[发明专利]一种基于情境感知的档案检索利用方法及系统

说明书

本发明属于文件档案及信息技术领域，具体涉及一种基于情境感知的档案检索利用方法及系统。本发明的方法包括文件归档方法和档案利用方法，形成涵盖文件创建、归档、推送的一体化闭环反馈机制；本发明的系统包括一个业务系统、一个基于档案情境感知的闭环反馈管理系统和一个档案系统。本发明将业务系统与档案系统有效融合，可在业务系统中直接完成文件电子归档，归档内容涵括了文件所在复合情境的情境信息，建立了文件档案与复合情境的逻辑关系；可在业务系统中结合显性情境与隐性情境，通过遍历匹配与逻辑计算实现档案系统中的文件档案推送到当前业务中，实现了业务系统与文件档案的紧密结合。

技术领域

本发明属于文件档案及信息技术领域，具体涉及一种基于情境感知的档案检索利用方法及系统。

背景技术

情境感知(Context Aware)是由Schilit等人在1995年首先提出的，是指在用户需要时利用情境信息向用户提供适合于当前情形(如任务、地点、时间和人物等)的信息或服务，通过感知用户情境自动地获取和发现用户需求，实现信息服务与用户的自适应，并提供信息服务的准确性和可靠性，是协助信息服务系统提高性能和质量的重要支撑手段和方法。

基于情境的检索主要是将现有的检索技术与查询、用户情境的相关知识组合到一个整体框架中，以提供最适合用户需求的结果。

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与资产，现已由传统的纸质档案向数字档案转型，本发明所涉及的文件归档指电子文件的数字化归档。数字档案的管理集合即“数字档案馆”，是建立在现代信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速带宽通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的大规模、分布式数字信息系统。

基于数字档案的检索主要是面向存储数据库的检索，通过建立唯一索引、主键索引、聚集索引等快速定位查询数据表中的特定信息。

通过对情境感知及档案管理现有技术和方法的了解发现，把情境感知理念和方法直接用于提升档案服务手段的方法很少，存在的问题主要包括：一是档案管理独立于业务过程，目前普遍的归档方法是人为的将业务系统中产生的电子文件打包下载后上传至数字档案库进行归档，后续档案利用时再通过人为检索的方式进行档案查询，如图1所示；二是档案管理缺乏对产生档案相关情境的关注，使得用户不能完全理解档案或对档案源不信任；三是知识过载，在档案系统中检索到的内容繁杂，且与实际业务的贴合度不高。

发明内容

本发明需要解决的技术问题为：提供一种基于情境感知的档案检索利用方法及系统，解决业务系统与档案系统间双轨孤岛运行问题，形成从文件生成到数据归档到前端投送的一体化闭环反馈机制。通过逻辑关联与复合计算，一方面实现业务系统中产生文件直接归档，一方面实现档案文件基于不同业务情境的智能感知与检索利用。

本发明的技术方案如下所述：

一种基于情境感知的档案检索利用方法，包括文件归档方法和档案利用方法，形成涵盖文件创建、归档、推送的一体化闭环反馈机制；

所述文件归档方法包括以下步骤：步骤A1文件创建；步骤A2文件受控；步骤A3信息采集；步骤A4数据转化和文件输出；步骤A5文件预立卷和文件归档；

所述档案检索利用方法包括以下步骤：步骤B1档案接纳；步骤B2内容包装；步骤B3档案利用。

作为优选方案：所述文件归档方法具体包括以下步骤：

步骤A1文件创建

在业务系统中创建文件；

步骤A2文件受控

经过审批流程确认，在判断步骤A1创建的文件具备利用及归档价值的情况下，使创建的文件版本内容不可更改，即使文件处于受控状态；

步骤A3信息采集