[发明专利]一种高效的层级会议系统及其工作方法有效

专利信息
申请号: 202010388391.4 申请日: 2020-05-07
公开(公告)号: CN111680963B 公开(公告)日: 2023-08-18
发明(设计)人: 余凤华 申请(专利权)人: 苏州迅驰智能科技有限公司
主分类号: G06Q10/1093 分类号: G06Q10/1093
代理公司: 苏州市方略专利代理事务所(普通合伙) 32267 代理人: 李玉婷
地址: 215000 江苏省苏州市工*** 国省代码: 江苏;32
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摘要:
搜索关键词: 一种 高效 层级 会议系统 及其 工作 方法
【权利要求书】:

1.一种高效的层级会议系统的工作方法,其特征在于:包括以下步骤:

S1、会议相关方预定:可以提前确认会议责任人、会议参会人、会议记录者,责任人是必填项,作为会议的召集者,会议参与人、会议记录者,可以预先设定,存入会议的参会人明细中,也可以在会议责任人发布会议时,选择参会人、会议记录人,发布会议的同时,给相关者发布会议通知信息;

S2、会议创建人通过会议系统建模模块(1)提供定义层级会议类型功能:依据企业的运营管理需求,根据不同时段、不同地点、不同层级、不同人员预先设定会议类型;

S3、会议创建人通过会议系统建模模块(1)定义和选择会议室,实现资源的管理,提供会议资源的预约,以及时间段冲突的自动判断功能,给出修改意见;

S4、在创建新会议,选择会议时间段之后,会议系统建模模块(1)会自动到已创建会议列表中,查询未结束会议的会议时间和预约的会议室资源,判断是否重叠,如重叠,进行警告提醒,由会议创建人选择处理方式;

S5、会议创建人通过会议系统建模模块(1)定义会议层级:首先定义企业最高层级会议,然后中层级会议和基层级会议,并定义最高层级会议、中层级会议和基层级会议之间的上下级关系;

S6、会议创建人通过会议系统建模模块(1)定义每个会议召集责任人、参会人员、会议地点、选择定义的会议类型、会议记录责任人相关信息,建立会议之后,配置会议召开的时间、频率,这样定义之后,实现自动发送会议邀请;

S7、单个会议管理模块(4)定义每个会议的会议议程,以及每个议程中讨论的经营KPI指标,并设定指标的目标值、单位、判断逻辑、数据提供责任人信息;

S8、会议列表管理:会议任务跟进与管理模块(6)将所有会议的清单列出,其中包括会议层级、创建人、会议主题、会议目标、参会人数、会议实际时间段,会议地点、会议类型、是否公开、状态(是否结束)会议决议信息存入数据库,形成会议大数据,随时可调阅分析;

S9、会议纪要与任务派发模块(5)形成任务列表:每一个会议上的决议,都会形成纪要和行动计划,行动计划转化为具体的执行任务,而任务对应具体的KPI,保存会议任务的任务内容、任务负责人、任务创建时间、任务截止时间、任务状态、以及当前任务进度、任务协助人信息,上述信息的积累,可以在报表阶段,自动生成相关的报表;

S10、形成会议报表:会议任务跟进与管理模块(6)对S8和S9的数据,展开数据挖掘,生成有关会议的报表;

所述层级会议系统包括:

会议系统建模模块(1):建立企业的会议层级系统,指引企业的日常会议工作;

会议权限管理模块(2):通过权限管理,决定会议成员可以查看会议决议的权限,以及会议纪要的公开范围;

多个会议集成模块(3):把单个会议的信息集成在一起,进行基本的信息设置和共享逻辑设定;

单个会议管理模块(4):实现会议管理的功能,筹备会议、准备会议、分享资料、会议纪要、任务派发,单个会议管理模块(4)可以把经营指标与会议行动直接关联起来;

会议纪要与任务派发模块(5):实现会议纪要和会议决议转化为行动计划;

会议任务跟进与管理模块(6):实现会议决议下发的任务管理和任务项目管理功能,通过进度管理、报表统计,实现对任务处理的全程跟进和掌控;

在上述步骤S5中:通过对应的“新增第一层级会议”命令,来创建第一层级的会议,第一级会议可以创建多个,然后在各一级会议内部,通过“新建”命令,创建下一级的会议,在层级会议内新增的会议,从属于下一级会议,但这两个上下级的会议,可以不同地点,不同时间召开,上一级的会议管理者可以调取下一级会议的内容和任务清单,下一级的会议任务,可以自动或手动升级到上一级任务中;

每个会议任务,会在分发任务时赋值一个固定额任务完成时间点,系统自动判断时间点是否已过,如果到时间点,任务尚未关闭,则把此任务升级到上一级会议中,成为上一级会议议程的一个讨论项;如果任务在当前层级不能完成,可以通过“升级”命令,直接把任务转移到上一级会议的中,成为上一级会议的一个讨论项。

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