[发明专利]一种信息化档案管理方法

说明书

本发明公开了一种信息化档案管理方法，属于档案管理技术领域。本发明包括档案录入、电子档案采集和档案查询三个过程；所述档案录入过程是首先在计算机管理系统中建立配置文件，在归档时进行读取，判断其是否达到最大卷数；建立档案目录查询机制，归档时对档案目录的状态进行判断、选择和创建；所述电子档案采集过程是将电子档案与扫描照片相关联，实现通过系统在线浏览档案内容；任一存储区的监测器状态发生变化时，判断其是否通过档案存取申请，是则进行记录，否则发出报警信息。本发明的信息化档案管理方法配合扫描仪等外部设备，减少了档案管理人员的工作量，还实现了多操作权限的有效管理，避免了文件丢失或误放等问题。

技术领域

本发明涉及档案管理技术领域，特别涉及一种信息化档案管理方法。

背景技术

随着计算机信息化技术的发展，信息系统逐渐取代传统手工业务系统，但纸质档案管理仍然是重中之重，传统的档案管理给管理人员的日常工作以及档案查询造成了极大的不方便。

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前现实的意义，也具有长远历史的意义。

随着技术的进步，档案电子化管理已经慢慢发展成熟，但是，对于一些重要档案、文件，仍然需要纸件存档，例如人事档案等；又如，房屋档案管理、房产证等具有重大经济意义的文件，数量大，重要性高，需要纸件存档，目前仍然无法完全采用电子档案替代。

然而，纸件存档存在难找、易乱的问题。

发明内容

本发明的技术任务是针对以上不足之处，提供一种实用性强、实现档案管理信息化的方法。解决纸件存档所存在的难找、易乱问题，还解决纸件存档所存在的随意取放、容易丢失的问题。

一种信息化档案管理方法，其具体的实现过程为：

所述档案录入是首先在计算机管理系统中建立配置文件，在归档时进行读取，判断其是否达到最大卷数；

建立档案目录查询机制，归档时对于已满盒或未开始的档案目录直接跳过；

建立档案目录创建机制，当未查询到档案目录时，进行目录自动创建；

在服务器上审批各存储区的电子档案存储和调取申请；

为各存储区编码，在管理屏幕上按编码阵列显示各存储区的监测器状态；

任一存储区的监测器状态发生变化时，判断其是否通过档案存取申请，是则进行记录，否则发出报警信息。

所述电子档案采集是通过读取配置文件，系统判定对应目录是否已满，若已满自动执行“封盒”操作，并按照顺序检索下一个未满档案目录或自动创建档案目录，继续完成归档操作，配合包括扫描仪的外部设备，完成实体档案采集上传，建立电子档案库，使电子档案与实体档案的对应。

所述档案目录查询和创建机制中，每产生一条电子档案，系统自动检索档案目录并进行归档操作。

当检索过程中没有发现档案目录时，系统自动进行创建，按照1-最大卷数规则顺序分配档案目录盒号，并完成归档操作。

当存在档案目录时则判断是否已达到最大卷数，未达到则自动进行归档操作，并按顺序检索是否存在可归档的档案目录，不存在可归档的系统自动进行创建，按照顺序分配目录号并进行归档操作。

所述配合扫描仪等外部设备是通过扫描仪扫描纸质档案文件生成jpg格式图片，系统根据档案相关信息在文件服务器中创建目录并自动上传，若不关闭扫描页面继续扫描则自动判定为多页文档进行上传，上传后系统自动记录文件的存放路径与其对应电子档案档案编号，将电子档案与扫描照片相关联，实现电子档案的分类管理。