[发明专利]一种实体文件的管理方法、系统及计算机存储介质

说明书

本发明实施例公开了一种实体文件的管理方法、系统及计算机存储介质；该系统可以包括至少一个系统服务器、多个具有多个文件抽屉的文件柜、以及多个用户终端；其中，所述系统服务器通过第一通信链路与每一个文件柜通信连接，所述系统服务器通过第二通信链路与每一个用户终端通信连接，所述文件抽屉能够挂载多个已夹持文件袋的定位杆，每个所述文件袋均封装有实体文件。

技术领域

本发明实施例涉及文件管理技术领域，尤其涉及一种实体文件的管理方法、系统及计算机存储介质。

背景技术

在银行、政府、企业、医疗、法律及商业类的办公室中，通常使用文件柜存储实体文件。具体来说，一个文件存储柜具有数个可拉开的抽屉，每个抽屉包含相当大数目的文件夹，每个文件夹内可以放置一个或多个实体文件。为了使得实体文件能够容易地被查询到，通常需要遵循某种特定的方案对实体文件进行管理。

当前常规的实体文件管理方案，通常利用文件夹管理来进行。比如，每个实体文件最初被分配给一个被识别的文件夹并置于该被识别的文件夹内，该被识别的文件夹专用于特定主题的实体文件。后续基于相同的特定主题所生成的相关实体文件通常被分配并置于该相同的文件夹内。通常可以为每个文件夹提供一个当打开其所在抽屉时可见的标记部分（通常沿着所述文件夹的上边缘），其中该标记部分包含用于描述所述文件夹内容的可读信息，例如其对应专用的特定主题。为了容易地访问包含在文件夹内的各个文件，一般使用某种索引排列来识别每个文件夹的文件柜抽屉位置。一种通常应用的简单技术为字母索引卡。例如，一个文件抽屉面板可能具有列出以字母A-F开始的文件夹的索引卡，另一个抽屉可能具有列出以字母G-L开始的文件夹的索引卡，等等。

基于上述实体文档管理方案，实体文件的存放和取出通常通过查阅相关纸质记录或利用计算机检索相关内容的文件会是在哪个区域，然后人工的去相应的文件存储柜抽屉，找到相应检索标识的文件夹，再进行放入或取出具体文件。如果是放入文件，还需要根据附近文件的索引标记，按严格的规则给当前文件夹打上新的标记，并做好相关记录，以便后期取出。文件的保管通过钥匙管理来保障文件的安全。检索和盘点出库等操作都十分耗费人力而且准确率得不到保障，出错的风险较高。而且操作没有审批流程，不利于监管。而且当进行分区域存储时，会出现文件存储柜利用率不高，满柜前并不知晓的现象，从而导致实体文件急需存储时无法入柜的情况发生。

发明内容

有鉴于此，本发明实施例期望提供一种实体文件的管理方法、系统及计算机存储介质；能够降低管理过程中由于人工操作所导致错误的风险，提高实体文件管理的准确度，并且提高了文件存储柜的利用率。

本发明实施例的技术方案是这样实现的：

第一方面，本发明实施例提供了一种实体文件管理系统，所述系统包括：至少一个系统服务器、多个具有多个文件抽屉的文件柜、以及多个用户终端；其中，所述系统服务器通过第一通信链路与每一个文件柜通信连接，所述系统服务器通过第二通信链路与每一个用户终端通信连接，所述文件抽屉能够挂载多个已夹持文件袋的定位杆，每个所述文件袋均封装有实体文件；

所述系统服务器，经配置为建立从用户终端获取的待入库实体文件的索引信息以及待入库定位杆的标识之间的第一对应关系，其中，所述待入库定位杆用于夹持固定已装有所述待入库实体文件的文件袋；

以及，根据剩余空间在与之连接的所有文件柜的所有文件抽屉中确定用于放置所述待入库实体文件的目标文件柜以及所述目标文件柜中的目标文件抽屉；

以及，当所述待入库定位杆挂载于所述目标文件柜中的目标文件抽屉的轨道后，建立所述目标文件柜标识、所述目标文件抽屉标识以及所述待入库实体文件的索引信息之间的第二对应关系；

以及，根据所述第一对应关系以及所述第二对应关系建立所述待入库实体文件的位置信息。

第二方面，本发明实施例提供了一种实体文件的管理方法，所述方法应用于第一方面所述的实体文件管理系统，所述方法包括：