[发明专利]文件管理系统及其方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种文件管理技术，尤其涉及一种自动化文件管理技术的文件管理系统及其方法。

背景技术

随着科技快速发展，办公所产生的纸本文件大多都会另以电子化方式存储，从而减少资源浪费并方便办公人员调阅文件。电子文件通常会以对应的索引来进行存储，以方便后续归档及编辑作业。而现今电子化文件归档流程通常是，操作人员将纸本文件通过扫描或影像获取装置转换为电子文件，且操作人员可在电脑系统(例如，台式电脑、笔记本电脑、平板电脑或智能手机等)上对电子文件进行编辑作业，再将电子文件传送至服务器以进行存储。然而，由于前述现有文件归档流程涉及人为操作，因此恐怕会衍生出资安问题、个人数据外泄、操作失误以及耗费人力等诸多问题。

发明内容

本发明提供一种文件管理系统及其方法，其可提供自动化的文件编辑作业，从而避免前述人为操作所造成的问题。

本发明实施例提出一种文件管理系统，此文件管理系统包括辨识装置及管理服务器。辨识装置用以辨识文件数据上的编码信息，并依据编码信息产生分类信息。而管理服务器耦接辨识装置。辨识装置传送文件数据及分类信息至管理服务器，而管理服务器依据分类信息对文件数据进行对应的文件管理作业。

本发明实施例提出一种文件管理方法，其包括下列步骤。通过辨识装置辨识文件数据上的编码信息，并依据编码信息产生分类信息。通过辨识装置传送文件数据及分类信息至管理服务器。通过管理服务器依据分类信息对文件数据进行对应的文件管理作业。

基于上述，本发明实施例所提出的文件管理系统及其方法，其文件数据上具有编码信息，而辨识装置可通过扫描或传真取得此文件数据，并辨识此编码信息以产生分类信息，且管理服务器便能依据此分类信息对文件数据执行对应文件管理作业。

为让本发明的上述特征和优点能更明显易懂，下文特举实施例，并配合附图作详细说明如下。

附图说明

图1为本发明一实施例的文件管理系统的方块图；

图2为本发明一实施例的文件管理方法流程图；

图3为分类信息以字串序框表示的范例；

图4为编辑代码以字串序框表示的范例；

图5为本发明一实施例的实体文件扫描流程的示意图；

图6为本发明另一实施例的实体文件传真流程的示意图。

100、500、600：文件管理系统；

355：版本代码；

110：辨识装置；

357：身份识别码；

111：扫描模块；

359：校验码；

113、153：通讯模块；

451～459：操作代码区块；

115、151：存储模块；

510：扫描器；

115_1：辨识模块；

550：档案服务器；

117、155：处理单元；

560、660：实体文件；

150：管理服务器；

561：条状代码；

151_1：监控模块；

570：pdf文件；

S210～S250、S501～S504、S601～S604：步骤；

300：分类信息；

571、671：分类信息；

310：文件识别码；

610：传真机；

350：作业代码；

650：工作站服务器；

351：章节代码；

661：QR码；

353、450：编辑代码；

670：DOC文件。

具体实施方式

图1为本发明一实施例的文件管理系统的方块图。请参照图1，文件管理系统100包括辨识装置110及管理服务器150。

辨识装置110可以是各类型的印表机、事务机、传真机、扫描器或任何影像获取装置(例如，数码相机、数位摄影机等)及电脑系统(例如，台式电脑、笔记本电脑、平板电脑等)的组合等电子装置。辨识装置110包括扫描模块111、通讯模块113及处理单元117。