[发明专利]工程系统之工作会议管理系统及其操作方法

说明书

技术领域

本发明为一种工程系统之工作会议管理系统及其操作方法，特别是一种通过层层指派及层层回复引擎达到部门管理经验的传承、工作信息传递有效性、个人或部门工作量有效管理、节省管理及信息传递的时间以及因应企业跨厂区管理之工程系统之工作会议管理系统及其操作方法。

背景技术

以往会议管理系统责任仅到与会人，与会人直接处理或回复，且工作事项只能指派一级不能逐级分派任务，不适应大型工作项目的追踪，单一事项实际完成情况及其处理历程不能及时的知会给各级管理人员，不但造成管理人员与执行责任人存在信息传递及版本管控脱节的情况，更使得会议管理系统无法与整个工程系统进行串接。

因此，如何设计出一可达到部门管理经验的传承、工作信息传递有效性、个人或部门工作量有效管理、节省管理及信息传递的时间以及因应企业跨厂区管理之工作会议管理系统，即成为相关设备厂商以及研发人员所共同期待的目标。

发明内容

本发明人有鉴于现有技术之会议管理系统在管理人员与执行责任人存在信息传递及版本管控脱节之缺失，乃积极着手进行开发，以期可以改进上述既有之缺点，经过不断地试验及努力，终于开发出本发明。

本发明之第一目的，提供一种可达到部门管理经验的传承、工作信息传递有效性、个人或部门工作量有效管理、节省管理及信息传递的时间以及因应企业跨厂区管理的工程系统之工作会议管理系统。

为了达成上述之目的，本发明之工程系统之工作会议管理系统包括一会议管理模组、一决议事项管理模组、一工作事项交办模组、一工作事项管理模组、一层层回复层层指派引擎以及一查询统计模组。

该会议管理模组提供新增会议以及会议签核功能，该新增会议功能包括预约会议、记录会议名称、会议承办单位、会议类型、会议议题、会议地点、会议时间、参与会议人员、决议事项以及倡导事项。

该决议事项管理模组与该会议管理模组连接，记录决议事项完成状况、完成日期、附件信息。

该工作事项交办模组与该决议事项管理模组连接，记录主管交办事项、增加具体事项、设置具体交办事项责任人、责任人再回覆和转派事项、责任人执行交办事项、回覆交办事项以及送审。

该工作事项管理模组，与该工作事项交办模组连接，该工作事项管理模组在一工作事项列表选择来源文书汇办单待办事项，如待办事项需向下指派则新增具体交办事项，设置具体事项责任人，指定责任人可继续向下指派或直接回覆上级主管，如使用者本身待办事项，则无需指派并直接回覆并送签上级主管。

该层层回复层层指派引擎，与该工作事项管理模组连接，该层层回复层层指派引擎判断事项是否需要向下指派以及送签上级指派人审核。

该查询统计模组，是与该工作事项管理模组连接，该查询统计模组查询会议记录、决议事项、主管交办事项以及工作事项。

本发明之第二目的，提供一种可达到部门管理经验的传承、工作信息传递有效性、个人或部门工作量有效管理、节省管理及信息传递的时间以及因应企业跨厂区管理的工程系统之工作会议管理系统之操作方法。

为了达成上述之目的，本发明之工程系统之工作会议管理系统之操作方法包括步骤：

步骤A：提供一会议管理模组、一决议事项管理模组、一工作事项交办模组、一工作事项管理模组、一层层回复层层指派引擎以及一查询统计模组；

步骤B：该会议管理模组新增会议；

步骤C：该会议管理模组通知与会人员；

步骤D：该会议管理模组确认是否取消会议，若为是则进入步骤I，若为否则进入下一步骤；

步骤E：该决议事项管理模组记录决议事项完成状况、完成日期、附件信息；

步骤F：该工作事项交办模组记录主管交办事项、增加具体事项、设置具体交办事项责任人、责任人再回覆和转派事项、责任人执行交办事项、回覆交办事项以及送审；

步骤G：该工作事项管理模组在一工作事项列表选择来源文书汇办单待办事项，如待办事项需向下指派则新增具体交办事项，设置具体事项责任人，指定责任人可继续向下指派或直接回覆上级主管，如使用者本身待办事项，则无需指派并直接回覆并送签上级主管；

步骤H：该层层回复层层指派引擎判断事项是否需要向下指派以及送签上级指派人审核，若为是则进入下一步骤，若为否则进入该步骤E；以及

步骤I：该查询统计模组查询会议记录、决议事项、主管交办事项以及工作事项。

藉由上述之结构及方法，本发明可达到部门管理经验的传承、工作信息传递有效性、个人或部门工作量有效管理、节省管理及信息传递的时间以及因应企业跨厂区管理

附图说明