[发明专利]利用任务树模式协同办公的方法

说明书

技术领域

本发明涉及计算机技术及办公领域，具体涉及利用任务树模式协同办公的方法。

背景技术

在重大事务或大型项目中，经常会涉及到上级给下级布置任务，以及跨部门协作中的任务分配，这种多人多部门多任务的管理，如果缺乏互联网的数据化管理，会极大制约工作效率和效果。现有大型项目管理多利用excel或手绘工作进度表来进行管理，但是由于任务实施过程中会有很多不确定的因素，不可能完全按照预定的计划实施，上级无法方便的确定下级实施的进度，下级接受上级任务也会有延迟，极大地影响了工作的效率，由于实施者和管理者不能有效地沟通，还可能导致一些工作重复实施的情况；由于上下级之间不能有效沟通，进度表的更改也变得特别繁琐和复杂，降低效率，因此一种快速、有效的连接各级管理者和实施者的办公方法能够极大的方便管理者和实施者，提高工作效率，避免因工期表或分配情况变动却没能有效沟通造成的任务的重复实施，浪费人力物力。

发明内容

本发明的目的在于提供一种利用任务树模式协同办公的方法，解决管理者不能实时监控工作进行情况、实施者不能及时接受工作任务以及反馈工作进度造成的工作效率的降低以及工作进度、任务分配更改不方便的问题。

为解决上述的技术问题，本发明采用以下技术方案。

一种利用任务树模式协同办公的方法,包括以下步骤：

建立任务表：以一个项目或事务为总任务，并设置该任务的具体描述；

人员表和关联表的建立：将任务表中的总任务分解成一级子任务，并设置一级子任务的具体描述；建立人员表，通过将一级子任务分别分配给相应的一级子任务实施者，将人员表和任务表相互关联；一级子任务实施者继续将一级子任务分解成二级子任务，分别分配给相应的二级子任务实施者；继续分级分配，直至任务到达最后一级任务实施者，从而完善关联表；

任务的提交与考核：各级任务实施者完成任务后将任务提交至任务评审者和项目管理者，任务评审者根据任务完成的质量确定质量分数x，系统根据任务完成的效率确定效率分数z，根据x和z确定最终分数A，备注到关联表。

作为优选的，所述具体描述包括任务名称、任务内容、任务要求、任务时限和评审标准。

作为优选的，任务评审者根据任务实施者的突出表现给予浮动分数y作为奖励，无浮动分数则y=0。

作为优选的，最终分数A由x、y和z加权后得到。

作为优选的，所述任务时限包括催办时限和任务绝限，任务到达催办时限后系统自动隔日、每日两次或根据管理员设置的频率提醒任务实施者，直至任务绝限。

作为优选的，各级子任务实施者提交任务时设定任务开始实施和实施结束的实际时间，系统以计划完成时间与实际完成时间为依据并参考任务分配时间或任务开始实施时间确定效率分数z。

作为优选的，所述具体描述更改后，系统会自动将其推送给任务实施者和任务评审者。

作为优选的，催办时限到达后，管理员根据具体情况直接向任务实施者发送催办。

本发明利用任务树模式协同办公的方法实施过程中以一个重大项目或事务为总任务，总任务可分解为多个层级的子任务，在每一个子任务之下还可分解出多个下一级子任务，以此类推，由此各级任务构成一个发散型的树状结构，故名“任务树”。首先，使用者在创建任务时，可在软件系统中填写或设置任务要求，如任务实施者、任务表述说明、计划完成时间、完成质量要求、完成结果评审方等信息，这些信息将自动推送给任务实施者和任务评审者。其次，接收到任务的任务实施者，可以对该任务进行分解，创建下一级子任务及相关任务要求，指定下级成为该子任务的实施者，以此类推，形成多人多级共同创建、共同参与的任务树架构。

任务计划完成时间临近而任务实施者未提交完成报告的，系统将自动对任务实施者发送提醒，也可由后台管理员发送催办；在任务接收者完成任务后，可在软件系统上提交完成情况的图文报告，并设定实际的工作起始时间。系统将自动根据计划完成时间与实际完成时间，按照特定算法对该任务的时间效率进行打分；上级或特别设定的结果评审者可对该任务的质量效果进行打分。时间效率分和质量效果分按一定公式加权后，得到该任务的最终得分。为适应一些特殊情况，例如超额完成任务、表现极佳等，还可以设置一定的浮动分数作为奖励，则最终分数可根据公式A=ax+by+cz计算，其中a、b和c分别是质量分数、浮动分数和效率分数z所占比重。这些工作完成情况的得分，将计入任务接收者的绩效考评体系中，为组织成员的工作考评提供科学的数据依据。

与现有技术相比，本发明的有益效果至少是如下之一：