证信息及请求打印的数据通过网络传输给服务器端；

服务器端，用于验证客户端用户的身份，接收客户端传送过来的请求打印的数据并生成电子文件。

其中，

所述客户端将请求打印的数据经加密后通过网络传输；服务器端接收到请求打印的数据后进行解密、加工、数据分析，并生成通用格式的电子文件，每个电子文件带有一个识别码；

所述服务器端生成的电子文件加密，并通过网络传输传送到客户端；客户端接收到上述电子文件后，则提示用户保存或者选择打印机打印成纸质文件，所述纸质文件附带有和电子文件相同的识别码。

优选的，所述识别码的形式为：一串文字、二维码图片、条形码图片，以及其它可支持特定设备识别的形式。

优选的，所述虚拟打印机是一种软件程式，模拟实现打印机的功能，打印文件；所述身份认证采用的方式为：用户在客户端输入账号及密码，然后网络请求至服务器端进行认证用户输入的账号及密码是否正确，或使用用户的数字证书，或使用第三方身份认证平台；所述通用格式的电子文件为PDF格式；所述加解密/网络传输使用TCP/IP作为网络传输协议，同时使用HTTP协议作为数据传送协议。

优选的，所述加工、数据分析为系统针对档案归档业务需求提供的以下处理功能：OCR识别与模式匹配功能、识别码生成功能和服务器端文件存储及管理功能。

优选的，服务器端文件存储及管理功能包括：

(1)支持按部门定义文件夹，使得电子文件自动归属到相应的部门文件夹下；

(2)支持自定义电子文件自动生成名称；